Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp nhỏ cần tìm kiếm các giải pháp để tối ưu hóa hoạt động và tăng cường hiệu quả kinh doanh. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) xuất hiện như một công cụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp quản lý và tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh. Bằng cách tích hợp các hoạt động như tài chính, nhân sự, sản xuất và bán hàng vào một hệ thống duy nhất, triển khai hệ thống ERP không chỉ giúp hợp lý hóa thông tin mà còn tăng cường khả năng phối hợp và ra quyết định, mang lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp nhỏ trong việc nâng cao năng suất và thúc đẩy tăng trưởng.

Hãy cùng Asiasoft tìm hiểu sâu hơn tại sao doanh nghiệp nhỏ cần một hệ thống ERP trong bài viết dưới dây.

1. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì?

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một loại hệ thống quản lý tích hợp mà các tổ chức sử dụng để quản lý và tự động hóa nhiều hoạt động kinh doanh liên quan đến hoạt động hoặc khía cạnh sản xuất của một công ty.

Hệ thống ERP giúp hợp lý hóa các quy trình và thông tin trong toàn bộ tổ chức, đảm bảo dữ liệu được truyền liên tục giữa các bộ phận khác nhau. Sự tích hợp này tạo điều kiện cho sự phối hợp và cộng tác tốt hơn trong công ty.

2. Tại sao doanh nghiệp nhỏ cần hệ thống ERP

Triển khai ERP mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp nhỏ, nâng cao hiệu quả, năng suất và ra quyết định. Bằng cách tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất, ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp các công cụ cần thiết để hợp lý hóa hoạt động, cải thiện dịch vụ khách hàng và hỗ trợ tăng trưởng.

Cho dù thông qua các giải pháp tại chỗ hay phần mềm ERP dựa trên đám mây, các doanh nghiệp nhỏ đều có thể đạt được sự linh hoạt và khả năng cạnh tranh cao hơn trong thị trường năng động ngày nay.

2.1. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp hoạt động hợp lý

Triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ giúp tập trung và tích hợp nhiều quy trình kinh doanh khác nhau vào một hệ thống duy nhất. Điều này có nghĩa là dữ liệu từ tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng và các bộ phận khác được lưu trữ trong một nền tảng thống nhất.

Việc tích hợp này giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều hệ thống khác nhau và giảm thời gian dành cho việc nhập và đối chiếu dữ liệu thủ công.

2.2. Cải thiện hiệu quả và năng suất

Hệ thống ERP tự động hóa nhiều công việc thường ngày, giúp các doanh nghiệp nhỏ hoạt động hiệu quả hơn.

Các nhiệm vụ như xử lý đơn hàng, lập hóa đơn và tính lương được sắp xếp hợp lý, giảm thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành các quy trình này.

Việc tự động hóa này giải phóng nhân viên để tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược, có giá trị gia tăng hơn.

2.3. Ra quyết định tốt hơn với hệ thống ERP

Với ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ, những người ra quyết định có quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực và phân tích nâng cao. Khả năng hiển thị toàn diện này về mọi hoạt động kinh doanh cho phép đưa ra các quyết định sáng suốt và kịp thời hơn.

ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh làm nổi bật các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và các số liệu quan trọng khác.

Chẳng hạn, các nhà quản lý có thể nhanh chóng đánh giá tình hình tài chính, theo dõi xu hướng bán hàng và điều chỉnh chiến lược dựa trên thông tin cập nhật.

2.4. Dịch vụ khách hàng nâng cao

Hệ thống ERP cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp cái nhìn đầy đủ về lịch sử và tương tác của khách hàng. Quan điểm toàn diện này cho phép các doanh nghiệp nhỏ phản hồi nhanh chóng và chính xác hơn với các thắc mắc và vấn đề của khách hàng.

Ngoài ra, ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể hợp lý hóa việc xử lý đơn hàng và giao hàng, đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm đúng hạn.

Các tính năng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) nâng cao trong hệ thống ERP giúp theo dõi sở thích của khách hàng và lịch sử mua hàng, cho phép cá nhân hóa dịch vụ.

2.5. Khả năng mở rộng

Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, nhu cầu hoạt động của nó trở nên phức tạp hơn. Hệ thống ERP được thiết kế để mở rộng quy mô kinh doanh, hỗ trợ người dùng mới, dữ liệu bổ sung và các quy trình phức tạp hơn.

Khả năng mở rộng này đặc biệt thuận lợi cho các doanh nghiệp sản xuất nhỏ, những doanh nghiệp có thể mở rộng dây chuyền sản xuất hoặc thâm nhập thị trường mới.

Phần mềm ERP trên nền tảng đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp các mô hình đăng ký linh hoạt, giúp việc tăng hoặc giảm quy mô dựa trên nhu cầu hiện tại trở nên dễ dàng hơn.

2.6. Tiết kiệm chi phí

Mặc dù khoản đầu tư ban đầu vào hệ thống ERP có thể rất đáng kể nhưng khoản tiết kiệm chi phí về lâu dài thường lớn hơn các chi phí trả trước này.

ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ giúp giảm nhu cầu về nhiều giấy phép phần mềm và chi phí bảo trì liên quan đến các hệ thống khác nhau. Hiệu quả hoạt động đạt được từ các quy trình hợp lý và tự động hóa giúp giảm chi phí lao động và giảm lãng phí.

2.7. Tuân thủ quy định và quản lý rủi ro

Hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp nhỏ tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và yêu cầu pháp lý bằng cách cung cấp các công cụ để lưu trữ và báo cáo hồ sơ chính xác.

Hồ sơ và hồ sơ kiểm toán tự động đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và báo cáo các giao dịch tài chính, hoạt động nhân sự và các quy trình quan trọng khác.

Khả năng này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất nhỏ phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về chất lượng và an toàn.

2.8. Quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng

Quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng hiệu quả là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ để duy trì mức tồn kho tối ưu và giảm chi phí vận chuyển.

ERP dành cho các doanh nghiệp sản xuất nhỏ cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho, cho phép lập kế hoạch và dự báo tốt hơn.

Quy trình mua sắm tự động đảm bảo sắp xếp lại nguyên vật liệu kịp thời, ngăn ngừa tình trạng hết hàng hoặc quá tải.

Ngoài ra, hệ thống ERP có thể quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, theo dõi trạng thái đơn hàng và hợp lý hóa quy trình mua sắm.

2.9. Quản lý tài chính

Hệ thống ERP tích hợp các mô-đun quản lý tài chính xử lý kế toán, lập ngân sách và quản lý dòng tiền.

Sự tích hợp này đảm bảo rằng tất cả dữ liệu tài chính đều chính xác và cập nhật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch và phân tích tài chính tốt hơn.

Các doanh nghiệp nhỏ có thể tạo báo cáo tài chính chi tiết, theo dõi chi phí và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

Phần mềm ERP dựa trên đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ mang lại lợi ích bổ sung cho việc truy cập dữ liệu tài chính theo thời gian thực từ mọi nơi, tăng cường giám sát tài chính.

2.10. Quản lý nhân sự

Hệ thống ERP bao gồm các mô-đun nhân sự quản lý thông tin nhân viên, theo dõi chấm công, xử lý bảng lương và xử lý việc quản lý phúc lợi.

Việc quản lý toàn diện này dẫn đến việc lập kế hoạch nguồn lực tốt hơn và sự hài lòng của nhân viên.

ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa quy trình nhân sự, giảm gánh nặng hành chính và đảm bảo tuân thủ luật lao động.

Phân tích nhân sự nâng cao giúp doanh nghiệp hiểu xu hướng lực lượng lao động, quản lý nhân tài hiệu quả hơn và lập kế hoạch cho nhu cầu nhân sự trong tương lai.

2.11. Hợp tác và Truyền thông

Hệ thống ERP cải thiện giao tiếp và cộng tác nội bộ bằng cách cung cấp một nền tảng thống nhất nơi nhân viên có thể chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

Lưu trữ dữ liệu tập trung đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào cùng một thông tin, giảm sự hiểu lầm và trùng lặp nỗ lực.

Phần mềm ERP trên nền tảng đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ cho phép truy cập từ xa, cho phép các nhóm cộng tác liền mạch bất kể vị trí.

3. Các tính năng chính cần tìm trong hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ

Khi chọn phần mềm ERP cho nhu cầu kinh doanh nhỏ, điều cần thiết là phải tập trung vào các tính năng phù hợp với yêu cầu hoạt động và mục tiêu tăng trưởng của bạn.

3.1. Hệ thống ERP với giao diện thân thiện với người dùng

Hệ thống ERP phải trực quan và dễ điều hướng, đảm bảo rằng tất cả người dùng, bất kể chuyên môn kỹ thuật, đều có thể nhanh chóng tìm hiểu và sử dụng phần mềm.

Giao diện thân thiện với người dùng giúp giảm thiểu thời gian đào tạo và giúp nhân viên thích ứng với hệ thống mới một cách suôn sẻ.

3.2. Khả năng tùy chỉnh và linh hoạt

Mỗi doanh nghiệp nhỏ đều có những quy trình và nhu cầu riêng. ERP tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ sẽ cung cấp các mô-đun và quy trình công việc có thể tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu cụ thể.

Tính linh hoạt này cho phép doanh nghiệp định cấu hình hệ thống ERP để hỗ trợ các hoạt động riêng biệt của họ mà không cần sửa đổi đáng kể.

3.3. Khả năng tích hợp với các công cụ hiện có

Hệ thống ERP phải tích hợp hoàn hảo với các công cụ và phần mềm hiện có mà doanh nghiệp của bạn sử dụng, chẳng hạn như CRM, nền tảng thương mại điện tử và phần mềm kế toán.

Ví dụ, ERP cho sản xuất nhỏ nên tích hợp với các công cụ lập kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động trơn tru của tất cả các bộ phận.

3.4. Hệ thống ERP với khả năng mở rộng

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, hệ thống ERP của bạn sẽ có thể mở rộng quy mô tương ứng. Hãy tìm phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, người dùng bổ sung và các quy trình phức tạp hơn mà không ảnh hưởng đến hiệu suất.

3.5. Khả năng truy cập di động

Trong thế giới ưu tiên thiết bị di động ngày nay, việc có quyền truy cập vào hệ thống ERP của bạn khi đang di chuyển là rất quan trọng. ERP dành cho doanh nghiệp phải cung cấp các ứng dụng di động mạnh mẽ hoặc giao diện web đáp ứng cho phép người dùng truy cập các chức năng và dữ liệu thiết yếu từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ, đảm bảo năng suất ngay cả khi ở bên ngoài văn phòng.

3.6. Tính năng bảo mật trong hệ thống ERP 

Bảo mật dữ liệu là điều tối quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đảm bảo rằng hệ thống ERP bạn chọn có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng và cập nhật bảo mật thường xuyên.

Phần mềm ERP trên nền tảng đám mây dành cho doanh nghiệp nhỏ thường bao gồm các giao thức bảo mật nâng cao do nhà cung cấp quản lý, mang lại sự an tâm.

3.7. Hỗ trợ và đào tạo 

Việc triển khai một hệ thống ERP mới cần có sự hỗ trợ và đào tạo đầy đủ. Chọn một hệ thống ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp tài nguyên đào tạo toàn diện, bao gồm hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bằng video và hỗ trợ trực tiếp.

Ngoài ra, hãy tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng liên tục để giúp giải quyết mọi vấn đề kịp thời.

3.8. Cân nhắc chi phí 

Chi phí của phần mềm ERP cho các doanh nghiệp nhỏ có thể rất khác nhau. Đánh giá cả chi phí trả trước (chẳng hạn như phí cấp phép và triển khai) và chi phí hiện tại (chẳng hạn như phí bảo trì, hỗ trợ và phí đăng ký cho các giải pháp dựa trên đám mây).

Đảm bảo rằng hệ thống ERP mang lại giá trị tốt so với chi phí và phù hợp với ngân sách của bạn.

3.9. Hệ thống ERP với khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ

Khả năng tạo báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu là một tính năng quan trọng của bất kỳ hệ thống ERP nào.

ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ nên bao gồm các công cụ báo cáo mạnh mẽ cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất tài chính, xu hướng bán hàng, mức tồn kho và các số liệu quan trọng khác.

Những công cụ này giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.

3.10. Quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng 

Đối với các doanh nghiệp sản xuất nhỏ, tính năng quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho hiệu quả là rất cần thiết.

Hãy tìm kiếm các hệ thống ERP cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực về mức tồn kho, sắp xếp lại đơn hàng tự động và các công cụ quản lý nhà cung cấp.

Những tính năng này giúp duy trì mức tồn kho tối ưu và đảm bảo hoạt động chuỗi cung ứng hiệu quả.

3.11. Quản lý tài chính trong hệ thống ERP 

Một mô-đun quản lý tài chính tích hợp rất quan trọng để duy trì hồ sơ tài chính chính xác và quản lý ngân sách.

Phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ nên bao gồm các tính năng kế toán toàn diện như sổ cái chung, tài khoản phải trả và phải thu, lập ngân sách và báo cáo tài chính.

Các hệ thống ERP dựa trên đám mây thường cung cấp khả năng truy cập dữ liệu tài chính theo thời gian thực, tạo điều kiện giám sát tài chính tốt hơn.

3.12. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Mô-đun CRM tích hợp giúp quản lý các tương tác và mối quan hệ của khách hàng hiệu quả hơn. ERP dành cho doanh nghiệp nên theo dõi đơn đặt hàng, yêu cầu dịch vụ và sở thích của khách hàng, cho phép cá nhân hóa dịch vụ và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Sự tích hợp này đảm bảo rằng các nhóm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng có cái nhìn đầy đủ về hoạt động của khách hàng.

4. Kết luận khi triển khai hệ thống ERP

Tóm lại, việc triển khai hệ thống ERP không chỉ mang lại lợi ích lớn cho các doanh nghiệp nhỏ mà còn là bước đệm quan trọng giúp họ tăng cường hiệu quả hoạt động, cải thiện năng suất và ra quyết định tốt hơn. Với khả năng tích hợp các quy trình kinh doanh khác nhau vào một nền tảng duy nhất, ERP giúp các doanh nghiệp nhỏ không chỉ nâng cao dịch vụ khách hàng mà còn chuẩn bị tốt hơn cho sự tăng trưởng và cạnh tranh trên thị trường. Bằng cách chọn lựa một hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình, các doanh nghiệp nhỏ sẽ có thể tối ưu hóa các nguồn lực và đạt được sự phát triển bền vững.