Hà Nội: 1900 636 585

TP Hồ Chí Minh: 1900 63 66 89

Đà Nẵng: 023 6222 9308

18 June, 2024

Tím hiểu về hệ thống quản lý nhân sự (HRMS)

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ HR, cung cấp dữ liệu nhân viên cho những người cần nó và cung cấp phân tích giúp doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định tốt hơn về nhân sự. Trong bài viết này, Asiasoft sẽ giúp bạn chọn một nền tảng HRMS có tất cả các tính năng phù hợp để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. 

1. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một nền tảng tập trung để lưu trữ dữ liệu nhân viên, tự động hóa các nhiệm vụ HR thông thường và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh.

HRMS có thể được sử dụng trong suốt vòng đời nhân viên, từ tuyển dụng đến hiệu suất cho đến offboarding.

HRMS thường cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn so với hệ thống thông tin nhân sự (HRIS).

2. Đối tượng sử dụng HRMS trong doanh nghiệp

HRMS (Hệ Thống Quản Lý Nguồn Nhân Lực) là công cụ quản lý nguồn nhân lực mà các tổ chức và doanh nghiệp thường sử dụng để tự động hóa các quy trình liên quan đến nhân sự. Những người thường sử dụng HRMS bao gồm:

  • Nhân viên HR (Nguồn Nhân Lực): Đây là nhóm người sử dụng chính của HRMS. Họ sử dụng hệ thống để quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương bổng, phúc lợi và các hoạt động nhân sự khác.
  • Quản lý: Các quản lý cấp trung và cấp cao trong công ty sử dụng HRMS để xem thông tin hiệu suất làm việc của nhân viên, đưa ra các quyết định chiến lược về nhân sự, và quản lý đội ngũ của họ.
  • Nhân viên: Nhân viên trong tổ chức có thể truy cập vào HRMS để cập nhật thông tin cá nhân, theo dõi ngày nghỉ phép, xem bảng lương, đăng ký khóa đào tạo, và thực hiện các yêu cầu khác liên quan đến nhân sự.
  • Bộ phận Tài chính: Bộ phận này sử dụng dữ liệu từ HRMS để tính toán và quản lý chi phí nhân sự, xử lý lương bổng và các khoản phúc lợi.
  • IT (Công nghệ Thông tin): Bộ phận IT quản lý và hỗ trợ kỹ thuật cho HRMS, đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và an toàn.
  • Nhà Quản lý Dự án và Tư vấn: Họ có thể sử dụng dữ liệu từ HRMS để lập kế hoạch dự án, phân tích nhu cầu nhân sự và tối ưu hóa nguồn lực.

HRMS giúp các tổ chức quản lý quy trình nhân sự hiệu quả hơn, nâng cao năng suất và tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho mọi người trong tổ chức.

3. Sự khác biệt giữa HRIS và HRMS là gì?

HRIS và HRMS thường được sử dụng thay thế cho nhau. Sự thật thì phức tạp hơn nhiều, nhưng nói chung, HRIS là một hệ thống cơ bản hơn so với HRMS.

So sánh HRIS với HRMS giống như so sánh một tủ hồ sơ với một không gian làm việc kỹ thuật số. Cả hai đều có hệ thống lưu trữ dữ liệu quan trọng của bạn, nhưng HRMS đi một bước xa hơn bằng cách cung cấp cho bạn nhiều công cụ hơn để phân tích dữ liệu đó và rút ra những thông tin hữu ích.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn dựa vào bảng tính hoặc tệp giấy, thì HRIS có thể là một bước tiến lớn. Hãy tìm đến HRMS khi bạn đã sẵn sàng đầu tư vào các công cụ mạnh mẽ hơn sẽ giúp dẫn dắt các quyết định về nhân sự của bạn với báo cáo và phân tích dựa trên dữ liệu.

4. Tìm hiểu về hệ thống quản lý nguồn nhân lực 

Tính năng

Công dụng

Tuyển dụng tài năng Tạo và phân phối thông báo tuyển dụng trên nhiều nền tảng tìm kiếm việc làm. Theo dõi trạng thái ứng viên trong quá trình tuyển dụng từ việc tìm kiếm đến việc đưa ra lời đề nghị.
Onboarding Thu thập tài liệu mới cho người được thuê. Hướng dẫn nhân viên mới trong những ngày và tuần đầu tiên.
Hồ sơ nhân viên số Lưu trữ và tổ chức dữ liệu và biểu mẫu nhân viên trong một nền tảng trung tâm. Phân quyền truy cập để đảm bảo chỉ những người thích hợp mới có thể truy cập dữ liệu nhân viên.
Tuân thủ pháp luật Thu thập và báo cáo dữ liệu nhân viên yêu cầu cho các cơ quan chính phủ. Duy trì dữ liệu nhân viên tuân thủ với luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Quản lý lương Tự động tính toán lương và tạo phiếu lương.
Quản lý lợi ích Cung cấp quyền truy cập cho nhân viên để chọn lợi ích của họ. Tự động tính toán số tiền khấu trừ lợi ích. Theo dõi việc sử dụng lợi ích cho từng nhân viên và trên toàn tổ chức.
Quản lý học tập và phát triển Theo dõi tỷ lệ tham dự và hoàn thành đào tạo. Xuất bản cơ hội đào tạo tùy chọn để khuyến khích đăng ký. Thêm lời mời hoặc nhắc nhở vào lịch cho người tham gia đào tạo.
Theo dõi nghỉ phép và điểm danh Cung cấp quyền truy cập tự phục vụ cho nhân viên để yêu cầu nghỉ phép hoặc xem số dư nghỉ phép của họ. Tính toán số dư nghỉ phép có sẵn theo nhân viên và phối hợp kế hoạch trở lại làm việc sau các kỳ nghỉ dài.
Theo dõi thời gian Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên để tính toán lương. Theo dõi tổng số giờ làm việc cho các dự án đã định rõ.
Quản lý hiệu suất Các mẫu và lời nhắc giúp đảm bảo việc đánh giá hiệu suất định kỳ được thực hiện đúng hạn. Theo dõi mục tiêu và tiến trình hiệu suất.
Tích hợp dữ liệu Tích hợp với phần mềm hiện có để tự động kéo dữ liệu cho những thứ như chi phí, chi phí lợi ích và hơn thế nữa.
Báo cáo Đánh giá tiến trình của tổ chức hướng tới mục tiêu và đánh giá chi tiêu nhân sự. Tự động hóa các báo cáo định kỳ để theo dõi tiến trình theo thời gian.

5. HRMS hoạt động như thế nào?

Hầu hết các nền tảng HRMS hoạt động trên phần mềm dựa trên đám mây. Thông thường có các tùy chọn tùy chỉnh để chọn các tính năng và tích hợp phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn.

HRMS tối ưu hóa các công việc HR bằng cách tự động hóa việc thu thập thông tin, cung cấp các biểu mẫu mẫu và tạo báo cáo. Nó cũng cung cấp cho nhân viên quyền truy cập tự phục vụ để gửi thông tin của họ, thay đổi thông tin của họ hoặc yêu cầu thời gian nghỉ hoặc điều chỉnh khác.

6. Những lợi ích của HRMS cho doanh nghiệp 

Lợi ích

Chi tiết 

Độ chính xác của dữ liệu Các nền tảng HRMS phản ánh dữ liệu đã cập nhật ở tất cả các vị trí liên kết, loại bỏ nhu cầu phải thủ công loại bỏ thông tin lỗi thời. Điều này giúp dễ dàng cung cấp báo cáo tuân thủ chính xác và cập nhật tài liệu chính sách công ty.
Giao tiếp Từ việc giữ liên lạc với ứng viên, hướng dẫn đào tạo và đánh giá hiệu suất minh bạch, các nền tảng HRMS giúp dễ dàng giao tiếp trên toàn tổ chức một cách hiệu quả.
Tiết kiệm chi phí Loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công, và giảm chi phí cần thiết để tạo và duy trì hồ sơ dữ liệu nhân viên hoặc chạy báo cáo nhân sự.

7. Những tính năng nổi bật của hệ thống HRM

Các nền tảng HRMS bao gồm một số chức năng, nhưng hãy tìm kiếm các nền tảng sẽ hỗ trợ bạn trong bốn lĩnh vực chính: quản lý tài năng, quản lý nhân sự, báo cáo và phân tích và khả năng mở rộng.

7.1. Hỗ trợ và phát triển tài năng 

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc bạn hỗ trợ tài năng qua mỗi giai đoạn phát triển là rất quan trọng. Điều này bắt đầu với việc thu hút tài năng. Tìm kiếm các tùy chọn để đơn giản hóa nỗ lực đăng bài và quảng cáo công việc của bạn, sau đó theo dõi ứng viên để không ai bị bỏ qua.

Sau khi thuê, tìm kiếm các tính năng giữ đánh giá hiệu suất theo chủ đề và đúng thời gian. Tiếp tục hỗ trợ sự phát triển của nhân viên với các cơ hội đào tạo định hướng.

7.2. Quản lý Nhân sự

Tiết kiệm thời gian và giảm bớt nhức đầu với các tính năng HRMS giúp tự động hóa và tối ưu hóa các nhiệm vụ HR. Điều này bắt đầu từ việc quản lý nhân viên mới. Tìm kiếm các tính năng giúp mượt mà quá trình hướng dẫn và tự động hóa việc thu thập thông tin nhân viên mới.

Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và quản lý sự vắng mặt với các tính năng cho phép nhân viên tự phục vụ để quản lý chi tiết của họ. Quy trình phê duyệt nghỉ phép tự động có thể tiết kiệm thời gian, trong khi việc tính toán tự động quyền nghỉ phép giữ mọi người cảm thấy thoải mái với số dư hiện có.

Đảm bảo dữ liệu HR của bạn an toàn và tuân thủ trên nền tảng HRMS. Giữ tất cả dữ liệu nhân viên của bạn tại một nơi và tìm kiếm các tùy chọn để tiết kiệm thời gian với các mẫu được chuẩn hóa.

7.3. Báo cáo và Phân tích

Sức mạnh thực sự của các nền tảng HRMS nằm ở các tính năng báo cáo và phân tích của chúng. Dù bạn muốn theo dõi xu hướng vắng mặt, xác định những nền tảng tìm kiếm việc làm nào đang gửi nhiều ứng viên nhất, hoặc kiểm tra cách thức mức lương của nhân viên thay đổi theo thời gian, công cụ báo cáo và phân tích HRMS có thể cung cấp những thông tin mà bạn cần.

Giữ báo cáo của bạn an toàn với các tùy chọn giới hạn báo cáo mà mỗi nhân viên có thể truy cập. Tìm kiếm các báo cáo được cập nhật thường xuyên để đảm bảo bạn nhận được thông tin chính xác nhất.

7.4. Khả năng mở rộng của HRMS

HRMS có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn ngay từ người đầu tiên được tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn có thể không cần nhiều báo cáo chi tiết và tính năng phức tạp khi bạn mới bắt đầu. Một tính năng quan trọng phù hợp với các công ty của mọi kích cỡ là khả năng mở rộng lên khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Phần mềm HRM giúp điều chỉnh giá để bắt đầu với các chức năng cơ bản cho các doanh nghiệp nhỏ và mở rộng để hỗ trợ cả các doanh nghiệp lớn. Điều này giúp bạn dễ dàng bắt đầu tận dụng các tính năng của HRMS ngay bây giờ, và xây dựng thêm sau này khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Kết luận

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực cho các tổ chức và doanh nghiệp hiện đại. Với khả năng tự động hóa các nhiệm vụ HR thông thường và cung cấp các phân tích dữ liệu mạnh mẽ, HRMS giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và ra quyết định chiến lược. Từ việc quản lý vòng đời nhân viên, tuyển dụng tài năng, đến việc quản lý lương và phúc lợi, HRMS không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đảm bảo độ chính xác của dữ liệu và nâng cao sự hài lòng của nhân viên. 

Việc tích hợp các tính năng báo cáo và phân tích giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời và chính xác. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, HRMS đóng vai trò then chốt trong việc giúp các doanh nghiệp duy trì và phát triển nguồn nhân lực một cách bền vững. Chuyển từ các hệ thống HRIS truyền thống sang HRMS hiện đại là một bước tiến quan trọng, mang lại nhiều lợi ích và cơ hội mới, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay.

 

Tin Tức Khác

23 July, 2024

Văn hóa doanh nghiệp: Nền tảng cốt lõi cho sự thành công

Văn hóa doanh nghiệp là linh hồn và bản…

22 July, 2024

6 bước đánh giá hiệu suất trong quản lý nhân sự

Đánh giá hiệu suất là một quy trình quan…

17 July, 2024

OKR: Chìa khóa thành công cho doanh nghiệp hiện đạ

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và…

16 July, 2024

Báo cáo kinh doanh: Giải pháp tối ưu cho quản lý và phát triển

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và…

15 July, 2024

Siêu Ưu Đãi Mừng Sinh Nhật ASIASOFT Hồ Chí Minh Lần Thứ 22

GIẢM TỪ 10% – 15% CHO TẤT CẢ CÁC…

12 July, 2024

SAP là gì? Cẩm nang sử dụng phần mềm SAP trong công việc

Trong kinh doanh hiện đại, tối ưu hóa quản…

11 July, 2024

ESG là gì? Hướng dẫn toàn diện về đầu tư ESG

Trong bối cảnh kinh tế hiện đại, các nhà…

10 July, 2024

Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Sản Xuất Trong Doanh Nghiệp

Quản lý sản xuất là một trong những yếu…

08 July, 2024

Chữ ký số là gì? Tất tần tật thông tin về chữ ký số

Trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay, việc…