Chủ doanh nghiệp và người quản lý ngân sách đều đối mặt với nhiều trách nhiệm, và việc ưu tiên phát triển công ty và đạt được mục tiêu là hết sức tự nhiên. Tuy nhiên, quản trị kinh doanh không thể loại bỏ hoàn toàn một số quy trình quan trọng, đặc biệt là những quy trình liên quan trực tiếp đến tài chính.

quản lý chi phí kinh doanh mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Việc biết rõ tiền của công ty đang được sử dụng như thế nào là một khía cạnh cơ bản. Điều này không chỉ giúp định rõ hướng đi của tài chính mà còn cung cấp thông tin quan trọng để đưa ra quyết định chiến lược.

Để thực hiện việc quản lý chi phí một cách hiệu quả, việc có một kế hoạch là quan trọng. Trong bài viết này, AsiaSoft sẽ hướng dẫn bạn qua sáu bước đơn giản giúp bạn xây dựng một kế hoạch quản lý chi phí, giúp bạn dễ dàng hiểu rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp mà không gặp phải rắc rối lạc lõng.

1. Tại sao việc quản lý chi phí kinh doanh lại quan trọng

Bạn có thể nhận ra rằng quản lý chi phí là điều quan trọng. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở việc liệu bạn chỉ theo dõi giấy tờ một lần mỗi năm hay bạn duy trì việc cập nhật hồ sơ trong quá trình hoạt động. 

Vì vậy, câu hỏi là: Lợi ích của việc quản lý chi phí một cách chặt chẽ và theo thời gian thực là gì?

1.1. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Không thực hiện quản lý chi phí kinh doanh một cách hiệu quả có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh của bạn, đơn giản như vậy. Hãy tưởng tượng: các hóa đơn bị bỏ sót và không được thanh toán đúng hạn, việc nộp thuế trễ hoặc không chính xác, hoặc không có đủ tài chính để trả lương cho nhân viên và các đối tác cung cấp. Khi những tình huống này xuất hiện, bạn có thể đối mặt với xung đột, thông báo về nợ, phạt thuế và tạo ra tình trạng thất vọng trong đội ngũ nhân viên.

Theo một nghiên cứu, khoảng 65% doanh nhân cho rằng vấn đề kinh doanh, đặc biệt là về quản lý tài chính yếu kém, là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sụp đổ của họ, thậm chí hơn cả các vấn đề cá nhân. Áp dụng một hệ thống quản lý chi phí và chi tiêu hiệu quả sẽ mang lại lợi ích đáng kể, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tài chính ngay từ khi triển khai.

1.2. Có được khả năng hiển thị thời gian thực về tài chính của bạn

Việc quản lý chi phí một cách chính xác đóng một vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặc dù nhiều doanh nghiệp thường xuyên quản lý chi phí của mình, thường là vào cuối tháng hoặc cuối quý. Tuy nhiên, đến thời điểm này, có thể đã quá muộn để phát hiện vấn đề và đưa ra những quyết định thông minh.

Việc quản lý chi phí của công ty theo thời gian thực là quan trọng. Bạn không cần phải chờ đến khi sổ sách được đóng cửa hoặc đến khi kế toán gửi báo cáo để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

1.3. Luôn tuân thủ các quy định tài chính kế toán 

Hầu hết các doanh nghiệp đều phải thực hiện báo cáo tài chính theo một mức độ nào đó, phục vụ cho cổ đông hoặc cơ quan thuế. Trong những trường hợp này, việc hiển thị chính xác số tiền chi tiêu và xác định người đã ủy quyền cho những khoản thanh toán là rất quan trọng.

Nhiều chủ doanh nghiệp thường chờ đến cuối năm mới chủ động tìm hiểu về vấn đề này. Hành động này mang theo nhiều rủi ro và ít nhất là có thể gây ra sự hỗn loạn trong giai đoạn cuối năm.

1.4. Tối ưu hóa dòng tiền

Quản lý tiền mặt của doanh nghiệp đòi hỏi việc sử dụng một chiến lược thông minh. Bằng cách quản lý chi phí một cách chính xác, bạn có thể tối ưu hóa ngân sách, tận dụng mọi khoản khấu trừ thuế, quản lý dòng tiền một cách hiệu quả và nhanh chóng phát hiện mọi sự bất thường trong ngân sách hoặc chi phí, tránh được những hậu quả tiêu cực nếu không được giám sát.

Hãy quản lý chi phí kinh doanh theo cách dễ dàng, phù hợp với thói quen hiện tại của bạn và cung cấp một cái nhìn tổng quan dễ hiểu về hoạt động tài chính chính xác của doanh nghiệp.

2. 6 bước quản lý chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp 

Quản lý chi phí kinh doanh là một phần quan trọng của quá trình quản lý tài chính tổ chức. Dưới đây là 6 bước quản lý chi phí kinh doanh:

2.1. Số hóa mọi quy trình giấy tờ

Giữa các công nghệ như máy quét ảnh, máy quét máy in, và các ứng dụng hoạt động như máy quét cùng với phần mềm chụp ảnh, việc số hóa tất cả các tài liệu, biên lai và ghi chú trở nên dễ dàng. Không còn lý do gì để tiếp tục sử dụng giấy tờ truyền thống.

Khi áp dụng quá trình số hóa cho các quy trình tài liệu, bạn có khả năng theo dõi tình hình tài chính của mình một cách hiệu quả hơn và tạo điều kiện cho mọi người liên quan để xác định và theo dõi các cập nhật một cách thuận tiện.

Các giao dịch thông qua giấy tờ mà bạn có thể muốn số hóa bao gồm biên lai, hóa đơn và các yêu cầu chi phí. Việc số hóa toàn bộ quy trình xử lý tài liệu cũng có thể liên quan đến việc sử dụng thẻ ảo thay vì tiền mặt nhỏ, đồng thời loại bỏ hoàn toàn chi phí tự chi trả của nhân viên.

2.2. Sử dụng thẻ chi phí nhân viên để theo dõi các khoản thanh toán

Nhiều doanh nghiệp đặt yêu cầu cho nhân viên tự mua hàng bằng tiền cá nhân và sau đó gửi yêu cầu bồi hoàn. Mặc dù việc này có thể tự động hóa và đôi khi là cần thiết, nhưng quản lý chi phí kinh doanh trở nên dễ dàng hơn nhiều khi tất cả các giao dịch mua hàng được thực hiện thông qua việc sử dụng thẻ tập trung, có khả năng theo dõi được.

Thẻ ghi nợ của nhân viên trở thành một giải pháp thay thế hiệu quả cho thẻ công ty truyền thống, mang lại cho doanh nghiệp mức độ kiểm soát và sự linh hoạt cao hơn trong việc quản lý chi tiêu. Hơn nữa, chúng còn giúp việc quản lý chi phí kinh doanh trở nên dễ dàng hơn với độ cụ thể cao hơn.

Tất cả các thanh toán được thực hiện được kết nối với người chi tiêu, người quản lý của họ và ngân sách tương ứng. Do đó, bạn có thể hầu như dừng đọc ngay tại đây: thẻ chi phí nhân viên là cách để quản lý chi phí mà bạn không cần phải lo lắng nhiều.

Thẻ chi tiêu có thể được cá nhân hóa với giới hạn do nhóm tài chính hoặc người quản lý bộ phận kiểm soát. Vì thẻ có thể liên kết với nền tảng hoặc công cụ trung tâm, bạn sẽ dễ dàng theo dõi mọi vấn đề ngân sách ngay lập tức.

2.3. Xây dựng quy trình mua hàng

Các quy trình mua hàng phải được xây dựng một cách cẩn thận và liên tục cải tiến để chuẩn bị cho việc tự động hóa. Có một số quy trình quan trọng mà bạn nên xem xét:

• Các quy trình kế toán cơ bản: Điều này bao gồm các quy trình như theo dõi các giao dịch, kiểm tra sổ cái và bảng cân đối kế toán.
• Lập hoá đơn và các khoản phải thu: Quy trình này liên quan đến việc tạo và quản lý hoá đơn, cũng như theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng.
• Khoản phải trả: Xác định và quản lý các khoản phải trả đối với nhà cung cấp và các nguồn tài chính khác.
• Báo cáo và tuân thủ thuế: Đảm bảo tuân thủ các quy định thuế và tạo các báo cáo tài chính cần thiết.
• Lương bổng: Quản lý các quy trình liên quan đến chi trả lương, khấu trừ thuế và các vấn đề liên quan đến nhân sự.
• Quản lý chi tiêu: Theo dõi và kiểm soát các khoản chi tiêu để đảm bảo rằng chúng phù hợp với ngân sách.

Các quy trình này thường có nhiều bước chi tiết hoặc là phức tạp khi thực hiện thủ công. Để giải quyết vấn đề này, quan trọng là phải có các chính sách chi tiêu và giao thức rõ ràng, dễ tìm kiếm và sử dụng. Quản lý chi phí, mặc dù được xem là một nhiệm vụ đòi hỏi thời gian và khó chịu, nhưng với việc có sẵn các quy trình, chúng có thể dễ dàng tự động hóa thông qua sự hỗ trợ của phần mềm quản lý chi tiêu.

2.4. Tự động gửi và xử lý biên nhận

Biên lai đôi khi trở thành mối lo ngại không lẽ trong việc quản lý chi phí doanh nghiệp. Nhân viên thường mất hoặc quên biên lai, tạo khó khăn trong việc chứng minh số tiền đã chi tiêu và có thể dẫn đến mất cơ hội giảm thuế. Tương tự, quy trình báo cáo chi phí cũng đối mặt với thách thức, khi lỗi phát sinh là không tránh khỏi và gây lãng phí thời gian cho nhóm tài chính.

Tự động hóa quản lý chi phí kinh doanh mang lại nhiều lợi ích:

• Ít lỗi hơn: Tự động hóa loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người, từ việc nhập dữ liệu đến phê duyệt giao dịch. Điều này giảm thiểu rủi ro sai sót, giúp tăng tính chính xác và tin cậy của dữ liệu tài chính.
• Theo dõi dễ dàng hơn: Hệ thống tự động giúp nhóm theo dõi chi phí và giao tiếp một cách hiệu quả hơn. Quy trình thanh toán và gửi yêu cầu có thể được thực hiện ngay lập tức, giúp nhóm của bạn nhanh chóng đối ứng với các chi phí.
• Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa giúp giảm thời gian xử lý chi phí, từ việc gửi và phân loại biên lai đến quyết toán giao dịch. Nhân viên chỉ cần gửi chi phí kỹ thuật số, và phần mềm sẽ tự động kiểm tra, đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.

Cách tự động hóa chi phí hoạt động: Quá trình bắt đầu bằng việc quét kỹ thuật số biên lai. Giao dịch mua sau đó được ghi lại, và người quản lý được thông báo để xem xét và phê duyệt chi phí. Nếu được phê duyệt, chi phí tự động chuyển đến người kiểm soát tài chính để xác minh và phê duyệt. Tất cả các bước này đều được thực hiện tự động, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

2.5. Tích hợp chi phí với phần mềm kế toán của bạn

Sau khi bạn đã thiết lập và tự động hóa các quy trình riêng lẻ của mình, đã đến lúc tích hợp chúng với các hệ thống tự động khác. Ví dụ: nếu bạn quản lý chi phí kinh doanh của mình bằng một công cụ thì công cụ đó sẽ dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán của bạn.

Việc điều này xảy ra bằng một cú nhấp chuột hay xuất hàng tháng tùy thuộc vào hệ thống bạn đang tích hợp với nhau. Dù bằng cách nào, làm như vậy sẽ giúp bạn tránh được công việc nhập dữ liệu thủ công tẻ nhạt.

2.6. Gắn việc theo dõi chi tiêu với phần mềm quản lý chi tiêu

Phần mềm quản lý chi tiêu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu hiệu quả hơn. Điều này bao gồm nhiều lĩnh vực như chi phí đi lại, chi phí phát sinh, đăng ký và đồ dùng văn phòng.

Vì mỗi công ty có cách tiếp cận riêng để quản lý chi tiêu nội bộ nên việc thiết lập bất kỳ phần mềm quản lý chi tiêu nào cũng cần phải đủ linh hoạt để thích ứng với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Trước khi áp dụng phần mềm quản lý chi tiêu, hãy kêu gọi các bên liên quan quan trọng trong doanh nghiệp của bạn tham gia quá trình. Giúp họ hiểu rõ về những lợi ích mà phần mềm mang lại và cách hoạt động của nó khi triển khai.

Cùng nhau, hãy tạo hoặc xem xét lại chính sách chi phí để xác định cách công ty sẽ hoàn lại các chi phí mà nhân viên thực hiện. Sau đó, các thông số được xác định trong chính sách chi phí có thể được sử dụng để điều chỉnh phần mềm quản lý chi tiêu. Quy trình quản lý chi phí cần được tự động hóa và tích hợp một cách mượt mà với các hoạt động kế toán khác của doanh nghiệp.

Như vậy, doanh nghiệp có thể quản lý chi phí nhân viên một cách hiệu quả hơn thông qua việc áp dụng phần mềm quản lý chi tiêu và tích hợp nó vào cấu trúc tổ chức của mình.

3. Cách Asia Enterprise có thể hỗ trợ quản lý chi phí kinh doanh của bạn 

Asia Enterprise giúp tối ưu hóa ngân sách thông qua quản lý hiệu quả và đối chiếu chi phí thực tế với ngân sách dự kiến. Minh bạch và chính xác là hai yếu tố quan trọng, và phần mềm cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực, giảm lỗi con người và tăng tính chính xác.

Thời gian và năng lượng được tiết kiệm thông qua quy trình tự động hóa, từ nhập dữ liệu đến phê duyệt chi phí. Báo cáo tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tạo và phân tích báo cáo. Phần mềm cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về chi phí.

Dễ tích hợp và sử dụng, phần mềm quản lý chi phí là một công cụ linh hoạt, có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác trong doanh nghiệp. Cuối cùng, nó giúp doanh nghiệp tăng cường quyết định chiến lược thông qua khả năng phân tích chi phí theo nhiều khía cạnh khác nhau, từ dự án đến bộ phận. 

Sử dụng phần mềm quản lý chi phí như Asia Enterprise không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và kiểm soát trong quản lý tài chính mà còn nâng cao khả năng đưa ra quyết định chiến lược cho tương lai.

.