Dự báo dòng tiền (Cash Flow) giúp  các nhà quản trị dễ dàng đưa ra các quyết định tài chính như quyết định vay bổ sung vốn; dự trữ tiền mặt; quyết định giảm tiền mặt tại quỹ hay tăng các khoản đầu tư,… Vậy dự báo dòng tiền là gì và vì sao doanh nghiệp cần thực hiện việc này? Tất cả sẽ được AsiaSoft giới thiệu trong bài viết dưới đây.

1. Dự báo dòng tiền (Cash Flow) là gì?

Dự báo dòng tiền (Cash Flow) là quá trình ước tính và dự đoán về lượng tiền mà doanh nghiệp dự kiến sẽ chảy vào và ra khỏi nó trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là trong tương lai gần. 

Dòng tiền thường được chia thành hai phần chính:

• Dòng tiền đầu vào (Cash Inflow): Đại diện cho số tiền dự kiến chảy vào doanh nghiệp, thường là từ các nguồn như doanh số bán hàng, đầu tư, hoặc vay mượn.
• Dòng tiền đầu ra (Cash Outflow): Đại diện cho số tiền dự kiến chảy ra khỏi doanh nghiệp, bao gồm các chi phí như chi phí sản xuất, chi phí quản lý, và trả nợ.

Dự báo dòng tiền (Cash Flow) là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tình hình tài chính và có thể chuẩn bị kế hoạch quản lý nguồn lực tài chính một cách hiệu quả. Nó giúp doanh nghiệp dự đoán và ứng phó với các biến động trong hoạt động kinh doanh, từ đó tối ưu hóa quản lý tài chính và đảm bảo thanh khoản.

2. Lợi ích của việc dự báo dòng tiền đối với doanh nghiệp

Dự báo dòng tiền (Cash Flow) hoạt động như một công cụ chẩn đoán, hỗ trợ trong việc phát hiện và hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề về tiền mặt trong doanh nghiệp. Dưới đây một số lợi ích của việc dự báo dòng tiền đối với doanh nghiệp:

2.1. Xác định thời điểm doanh số thấp

Nếu không có đủ doanh số bán hàng, bạn sẽ không thể trang trải chi phí hoạt động hoặc đầu tư vào các cơ hội tăng trưởng. Bằng cách phân tích các mô hình chi tiêu trong lịch sử, dự báo dòng tiền có thể xác định các giai đoạn mà chi phí dự kiến ​​của bạn vượt quá thu nhập dự kiến. Khả năng hiển thị các giai đoạn doanh số bán hàng thấp và nguyên nhân của chúng (như sụt giảm theo mùa hoặc chi tiêu đáng kể) cho phép doanh nghiệp của bạn đưa ra các chiến lược để tăng doanh số bán hàng, chẳng hạn như tung ra chiến dịch tiếp thị mới hoặc đưa ra các chương trình khuyến mãi bán hàng.

2.2. Thu tiền nhanh hơn

Khi khách hàng nợ bạn nhưng mất nhiều thời gian để trả, việc duy trì hoạt động có thể khó khăn. Dự báo dòng tiền (Cash Flow) cho phép bạn hình dung chu kỳ thanh toán và phát hiện sự chậm trễ tiềm ẩn trong các khoản phải thu. Tầm nhìn xa này có thể giúp bạn điều chỉnh chiến lược thu nợ bằng cách rút ngắn thời hạn thanh toán, đưa ra chiết khấu thanh toán sớm, v.v. Hayes khuyên các doanh nghiệp nhỏ nên đặc biệt nghiêm ngặt trong việc thu tiền trong giai đoạn đầu. “Trong giai đoạn này, doanh nghiệp của bạn thua lỗ trong hoạt động nhiều hơn số tiền kiếm được, vì vậy hãy gần như hoang tưởng về việc thu nợ kịp thời” cô ấy đề nghị. 

2.3. Ngăn chặn bội chi

Chi phí tăng cao từ mua sắm vật chất đến trả lương có thể nhanh chóng làm xói mòn sự ổn định tài chính của bạn. Dự báo dòng tiền (Cash Flow) giúp bạn theo dõi từng đô la bạn chi tiêu bằng cách thể hiện sự khác biệt giữa chi tiêu dự báo và chi tiêu thực tế. Khả năng hiển thị này mang lại cơ hội cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng và kiểm soát dòng tiền ra của bạn.

2.4. Quản lý cổ phiếu tốt hơn

Hàng tồn kho không hoạt động là cơ hội bị bỏ lỡ, trong khi lượng hàng tồn kho không đủ có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng. Dự báo dòng tiền (Cash Flow) giúp duy trì sự cân bằng hoàn hảo trong kiểm soát hàng tồn kho. Bằng cách dự đoán số lượng hàng tồn kho bạn cần dựa trên những gì bạn thường bán, dự báo dòng tiền giúp bạn tránh mua quá nhiều hoặc quá ít.

2.5. Chuẩn bị cho sự tăng trưởng

Khi doanh nghiệp nhỏ phát triển, nhu cầu về nhân viên, hàng tồn kho và tài nguyên tăng cao, đặt ra thách thức về vốn. Để đối mặt với tình hình này, dự báo tiền mặt trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá và quản lý nguồn lực hiệu quả. Dự báo tiền mặt giúp duy trì thanh toán nghĩa vụ và chi phí đúng hạn, đồng thời đảm bảo tình trạng tài chính lành mạnh, tăng cường khả năng đảm bảo nguồn vốn từ các chủ nợ khi cần thiết.

3. Hai phương pháp dự báo dòng tiền 

Dựa trên nhu cầu kinh doanh của mình, bạn có hai tùy chọn để tạo dự báo dòng tiền: phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp.

3.1. Phương pháp 1: Dự báo dòng tiền (Cash Flow) trực tiếp

Phương pháp trực tiếp trong dự báo dòng tiền đơn giản là việc theo dõi mỗi lượng tiền bạn kiếm được cũng như chi tiêu hàng ngày. Thay vì chỉ nhìn vào số tiền tổng cộng, phương pháp này tập trung vào từng giao dịch để cung cấp cái nhìn chi tiết về chuyển động tiền mặt và tính thanh khoản hàng ngày.

Cách phương pháp trực tiếp hoạt động như sau: Bắt đầu với số dư tiền mặt đầu kỳ, tiền mặt được cộng vào từ các nguồn như thu tiền của khách hàng và trừ đi từ chi tiêu như thanh toán cho nhà cung cấp. Quá trình này tạo ra số dư tổng cộng dòng tiền, tức là số tiền mặt hiện có.

Phương pháp này thích hợp cho những quyết định về tiền mặt ngắn hạn, đặc biệt là khi bạn cần lập kế hoạch đầu tư cho dự án hoặc chương trình lớn đòi hỏi sự cẩn thận trong lập ngân sách. Với việc đi sâu vào các xu hướng hàng ngày và chi tiết giao dịch, phương pháp trực tiếp giúp dự đoán khi nào tiền mặt sẽ vào và ra khỏi doanh nghiệp, làm cho nó lựa chọn lý tưởng để quản lý ngắn hạn, xác định nhu cầu tài trợ hoặc đưa ra quyết định đầu tư dựa trên thặng dư hoặc thâm hụt tiền mặt.

3.2. Phương pháp 2: Dự báo dòng tiền (Cash Flow) gián tiếp

Phương pháp dự báo dòng tiền gián tiếp tập trung vào ước tính chuyển động tiền mặt dựa trên số liệu tài chính tổng thể, thay vì theo dõi từng giao dịch riêng lẻ. Nó nhanh chóng hơn và ít chi tiết hơn phương pháp trực tiếp, tập trung vào số tiền bạn thường chi tiêu thay vì mỗi giao dịch cụ thể.

Phương pháp này hoạt động bằng cách bắt đầu bằng thu nhập ròng hoặc lợi nhuận và sử dụng các tài khoản trong bảng cân đối kế toán để điều chỉnh các khoản mục không phải là tiền mặt, như các khoản phải thu và phải trả. Nó không theo dõi trực tiếp dòng tiền vào và ra, mà dựa vào thông tin thu nhập và chi phí tổng thể từ báo cáo tài chính.

Dự báo dòng tiền (Cash Flow) gián tiếp phù hợp khi bạn đang lập kế hoạch chiến lược dài hạn và trung hạn, đặc biệt là cho tài trợ dự án vốn và kế hoạch tăng trưởng dài hạn. Được cập nhật hàng quý hoặc hàng tháng, phương pháp gián tiếp thích hợp khi thu nhập và chi phí của bạn ổn định và bạn muốn có cái nhìn tổng quan về dòng tiền trong tương lai để thường xuyên lập kế hoạch tài chính.

4. Một số sai lầm chính cần tránh khi tạo dự báo dòng tiền

Để bảo đảm độ chính xác của dự báo tiền mặt, việc lập kế hoạch cẩn thận và thiết lập quy trình hợp lý là quan trọng. 

Một lời khuyên quan trọng là chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện dự báo dòng tiền. Điều này bao gồm việc hợp lý hóa bộ phận tài khoản, áp dụng các điều khoản thanh toán nghiêm ngặt, và tự động hóa quy trình. Những điều này giúp giảm thời gian thực hiện và đóng góp vào việc duy trì một dòng tiền lành mạnh.

4.1. Đưa ra những dự đoán quá lạc quan

Một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc phải là đánh giá quá cao doanh số bán hàng trong tương lai và có tư duy quá lạc quan về nó. Nếu dự báo quá cao, có khả năng chi tiêu quá mức cho mọi khía cạnh, từ sản xuất đến vận hành. Để tránh sai lầm này, quan trọng để kiểm tra dữ liệu bán hàng lịch sử để xác định xu hướng và mô hình. Nên tiếp cận với thái độ thận trọng và thực tế khi lập dự báo bán hàng, cũng như chuẩn bị cho nhiều kịch bản khả thi, bao gồm cả tình huống tốt nhất, xấu nhất và các tình huống có thể xảy ra.

4.2. Không thấu hiểu điểm hòa vốn của bạn

Tình toán điểm hòa vốn là vô cùng quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp vì nó giúp xác định mức doanh thu cần đạt được để tránh lỗ và duy trì hoạt động ổn định.

Tuy nhiên nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ không tính toán điểm hòa vốn của họ, tức là số doanh thu cần thiết để trang trải chi phí hoạt động và sản xuất, chẳng hạn như tiền thuê nhà, điện và tiền lương. Việc lấy điểm hòa vốn làm trọng tâm trong ước tính sẽ giúp bạn định giá sản phẩm hoặc dịch vụ của mình một cách công bằng và đạt được mục tiêu bán hàng thực tế. 

4.3. Không tính đến tính thời vụ

Một số doanh nghiệp kiếm được nhiều tiền hơn vào những thời điểm nhất định trong năm. Giả sử bạn là một cửa hàng đồ bơi, bạn sẽ bán được rất nhiều vào mùa hè nhưng lại bán rất ít vào mùa đông. Nếu bạn không xem xét những biến động theo mùa này, bạn sẽ đưa ra những dự đoán dòng tiền không chính xác.

4.4. Đánh giá sai thời điểm dòng tiền

Việc đánh giá sai thời điểm dòng tiền là một rủi ro quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm về tình hình tài chính hiện tại và tương lai, ảnh hưởng đến khả năng dự báo và quyết định chiến lược. Nếu doanh nghiệp ghi lại dòng tiền vào thời điểm không chính xác, nó có thể gây nhầm lẫn trong việc đưa ra quyết định về chiến lược tài chính, kế hoạch đầu tư, và quản lý nợ.

Đặc biệt, việc ghi lại doanh số bán hàng hoặc các giao dịch tài chính mà thanh toán diễn ra vào kỳ kế toán sau có thể tạo ra sự chệch lệch giữa dòng tiền thực tế và dòng tiền được ghi lại trong báo cáo tài chính. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng dự đoán nguồn thu nhập và chi phí thực tế, làm suy giảm độ chính xác của các kế hoạch và quyết định chiến lược.

Do đó, để duy trì một hệ thống quản lý tài chính hiệu quả, việc đánh giá chính xác thời điểm dòng tiền là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng thông tin trong báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp.

4.5. Không cập nhật dự báo thường xuyên

Dự báo dòng tiền (Cash Flow) không phải là nhiệm vụ chỉ làm một lần là xong. Nó cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh thông tin mới, chẳng hạn như những thay đổi về nhà cung cấp hoặc nhận một khoản vay mới. Nếu bạn không cập nhật dự báo tiền mặt thường xuyên, bạn sẽ điều hướng với một ước tính lỗi thời có thể khiến tài chính của bạn đi chệch hướng.

4.6. Quy hoạch không phù hợp với dự báo

Một sai lầm phổ biến là không kết hợp kế hoạch kinh doanh với dự báo dòng tiền, điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm và thách thức không mong muốn trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Khi kế hoạch kinh doanh và dự báo dòng tiền không được đồng bộ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện các kế hoạch chiến lược và đối mặt với những tình huống không lường trước được.

Kết luận 

Dự báo dòng tiền (Cash Flow) không chỉ là một công cụ chẩn đoán mà còn là chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh thông minh. Phương pháp này giúp phát hiện nguyên nhân gốc rễ của vấn đề tài chính và cung cấp cái nhìn tổng quan về xu hướng tài chính trong tương lai.

Thông qua việc lập kế hoạch và dự báo dòng tiền, doanh nghiệp có thể liên tục đánh giá và điều chỉnh phân bổ nguồn lực, đảm bảo thanh toán các khoản nợ và chi phí đúng hạn. Đồng thời, dự báo dòng tiền giúp duy trì tình trạng tài chính lành mạnh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo nguồn vốn từ các chủ nợ khi cần thiết.

Tóm lại, dự báo dòng tiền không chỉ cung cấp thông tin quan trọng về tài chính hiện tại và tương lai của doanh nghiệp mà còn là công cụ quan trọng để hỗ trợ quyết định kinh doanh và duy trì sự ổn định tài chính.