Hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp ERP được xem là giải pháp hiệu quả trong việc nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vậy Ưu điểm của hệ thống ERP hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là gì? Tất cả sẽ được tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này của AsiaSoft. Chúng ta sẽ cùng khám phá tất tần tật về ưu điểm và hạn chế của ERP trong nội dung sau.

1. Tổng quan về hệ thống ERP

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Theo nghĩa cơ bản nhất, hệ thống ERP là một công cụ tập trung cơ sở dữ liệu thông tin của công ty, tự động hóa các công việc thường ngày và đơn giản hóa quy trình kinh doanh. Mục tiêu cuối cùng khi sử dụng công cụ này là tối ưu hóa hoạt động và giải phóng thời gian của nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ mang tính bản năng hơn. Những mục tiêu này có thể dẫn đến tăng tỷ suất lợi nhuận và hiệu quả đồng thời cải thiện hoạt động giao tiếp trong toàn công ty.

Phần mềm ERP rất độc đáo vì nó chạm đến nhiều hoặc tất cả các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Đó là một giải pháp toàn diện với các tính năng sau:

• Quản lý kế toán
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Quản lý sản xuất
• Quản lý hàng tồn kho
• Quản lý hậu cần
• Quản lý mua hàng 
• Phân tích / Báo cáo

2. Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Hệ thống ERP là tài sản của nhiều tổ chức. Một số lợi thế của ERP bao gồm vận hành các quy trình kinh doanh mượt mà hơn bằng cách thống nhất và bảo vệ thông tin của bạn, tự động hóa các quy trình và tạo ra các báo cáo dễ hiểu. Với những khả năng này và nhiều khả năng khác, lợi ích của hệ thống ERP trong một tổ chức giúp cho hoạt động hàng ngày và lập kế hoạch dài hạn của bạn hiệu quả hơn.

1. Hệ thống ERP giúp giảm chi phí

Tùy thuộc vào giải pháp, ERP có thể có giá từ vài triệu tới vài trăm triệu. Tuy nhiên, nếu bạn chơi bài đúng cách thì đó là một khoản đầu tư xứng đáng và giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu dài.

Thay vì nhập dữ liệu theo cách thủ công, chương trình này cho phép bạn nhập dữ liệu một lần và chuyển dữ liệu đó đến các bộ phận khác theo thời gian thực. Bạn cũng có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ dư thừa như soạn thảo báo cáo, phân bổ hóa đơn, tính lương nhân viên… giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các trách nhiệm có mức độ ưu tiên cao khác.

Ngoài ra, nếu bạn chi tiêu nhiều hơn cho các hệ thống khác nhau so với chi tiêu cho một hệ thống ERP tập trung, bạn thậm chí có thể tiết kiệm chi phí CNTT nói chung. Sử dụng một hệ thống duy nhất cũng làm giảm yêu cầu đào tạo cho người dùng cuối vì họ chỉ cần tìm hiểu một hệ thống thay vì tương tác với nhiều ứng dụng riêng lẻ.

2. Cung cấp khả năng hiển thị tổng thể và độ tin cậy của dữ liệu

Thông tin minh bạch và đáng tin cậy là những lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống ERP. Những đặc quyền này cũng là điểm bán hàng đáng kể. Phần mềm ERP cho phép toàn quyền truy cập vào mọi quy trình quan trọng trong doanh nghiệp của bạn bằng cách giúp bạn và quản lý cấp cao của bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu từ mọi bộ phận.

Ví dụ: bạn có thể theo dõi mức tồn kho hàng ngày, bao gồm các lô hàng trong tương lai chưa được nhận và hàng tồn kho hiện đang được vận chuyển. Bằng cách biết chính xác vị trí của bạn về mức tồn kho, bạn có thể kiểm soát vốn lưu động của mình ở mức chính xác hơn.

Ngoài ra, tính sẵn có của tất cả thông tin của công ty bạn ở một vị trí tập trung cho phép tăng cường hợp tác và hoàn thành nhiệm vụ hợp lý hơn. Khả năng hiển thị hoàn chỉnh này cung cấp quy trình làm việc mạch lạc hơn và cho phép các quy trình liên bộ phận theo dõi với hiệu quả tối đa.

Khả năng hiển thị này và các lợi thế khác của ERP giúp bạn có thể tự tin đưa ra quyết định nhanh chóng vì bạn không thể nghi ngờ rằng mình đang nhìn thấy toàn bộ bức tranh hoàn chỉnh tại bất kỳ thời điểm nào.

3. Hệ thống ERP giúp cải thiện báo cáo và lập kế hoạch

Cùng với khả năng hiển thị được cải thiện, hiểu biết sâu sắc hơn là một trong những lợi thế đáng kể của việc quản lý hệ thống ERP.

Việc triển khai bộ phần mềm ERP cho các phòng ban có nghĩa là tổ chức của bạn có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình. Bằng cách có một nguồn thông tin chính xác duy nhất, hệ thống ERP có thể dễ dàng tạo ra các báo cáo và phân tích có giá trị bất cứ lúc nào. Phần mềm này cho phép bạn phân tích và so sánh các chức năng giữa các phòng ban mà không gặp rắc rối với nhiều bảng tính và email.

Một trong những báo cáo phổ biến nhất liên quan đến tài chính (xem hình). Các báo cáo tài chính tiêu chuẩn như báo cáo thu nhập và lưu chuyển tiền tệ thường được tích hợp sẵn và tạo ra các báo cáo tùy chỉnh mà không cần sự can thiệp của CNTT.

Nhiều nhà cung cấp ERP cũng cung cấp dịch vụ thông minh kinh doanh với phần mềm của họ. Chức năng BI cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động phân tích của mình. Những hiểu biết sâu sắc này hỗ trợ việc lập kế hoạch của công ty bằng cách xác định các điểm mạnh hoạt động và các vấn đề cần cải thiện.

Việc cung cấp chế độ xem chi tiết này vào dữ liệu của công ty cho phép người dùng đưa ra những lựa chọn sáng suốt hơn dựa trên xu hướng và số liệu, khiến việc báo cáo và lập kế hoạch trở thành những lợi ích quan trọng của hệ thống ERP.

4. Khả năng mở rộng linh hoạt

Một trong những tiện ích quan trọng nhất của hệ thống ERP hiện đại là cấu trúc mô-đun linh hoạt. Hầu hết các nhà cung cấp ERP cung cấp nhiều ứng dụng có thể tích hợp theo nhu cầu kinh doanh cụ thể. Mỗi ứng dụng có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với các ứng dụng khác. Điều này cho phép doanh nghiệp lựa chọn và tùy chỉnh các thành phần theo nhu cầu cụ thể, loại bỏ những phần không cần thiết.

Việc triển khai phần mềm ERP có hai phương thức chính: tại chỗ và thông qua đám mây. Trong triển khai tại chỗ, phần mềm cần được mua và cài đặt trực tiếp trên máy tính và máy chủ của doanh nghiệp. Hệ thống này được nhà cung cấp ERP quản lý hoàn toàn bên ngoài cơ sở.

Để đảm bảo sự thành công liên tục, việc dự đoán và lập kế hoạch cho tương lai là quan trọng. Các công ty thường đối mặt với khó khăn khi không lên kế hoạch đúng cách, gây rào cản cho các tiến trình đang diễn ra. Sở hữu một hệ thống có khả năng mở rộng linh hoạt và hiệu quả là quan trọng, và hệ thống ERP phù hợp sẽ hỗ trợ điều này.

Cho dù bạn mở rộng cơ sở khách hàng, thâm nhập thị trường mới, triển khai quy trình, bộ phận, sản phẩm mới, hay phát triển doanh nghiệp, việc thêm chức năng mới vào nền tảng ERP trở nên dễ dàng với nhà cung cấp phần mềm phù hợp, với tính mô-đun giữa các lợi ích quan trọng. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng nhà cung cấp hiểu rõ ý định phát triển của bạn khi bạn tương tác với họ.

5. Hệ thống ERP giúp tăng cường hiệu quả

Có rất nhiều ưu điểm và nhược điểm của ERP trên thị trường. Rất may, giảm thời gian và công sức trong các hoạt động hàng ngày là một trong những lợi thế của ERP. Nếu được triển khai đúng cách, giải pháp ERP có thể giảm đáng kể hoặc loại bỏ các quy trình thủ công lặp đi lặp lại, từ đó giải phóng các thành viên trong nhóm để tập trung vào các nhiệm vụ ảnh hưởng đến doanh thu.

Tương tự như vậy, hệ thống có thể hỗ trợ việc áp dụng và thực thi các quy trình thực hành tốt nhất trong ngành, điều chỉnh mọi hành động trong toàn doanh nghiệp.

Các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và các công nghệ khác hỗ trợ tự động hóa và khả năng gợi ý thông minh mà bạn thấy trong nhiều ứng dụng phần mềm ERP. Chức năng nâng cao có thể quản lý các hoạt động kinh doanh như dự báo nhu cầu, tạo đơn đặt hàng và theo dõi sản phẩm từ khâu sản xuất đến giao hàng.

6. Tăng cường dịch vụ khách hàng

Khách hàng cũng nhận được lợi ích từ hệ thống ERP, ngay cả khi họ không biết điều đó. Vì thông tin khách hàng được tập trung và sắp xếp hợp lý nên đội ngũ bán hàng của bạn sẽ xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng thay vì giữ các bảng tính. Điều số một mà một doanh nghiệp nên quan tâm là việc thu hút và giữ chân khách hàng.

Thông qua tính năng theo dõi từ đầu đến cuối và thông tin chi tiết do hệ thống ERP cung cấp, bạn có thể mang lại sự tương tác tốt hơn cho khách hàng từ tự động hóa tiếp thị (MA) thông qua dịch vụ khách hàng giai đoạn cuối.

Hầu hết các bộ ERP cập nhật nhất cũng hỗ trợ tích hợp nền tảng thương mại điện tử. Việc hợp nhất này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ có khả năng xử lý tốt hơn việc xử lý đơn đặt hàng dựa trên web và tương tác với khách hàng.

7. Sử dụng chất lượng và bảo mật dữ liệu

Một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc tận dụng hệ thống ERP là bảo mật dữ liệu. Suy cho cùng, cốt lõi của ERP là dữ liệu. Chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận chức năng như dịch vụ khách hàng, bán hàng, tiếp thị và phát triển kinh doanh giúp tăng cường sự hợp tác trong toàn công ty.

Mặt khác của việc truy cập dữ liệu rộng rãi là kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Các giải pháp ERP có các biện pháp kiểm soát nội tại để đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu của bạn.

Cả hệ thống ERP tại chỗ và trên nền tảng đám mây đều mang lại cho tổ chức của bạn mức độ bảo mật cao hơn. Cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP cho phép sao lưu tập trung dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của bạn. Bất chấp suy nghĩ của nhiều người, hệ thống ERP dựa trên đám mây cung cấp thêm một lớp bảo mật.

Nhiều nhà cung cấp tuyển dụng các chuyên gia bảo mật 24/7 để đảm bảo máy chủ của họ được bảo vệ khi quản lý dữ liệu của bạn thông qua đám mây. Độ tin cậy này khiến tin tặc gặp khó khăn hơn nhiều trong việc thử nghiệm các cuộc tấn công giống như trên một máy chủ riêng, mang lại lợi thế quan trọng về bảo mật và chất lượng dữ liệu cho ERP.

8. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp mở rộng sự hợp tác và quy trình làm việc

Hợp tác là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. Nhưng thường thì các công ty nhận thấy nhóm của họ làm việc tách biệt đơn giản vì việc cộng tác tại nơi làm việc đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn.

Hợp tác, một trong nhiều lợi ích quan trọng của ERP, là một miếng bánh cho giải pháp này. Nền tảng ERP hợp lý hóa việc cộng tác với những người khác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu họ cần khi họ cần. Họ cung cấp cơ sở dữ liệu liên phòng ban, nơi thông tin được chuyển qua các phòng ban vào một địa điểm tập trung.

Việc phân bổ này cho phép cập nhật dự án theo thời gian thực và liên lạc tốt hơn trong toàn công ty. Với hệ thống ERP được triển khai, mọi nhân viên đều có quyền truy cập theo yêu cầu vào kho dữ liệu phong phú của toàn bộ công ty, điều này cho phép họ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Đổi lại, điều này mang lại cho nhân viên của bạn những công cụ họ cần để đưa ra quyết định chủ động đồng thời khiến họ cảm thấy được trân trọng hơn.

Hiệu quả thực sự đối với doanh nghiệp của bạn là tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động liên quan đến việc theo dõi dữ liệu thủ công cũng như mức độ gắn kết của nhân viên cao hơn.

9. Chuẩn hóa quy trình kinh doanh

Hầu hết các nhà phát triển ERP đều tạo ra các chương trình theo thông lệ tốt nhất của ngành. Những quy trình đã được thử nghiệm và thực hiện này mang lại những đặc quyền nổi bật cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó cũng cho phép các công ty tiêu chuẩn hóa các quy trình và hệ thống của họ, nâng cao năng suất và hiệu quả.

Các quy trình này mang lại kết quả nhất quán giúp cải thiện cách bạn vận hành tổ chức của mình. Và bởi vì nhiều quy trình được tự động hóa nên lỗi và chi phí sẽ giảm đáng kể. Kết quả là có ít xích mích hơn và cải thiện sức mạnh tổng hợp giữa các phòng ban. Trong tất cả các ưu điểm và nhược điểm của ERP, tiêu chuẩn hóa là lợi ích tốt nhất.

10. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ quy định

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất đang diễn ra đối với doanh nghiệp là đáp ứng các yêu cầu tuân thủ. Duy trì độ chính xác hoàn hảo trong hồ sơ tài chính của bạn không phải là điều dễ dàng. ERP hỗ trợ việc tuân thủ quy định bằng dữ liệu an toàn và được xác thực, kết hợp với các báo cáo tích hợp, khiến việc tuân thủ trở nên quan trọng trong số các lợi thế của ERP.

11. Quản lý chuỗi cung ứng

Đối với các công ty giải quyết vấn đề di chuyển hàng tồn kho thực tế và sản xuất, hệ thống ERP hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng (SCM) theo nhiều cách. Sự cải tiến này giúp rút ngắn thời gian thực hiện, giao hàng đúng thời hạn hơn và nhiều lợi ích khác giúp nâng cao hoạt động chung của tổ chức cũng như sự thành công của doanh nghiệp bạn.

Thông qua nền tảng ERP được thiết kế tốt, chuỗi cung ứng của bạn có thể trở nên tốt hơn và phản ứng nhanh hơn thông qua việc cải thiện khả năng dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho, mua sắm, v.v. Chuỗi cung ứng hợp lý cũng tạo điều kiện thuận lợi cho những đổi mới trong sản xuất, có thể giúp bạn giảm chi phí và phát triển các sản phẩm mới thú vị mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết để luôn dẫn đầu.

Ngoài ra, hệ thống ERP có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận và giảm tình trạng dư thừa liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất. Cái nhìn sâu sắc thống nhất về lịch trình bán hàng, sản xuất và giao hàng cho phép mức tồn kho được tối ưu hóa thay vì dựa vào ước tính “dự đoán tốt nhất” cho khối lượng sắp tới. Giám sát SCM, đặc biệt là trong thời điểm này, phải là ưu tiên hàng đầu vì lợi ích của người quản lý hệ thống ERP.

12. Giành được lợi thế cạnh tranh

Việc sở hữu chương trình này mang lại cho bạn sự liên quan giữa các đối thủ cạnh tranh. Khi bạn tăng năng suất, triển khai tự động hóa, thu thập dữ liệu thời gian thực về tài chính và các KPI khác, đồng thời loại bỏ các điểm nghẽn khỏi quy trình làm việc của mình, bạn sẽ đạt được nhiều doanh thu hơn và được khách hàng, các bên liên quan, đồng nghiệp và đối tác ghi nhận nhiều hơn. Doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt và giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

3. Hệ thống Asia Enterprise

Asia Enterprise là hệ thống phần mềm giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của mình theo một quy trình thống nhất, từ: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v…

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực tích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Nó cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Hệ thống bao gồm nhiều phân hệ, từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng chúng có thể kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn

Asia Enterprise được xây dựng và phát triển bằng các công cụ hiện đại nhất, lập trình trên ngôn ngữ .NET, cơ sở dữ liệu SQL Server cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu qua mạng Internet. Hỗ trợ Unicode, cho phép nhập nhiều ngôn ngữ trên cùng một dòng dữ liệu.

Phần mềm ERP Asia Enterprise là phần mềm tùy chỉnh , với đội code hùng hậu, giàu kinh nghiệm, chúng tôi luôn đặt mục sự thỏa mãn của khách hàng là kim chỉ nam của chúng tôi.

Với 20 năm hoạt động và kinh nghiệm triển khai cho gần 10,000 khách hàng trên toàn quốc, chúng tôi hoàn toàn có thể thực hiện các dịch vụ phát triển phần mềm theo đơn hàng trọn gói hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu quản lý của từng lĩnh vực đặc thù. 

Kết luận 

Khi quyết định nền tảng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải xem xét ưu và nhược điểm của phần mềm ERP. Nhưng bạn không nên để những thất bại tiềm ẩn khiến bạn mất đi những công cụ có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Nếu bạn cần trợ giúp để bắt đầu nghiên cứu sản phẩm, hãy xem mẫu yêu cầu ERP của chúng tôi hoặc nghiên cứu và báo cáo ERP.

Đối với hầu hết các công ty, lợi ích của hệ thống ERP thường lớn hơn những nhược điểm. Tiềm năng cho các chức năng kinh doanh được sắp xếp hợp lý hoàn toàn và tăng năng suất trong thời gian dài khiến lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP trở thành một khoản đầu tư đáng giá về thời gian và nguồn lực.