Việc nắm bắt các cách quản lý công việc hiệu quả và vận dụng chính xác sẽ giúp bạn nâng cao năng suất làm việc tối đa, tiết kiệm thời gian và mở rộng cơ hội nghề nghiệp cho bản thân. Vậy làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả? Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết ngay sau đây của FASTDO để biết các phương pháp hay nên áp dụng nhé!

1. Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là quá trình xác định, lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động, tác vụ và dự án trong một tổ chức, cá nhân hoặc nhóm để đảm bảo rằng công việc được thực hiện hiệu quả, đúng hẹn và đạt được các mục tiêu đề ra.

Quản lý công việc bao gồm nhiều khía cạnh, bao gồm:

• Xác định và lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xác định nhiệm vụ cần thực hiện, đặt ra mục tiêu và xác định các bước cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch có thể bao gồm lên lịch làm việc, xác định nguồn lực cần thiết và đánh giá rủi ro.
• Tổ chức: Quản lý công việc cần phải xác định ai là người thực hiện từng nhiệm vụ, phân chia công việc và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm. Điều này đảm bảo rằng mọi người biết mình cần làm gì và đóng góp vào mục tiêu chung.
• Thực hiện: Ở giai đoạn này, công việc được thực hiện dựa trên kế hoạch đã đề ra. Các tác vụ và hoạt động được tiến hành theo lịch trình và kế hoạch đã thiết lập.
• Kiểm tra và điều chỉnh: Quản lý công việc đòi hỏi việc theo dõi tiến độ công việc, so sánh với kế hoạch ban đầu và xác định những sai lệch. Nếu có sự chệch biệt, cần phải điều chỉnh kế hoạch hoặc thay đổi quy trình để đảm bảo mục tiêu cuối cùng vẫn được đạt đến.
• Đánh giá và học hỏi: Sau khi công việc hoàn thành, quản lý công việc thường đánh giá kết quả và học hỏi từ quá trình thực hiện. Điều này giúp cải thiện quy trình quản lý công việc trong tương lai.
• Sử dụng công cụ và phần mềm quản lý công việc: Có nhiều công cụ và phần mềm được sử dụng để hỗ trợ quản lý công việc, từ việc lên lịch làm việc đến theo dõi tiến độ và giao tiếp trong nhóm làm việc.

2. Tại sao quản lý công việc lại quan trọng?

2.1. Cải thiện lịch làm việc

Quản lý công việc tích hợp các thực tiễn và quy trình có thể giúp các tổ chức cải thiện lịch trình làm việc. Bằng cách cung cấp các công cụ để xác định các nhiệm vụ thường xuyên mà mỗi nhân viên phải hoàn thành, kỹ thuật này đảm bảo rằng các nhà quản lý có thể sắp xếp đúng nhân viên vào đúng công việc. Điều này có thể làm tăng năng suất và hiệu quả công việc.

2.2. Tối đa hóa việc sử dụng và phân bổ tài nguyên

Quản lý công việc cũng có thể nâng cao cách một tổ chức sử dụng các nguồn lực của mình. Vì nó cải thiện quy trình công việc và khối lượng công việc, nó có thể giúp phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ và dự án có thể mang lại lợi tức đầu tư cao nhất. Nhân viên cũng có thể dành thời gian và công sức của họ cho các khía cạnh quan trọng nhất của dự án để đáp ứng thời hạn và giảm chi phí. 

2.3. Giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Kiểu quản lý này cho phép các nhà quản lý nguồn nhân lực và dự án đạt được mức hiệu quả cao hơn, điều này có thể khuyến khích phân phối dự án nhanh hơn và ít bị chậm trễ hơn. Khả năng cung cấp các dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách có thể giúp các công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng và điều này có thể thúc đẩy hơn nữa các cơ hội kinh doanh và tạo doanh thu. Các công cụ quản lý công việc cũng có thể cho phép khách hàng cập nhật các yêu cầu của dự án dễ dàng hơn, cho phép người quản lý đưa ra quyết định nhanh hơn.

2.4. Nâng cao hiệu suất và kết quả

Khi được sử dụng hiệu quả, quản lý công việc có thể giúp các tổ chức thúc đẩy hiệu suất của nhân viên và tăng tỷ lệ thành công của dự án. Nó cho phép nhân viên hiểu vai trò của họ, giúp cải thiện chất lượng công việc và tăng năng suất. Điều này có nghĩa là mọi người trong tổ chức có thể đạt được hiệu suất tốt hơn trong khi đưa công ty đến gần mục tiêu của mình nhanh nhất có thể.

2.5. Cải thiện sự nhanh nhẹn trong kinh doanh

Kỹ thuật quản lý này cũng có thể làm cho một tổ chức dễ thích nghi hơn. Nó cho phép các nhà quản lý thực hiện các chiến lược quy trình làm việc và khối lượng công việc trên toàn công ty. Các nhà quản lý có thể lập chiến lược dựa trên nhu cầu, yêu cầu và mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của dự án.

2.6. Giảm thiểu sự lãng phí 

Phong cách quản lý này có thể giúp các tổ chức hạn chế lãng phí. Bằng cách lập kế hoạch, lên lịch trình và thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể loại bỏ các yếu tố có thể gây ra sự chậm trễ. Họ cũng có thể cải thiện sự phối hợp và giảm bớt sự dư thừa trong hoạt động của mình, tạo ra hiệu quả cao hơn.

2.7 Tăng cường hợp tác

Kiểu quản lý này cũng có thể tăng cường và tăng cường sự hợp tác trong một tổ chức. Nó cho phép mỗi người hiểu vai trò của họ để đạt được mục tiêu tập thể. Điều này có thể làm cho việc làm việc với những người khác trở nên dễ dàng hơn.

2.8. Đo lường năng suất

Các công cụ quản lý công việc cung cấp cho người quản lý quyền truy cập vào nhiều loại dữ liệu về các dự án đang và sắp diễn ra. Điều này có thể cho phép họ đo lường năng suất tốt hơn, xác định sự chậm trễ tiềm ẩn. Nó cũng có thể giúp họ thực hiện các bước chủ động để đảm bảo họ cung cấp các dự án‌ đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.

2.9. Cải thiện việc ra quyết định

Các công cụ quản lý công việc cho phép người quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng với nhiều loại tài nguyên và dữ liệu. Người quản lý có thể theo dõi các thay đổi trong các dự án khác nhau và nhanh chóng đưa ra quyết định thông minh dựa trên thông tin chi tiết về dữ liệu.

3. Các yếu tố quản lý công việc

Dưới đây là các yếu tố của quản lý công việc:

• Quản lý tài nguyên: Về cốt lõi, quản lý công việc nhằm phân bổ và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn thông qua phân bổ công việc hiệu quả.
• Cộng tác: Những công cụ quản lý này có thể tăng cường sự cộng tác giữa các cá nhân, nhóm và phòng ban trong một tổ chức.
• Quản lý dự án: Kiểu quản lý này cũng liên quan đến quản lý dự án, vì nó liên quan đến quy trình làm việc hiệu quả và lập lịch khối lượng công việc, thực hiện ngân sách và điều phối nhóm.
• Quản lý thời gian : Phong cách quản lý này dựa trên việc quản lý thời gian hiệu quả để tăng năng suất, giảm lãng phí và loại bỏ sự dư thừa.
• Quản lý công việc: Yếu tố này đảm bảo mỗi cá nhân có hiểu biết sâu sắc về nhiệm vụ của họ và tiếp cận các nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ đó trong thời gian ngắn nhất có thể.
• Báo cáo: Người quản lý theo dõi và báo cáo một loạt các biến để đạt được mục tiêu quản lý của họ. Chúng đo lường hiệu suất, năng suất, việc thực hiện ngân sách và các biến số khác có thể hỗ trợ việc ra quyết định và hoàn thành các mục tiêu.
• Quản lý quan hệ khách hàng: Quản lý công việc bao gồm làm việc với khách hàng để đánh giá chất lượng công việc, sửa đổi các yêu cầu và đảm bảo dự án được giao đáp ứng các thông số kỹ thuật.

4. Bí quyết quản lý công việc hiệu quả

Dưới đây là các mẹo để thực hiện thành công chiến lược quản lý công việc hiệu quả:

• Truyền đạt hướng dẫn rõ ràng. Quản lý hiệu quả trong công việc đòi hỏi phải truyền đạt rõ ràng về nhiệm vụ và hướng dẫn dự án cho các cá nhân, nhóm và đơn vị cộng tác. Cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho phép mỗi người hiểu vai trò của họ, tăng năng suất và thúc đẩy cộng tác.
• Hãy minh bạch. Để thực hiện một chiến lược lãnh đạo hiệu quả, hãy minh bạch về các mục tiêu của bạn. Hãy để nhóm của bạn hiểu lý do cho hành động của bạn và tại sao họ được yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ được giao theo hướng dẫn được cung cấp.
• Cung cấp phản hồi. Để tăng năng suất và đạt được các mục tiêu khác của quản lý công việc, hãy tìm kiếm phản hồi từ các nhóm của bạn. Làm điều này giúp xác định những thách thức hoặc điểm yếu trong chiến lược và cho phép bạn tạo ra các giải pháp để cải thiện kết quả.
• Tin tưởng vào khả năng của đội bạn. Để tối đa hóa kết quả của tổ chức, điều quan trọng là phải tin tưởng vào khả năng mang lại kết quả của nhóm của bạn. Cung cấp hướng dẫn, nguồn lực và lập kế hoạch hợp lý, nhưng cho phép mỗi cá nhân sử dụng các kỹ năng và kinh nghiệm của họ để đạt được kết quả.
• Thúc đẩy hợp tác. Quản lý công việc đòi hỏi sự hợp tác hiệu quả giữa các nhân viên và các nhóm. Tạo bầu không khí khuyến khích mọi người trong tổ chức làm việc và hỗ trợ nỗ lực của nhau để đạt năng suất và hiệu quả cao hơn.

5. 10 lợi ích hệ thống quản lý công việc với doanh nghiệp

Để gặt hái những lợi ích của hệ thống quản lý công việc, bạn cần một công cụ dễ sử dụng và trao quyền cho các nhóm đảm nhận vai trò đầu tiên trong việc tạo và tối ưu hóa quy trình công việc. Dưới đây là 10 tính năng của hệ thống quản lý cần tìm khi chọn một hệ thống quản lý:

5.1. Giao diện người dùng trực quan 

Nếu nhân viên đang gặp khó khăn trong việc quản lý công việc, thì việc triển khai một công cụ khó điều động hoặc yêu cầu kiến ​​thức phát triển hoặc mã hóa sâu rộng sẽ chỉ khiến trải nghiệm của họ trở nên tồi tệ hơn.

Chọn một hệ thống quản lý công việc trực quan, dễ sử dụng và ít hoặc không yêu cầu kinh nghiệm mã hóa, chẳng hạn như nền tảng tự động hóa mã thấp, để dễ dàng thiết kế ứng dụng và nhanh chóng khởi chạy quy trình công việc phức tạp, có thể mở rộng, tự động mà không cần viết một dòng mã nào.

5.2. Khả năng tự động hóa và logic điều kiện

Tự động hóa các nhiệm vụ thường xuyên hoặc lặp đi lặp lại như: Cập nhật trạng thái, phê duyệt, gửi email hoặc bàn giao công việc, giải phóng thời gian để nhân viên tập trung vào các dự án cấp bách khác. Các quy trình được chuẩn hóa và tự động giúp cho các mốc thời gian chính xác hơn và hạn chế nhu cầu làm lại công việc trong quá trình thực hiện.

Và với logic điều kiện, quản trị viên có thể định cấu hình một bộ quy tắc được xác định trước cho một loạt sự cố tiềm ẩn. Bất cứ khi nào quy trình làm việc gặp trục trặc, phần mềm sẽ biết phải làm gì để khắc phục. 

Ví dụ: trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp, phần mềm có thể phát hiện ra rằng hóa đơn bị thiếu số PO và gửi cho nhà cung cấp một email viết sẵn giải thích cách tìm PO và tải lên phiên bản mới của hóa đơn.

5.3. Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác để mở rộng ngăn xếp

Nếu tự động hóa giúp hợp lý hóa giao tiếp, thì tích hợp giúp hợp lý hóa kết nối. Phần mềm dễ dàng tích hợp với phần mềm hiện có của bạn giúp tạo ra các kết nối liền mạch giúp loại bỏ việc làm lại và cung cấp khả năng hiển thị trong quy trình làm việc.

Hãy tìm một hệ thống tích hợp với ERP, CRM, lịch và các hệ thống quản lý tài liệu khác hiện có của bạn trong thời gian thực. Mặc dù một số quy trình công việc có thể chỉ có một hoặc hai bước dành riêng cho việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, nhưng các bước đó sẽ diễn ra nhanh chóng và thành công để mọi thứ tiếp tục diễn ra suôn sẻ. Việc tích hợp với hệ thống quản lý công việc  của bạn phải đơn giản và không cần bảo trì liên tục. 

5.4. Các tính năng bảo mật thông tin 

Để giữ an toàn cho thông tin của bạn và có thể là thông tin của khách hàng của bạn, hãy chú ý đến bảo mật đám mây nâng cao, tính tuân thủ và quyền của người dùng/khách nhằm tăng cường bảo mật cho quy trình làm việc. Bằng cách thiết lập các mức cấp phép và chọn người có quyền truy cập, bạn sẽ tránh được các vi phạm dữ liệu và bảo vệ dữ liệu nhân sự, bảng lương và tài chính nhạy cảm.

5.5. Các bản kiểm tra tích hợp để hiển thị quy trình làm việc

Một trong những thách thức chính có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc là sự thiếu minh bạch hoặc khả năng hiển thị. Hãy tìm một hệ thống có các bản kiểm tra tích hợp sẵn để có chế độ xem toàn quyền truy cập vào quy trình công việc của bạn nhằm xác định rõ hơn những gì đang hoạt động, những gì không hoạt động và cách sắp xếp lại các tài nguyên hiện có để tạo ra các quy trình công việc hiệu quả hơn.

5.6. Thông báo di động

Chọn một nền tảng thông báo cho nhân viên về các vấn đề khẩn cấp nhất ngay trong ứng dụng, qua email hoặc tin nhắn.

5.7. Chỉ báo trạng thái

Các chỉ báo trạng thái là một cách tuyệt vời để luôn cập nhật từng chỉ báo. Bảng điều khiển trạng thái giúp người dùng ưu tiên các nhiệm vụ của họ, phát hiện bất kỳ vấn đề nào và theo dõi những điều họ có thể đã quên. Bảng điều khiển sẽ trình bày các trạng thái một cách rõ ràng cho mọi người tham gia vào từng quy trình làm việc. Nhiều quy trình công việc tự động sử dụng mã màu để phân biệt các vấn đề nghiêm trọng với các vấn đề tầm thường.

5.8. Thời hạn và cảnh báo

Giữ cho quy trình công việc chạy trơn tru và không bị chậm trễ với cảnh báo thời hạn tự động. Điều này cải thiện việc quản lý thời gian bằng cách xác định cảnh báo và kích hoạt các hành động tự động dựa trên ba loại trạng thái: quá hạn, trễ và hết hạn.

5.9. Bảng điều khiển và báo cáo dựa trên KPI

Một hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ sẽ giải quyết mọi tắc nghẽn, các điểm hỏng hóc định kỳ và các công việc mất nhiều thời gian hơn bình thường. Việc điều chỉnh trang tổng quan cho phù hợp với KPI cụ thể của bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết về các quy trình công việc có thể không cần thiết hoặc những quy trình có thể bị thiếu.

Ngoài các số liệu cấp cao, chúng có thể cung cấp thông tin chi tiết như thời điểm hoàn thành nhiệm vụ, ai đã hoàn thành nhiệm vụ và bất kỳ sửa đổi hữu ích nào được thực hiện để tăng tốc quy trình.

5.10. Các cách khác nhau để trực quan hóa quy trình công việc

Cho dù bạn thích chế độ xem kanban, danh sách hay lịch, thì việc chọn một giải pháp hiển thị quy trình làm việc của bạn theo vô số cách sẽ giúp mang lại một góc nhìn mới cho việc quản lý công việc.

Với tất cả các tính năng trên, phần mềm quản lý công việc giúp hình dung khối lượng công việc hiện tại của nhân viên của bạn dễ dàng hơn nhiều. Quản lý công việc, khi được thực hiện đúng, sẽ cải thiện công việc của bạn trên mọi mặt.