Phần mềm ERP đặt ra thách thức với hầu hết các doanh nghiệp khiến họ đặt câu hỏi: “Giá của phần mềm ERP là bao nhiêu?” vì chi phí không có sẵn và thường biến động rất lớn. Từ vài triệu, vài chục triệu cho đến vài trăm triệu đồng, giá của phần mềm ERP rất đa dạng. Trong bài viết chuyên sâu này, Asiasoft sẽ hướng dẫn bạn qua các bước để thiết lập ngân sách cho hệ thống ERP phù hợp với tổ chức của bạn, đồng thời cung cấp cái nhìn về chi phí trung bình của phần mềm ERP.

1. Hiểu cơ bản về việc triển khai ERP

Trước khi đi sâu vào chi tiết tính toán chi phí triển khai ERP, hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản về triển khai ERP. Hệ thống ERP là giải pháp phần mềm tích hợp và quản lý các chức năng hoạt động khác nhau như tài chính, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý dự án, quản lý hàng tồn kho, sản xuất và tiếp thị, tất cả trong một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp của bạn hợp lý hóa các quy trình, tăng năng suất, tăng khả năng hiển thị của chuỗi cung ứng và cải thiện việc ra quyết định.

Quá trình triển khai dự án ERP thường bao gồm một số giai đoạn, bao gồm khám phá và lập kế hoạch, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, triển khai cũng như bảo trì và hỗ trợ liên tục. Mỗi giai đoạn đòi hỏi phải lập kế hoạch, phối hợp và nguồn lực cẩn thận để đảm bảo thực hiện thành công.

1.1. Khám phá và lập kế hoạch

Giai đoạn khám phá và lập kế hoạch đặt nền tảng cho việc triển khai ERP thành công. Trong giai đoạn này, một nhóm dự án được thành lập để đánh giá nhu cầu của tổ chức bạn, tiến hành đánh giá nhà cung cấp và xác định mục tiêu, tiến độ và ngân sách của dự án. Một kế hoạch dự án toàn diện được phát triển, phác thảo chiến lược thực hiện và các cột mốc quan trọng.

1.2. Thiết kế phần mềm 

Trong giai đoạn thiết kế, nhóm dự án của bạn hợp tác để vạch ra cách nền tảng ERP mới sẽ phù hợp với quy trình và quy trình công việc của tổ chức bạn. Giai đoạn này liên quan đến việc xác định mọi khoảng cách giữa các yêu cầu của tổ chức bạn và chức năng sẵn dùng của giải pháp ERP đã chọn. Các tùy chỉnh và tích hợp được lên kế hoạch để giải quyết những khoảng trống này một cách hiệu quả.

1.3. Phát triển ERP 

Giai đoạn phát triển tập trung vào việc tùy chỉnh hệ thống ERP để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Các nguồn lực bên trong và bên ngoài phối hợp với nhau để định cấu hình hệ thống, di chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ và phát triển mọi tích hợp cần thiết với phần mềm bên ngoài. Giai đoạn này cũng bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hệ thống hoạt động như dự định.

1.4. Giai đoạn kiểm tra & thử nghiệm 

Thử nghiệm đóng một vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính hiệu quả và ổn định của hệ thống ERP đã triển khai. Người dùng cuối và các bên liên quan có liên quan tham gia vào các hoạt động thử nghiệm để xác minh tính chính xác, chức năng và khả năng sử dụng của hệ thống. Mọi vấn đề hoặc lỗi được xác định trong quá trình thử nghiệm đều được xử lý và giải quyết trước khi chuyển sang giai đoạn triển khai.

1.5. Triển khai hệ thống ERP

Giai đoạn triển khai liên quan đến việc triển khai thực tế hệ thống ERP cho người dùng cuối. Giai đoạn này yêu cầu lập kế hoạch và phối hợp cẩn thận để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ từ hệ thống cũ sang phần mềm ERP mới. Di chuyển dữ liệu, đào tạo nhân viên và các hoạt động quản lý thay đổi là những thành phần quan trọng để triển khai thành công.

1.6. Bảo trì và hỗ trợ

Khi hệ thống ERP được triển khai, việc bảo trì và hỗ trợ liên tục là cần thiết để giữ cho hệ thống hoạt động trơn tru. Các nhà cung cấp thường cung cấp các gói hỗ trợ để giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật, cung cấp các bản cập nhật phần mềm và cung cấp hỗ trợ khi cần. Điều quan trọng là phải tính đến chi phí liên quan đến việc bảo trì và hỗ trợ liên tục khi lập ngân sách cho việc triển khai ERP.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp bạn cũng như nhiều chi phí bổ sung. Việc xem xét các yếu tố chi phí ERP này là điều bắt buộc khi ước tính ngân sách ERP của bạn. 

“Theo các nhà cung cấp ERP, phần mềm sẽ có giá khoảng 3% doanh thu hàng năm, với mức giá khác nhau tùy theo từng khách hàng. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những con số sai lệch do bỏ qua các yếu tố quan trọng như tỷ suất lợi nhuận.”

Sau đây là những yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP:

2.1. Số lượng người dùng

Số lượng người dùng sẽ có quyền truy cập vào giải pháp ERP của bạn là một yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí tổng thể. Quy mô doanh nghiệp có thể là nhỏ, vừa hoặc doanh nghiệp theo Cục điều tra dân số và SBA (Quản trị doanh nghiệp nhỏ). Hầu hết các nhà cung cấp ERP đều tính phí dựa trên số lượng người dùng. Càng có nhiều người dùng thì chi phí bổ sung sẽ càng cao và ngược lại.

Ngoài ra, bạn cần tính đến chi phí thêm người dùng mới trong tương lai khi tổ chức của bạn phát triển. Điều cần thiết là phải hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp ERP của bạn để hiểu cơ cấu giá của họ và đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu và kế hoạch phát triển của tổ chức bạn.

2.2. Moldule và phân hệ ERP

Phần mềm và mô-đun phân hệ ERP cơ bản cụ thể mà bạn chọn cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP tổng thể. Các nhà cung cấp khác nhau cung cấp các mô-đun và chức năng khác nhau đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn. 

Điều quan trọng là phải đánh giá cẩn thận các yêu cầu của tổ chức và chọn các mô-đun phù hợp với mục tiêu của bạn. Một số mô-đun ERP phổ biến bao gồm quản lý tài chính/kế toán, quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý chuỗi cung ứng. Mỗi mô-đun có thể có các chi phí liên quan riêng, vì vậy điều quan trọng là phải xem xét các chi phí này khi lập ngân sách cho việc triển khai ERP của bạn.

2.3. Tùy chỉnh và tích hợp

Các tùy chỉnh và tích hợp thường được yêu cầu để điều chỉnh hệ thống ERP nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Các tùy chỉnh liên quan đến việc sửa đổi phần mềm ERP để phù hợp với quy trình kinh doanh và quy trình làm việc độc đáo của bạn. Mặt khác, tích hợp liên quan đến việc kết nối hệ thống ERP với các hệ thống kinh doanh quan trọng khác, chẳng hạn như phần mềm dành riêng cho ngành hoặc cơ sở dữ liệu bên ngoài của bạn. 

Các tùy chỉnh và tích hợp sẽ làm tăng thêm chi phí đáng kể vào ngân sách triển khai ERP của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải đánh giá cẩn thận toàn bộ mức độ yêu cầu tùy chỉnh và tích hợp của tổ chức bạn.

2.4. Chiến lược thực hiện

Chiến lược triển khai ERP là một kế hoạch phác thảo các bước và cách thực hành tốt nhất để triển khai phần mềm ERP mới của bạn. Chiến lược triển khai mà bạn chọn có tác động đến chi phí triển khai ERP của bạn. 

Các chiến lược triển khai phổ biến nhất được các tổ chức sử dụng bao gồm:

• Big bang: Chiến lược triển khai phần mềm ERP này liên quan đến việc triển khai tất cả hệ thống ERP mới cùng một lúc. Đó là cách nhanh nhất để triển khai hệ thống ERP mới. Tuy nhiên, chiến lược này là chiến lược có nhiều rủi ro nhất. 
• Triển khai theo từng giai đoạn: Chiến lược triển khai phần mềm ERP này bao gồm việc triển khai hệ thống ERP mới theo từng giai đoạn, từng mô-đun hoặc bộ phận tại một thời điểm. Cách tiếp cận này ít rủi ro hơn cách tiếp cận vụ nổ lớn, nhưng có thể mất nhiều thời gian hơn để triển khai hệ thống mới.
• Triển khai thí điểm: Chiến lược triển khai phần mềm ERP này bao gồm việc triển khai hệ thống ERP mới cho một nhóm người dùng thí điểm trước khi triển khai cho toàn bộ tổ chức. Cách tiếp cận này có thể được sử dụng để kiểm tra hệ thống mới và xác định mọi vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn chiến lược triển khai bao gồm mức độ phức tạp của quy trình kinh doanh, tính sẵn có của nguồn lực và mức độ gián đoạn mà tổ chức của bạn có thể chịu đựng được trong quá trình triển khai. Điều quan trọng là phải xem xét các chi phí tiềm ẩn liên quan đến từng chiến lược triển khai khi lập kế hoạch ngân sách của bạn.

2.5. Phương thức triển khai ERP

Phương pháp triển khai bạn chọn cho hệ thống ERP của mình có thể có tác động đáng kể đến chi phí. Thông thường có ba tùy chọn triển khai: tại chỗ, dựa trên đám mây và kết hợp.

• Giải pháp ERP dựa trên nền tảng đám mây: Phần mềm ERP trên nền tảng đám mây được nhà cung cấp ERP của bạn lưu trữ và quản lý. Tổ chức của bạn truy cập các giải pháp đám mây thông qua trình duyệt web và không cần cài đặt hay bảo trì bất kỳ phần mềm nào trên máy chủ của riêng bạn. 
• Giải pháp ERP tại chỗ: Giải pháp ERP tại chỗ của nền tảng ERP là khi phần mềm được tổ chức của bạn cài đặt và quản lý trên máy chủ của riêng bạn. 
• ERP lai: Hệ thống ERP lai kết hợp các yếu tố của cả ERP đám mây và ERP tại chỗ. 

Các giải pháp ERP trên nền tảng đám mây thường có chi phí trả trước thấp hơn do bạn không cần đầu tư nâng cấp thêm cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, các giải pháp dựa trên đám mây thường có chi phí đăng ký liên tục cần được xem xét khi lập ngân sách cho việc triển khai ERP của bạn, không giống như triển khai tại chỗ. 

2.6. Quản lý đào tạo và thay đổi

Đào tạo và quản lý thay đổi là những thành phần quan trọng để triển khai ERP thành công. Điều quan trọng là đầu tư vào các chương trình đào tạo toàn diện để đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể sử dụng hệ thống ERP mới một cách hiệu quả. 

Chi phí đào tạo bao gồm các chi phí như tài liệu đào tạo, phí hướng dẫn và thời gian nhân viên dành riêng cho các buổi đào tạo. Các hoạt động quản lý thay đổi, chẳng hạn như giao tiếp, sự tham gia của các bên liên quan và giải quyết những phản đối đối với sự thay đổi, cũng nên được đưa vào ngân sách của bạn. 

Chương trình quản lý thay đổi và đào tạo được thực hiện tốt có thể giúp tối đa hóa lợi ích của hệ thống ERP và giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình triển khai.

2.7. Bảo trì và hỗ trợ

Hệ thống ERP yêu cầu chi phí bảo trì và hỗ trợ phần mềm liên tục để đảm bảo chúng hoạt động trơn tru. Điều quan trọng là phải xem xét chi phí ERP liên tục liên quan đến cập nhật phần mềm, sửa lỗi và hỗ trợ kỹ thuật khi lập ngân sách cho việc triển khai ERP của bạn. 

Một số nhà cung cấp cung cấp các gói bảo trì và hỗ trợ như một phần phí đăng ký của họ, trong khi những nhà cung cấp khác có thể tính phí bổ sung cho các dịch vụ này. Hiểu mức độ hỗ trợ bạn sẽ yêu cầu và chi phí định kỳ liên quan là rất quan trọng để ước tính chính xác ngân sách triển khai ERP của bạn.

2.8. Chi phí ẩn

Ngoài các yếu tố được đề cập ở trên, có thể có những chi phí tiềm ẩn liên quan đến việc triển khai ERP của bạn. Các chi phí này bao gồm các chi phí như di chuyển dữ liệu, yêu cầu phần cứng hoặc phần mềm bổ sung, các biện pháp bảo mật và các mô-đun hoặc chức năng bổ sung. 

Điều quan trọng là phải tiến hành phân tích kỹ lưỡng các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức để xác định mọi chi phí ẩn tiềm ẩn của giải pháp ERP lý tưởng của bạn. Bằng cách hạch toán trước các chi phí này, bạn đảm bảo rằng ngân sách của bạn phản ánh chính xác tổng chi phí triển khai ERP.

3. Tạo ngân sách triển khai ERP chính xác

Bây giờ chúng ta đã khám phá các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí triển khai hệ thống ERP, hãy thảo luận về cách tạo ngân sách chính xác cho dự án ERP của bạn. Các bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn trong quá trình lập ngân sách:

Bước 1: Xác định phạm vi dự án của bạn

Bắt đầu bằng cách xác định phạm vi dự án triển khai ERP của bạn. Xác định rõ ràng mục tiêu, mục tiêu và yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Xác định mô-đun ERP nào (Kế toán, CRM, chuỗi cung ứng, bán hàng, quản lý kho,…) và các chức năng cần thiết cho quy trình kinh doanh của bạn. 

Hãy xem xét các yếu tố sau:

• Số lượng người dùng sẽ truy cập vào hệ thống 
• Mức độ tùy chỉnh cần thiết
• Bất kỳ sự tích hợp nào với các hệ thống bên ngoài

Bước 2: Tiến hành đánh giá nhu cầu

Tiến hành đánh giá nhu cầu toàn diện để hiểu các yêu cầu và thách thức cụ thể của tổ chức bạn. Tương tác với các bên liên quan chính và trưởng bộ phận để thu thập thông tin chi tiết và ý kiến ​​đóng góp có giá trị. Xác định các điểm yếu, điểm nghẽn và các lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình kinh doanh hiện tại của bạn. 

Đánh giá này sẽ giúp bạn xác định phạm vi và quy mô triển khai ERP và cung cấp nền tảng để ước tính chi phí phần mềm ERP của bạn.

Bước 3: Nghiên cứu các nhà cung cấp ERP và mô hình định giá

Nghiên cứu các nhà cung cấp ERP khác nhau và mô hình định giá của họ để hiểu các tùy chọn có sẵn cho bạn. Khi nghiên cứu các nhà cung cấp ERP, hãy xem xét các yếu tố sau: 

• Danh tiếng của người bán
• Chức năng của hệ thống ERP của họ
• Mức độ hỗ trợ khách hàng mà họ cung cấp 

So sánh các mô hình định giá, bao gồm các mô hình dựa trên đăng ký và cấp phép vĩnh viễn, để xác định tùy chọn nào phù hợp nhất với ngân sách và nhu cầu dài hạn của bạn.

Bước 4: Ước tính chi phí thực hiện

Dựa trên phạm vi dự án, đánh giá nhu cầu của bạn và nhà cung cấp giải pháp ERP đã chọn, hãy ước tính chi phí triển khai ERP. Hãy xem xét các yếu tố sau khi ước tính chi phí thực hiện:

• Phí cấp phép phần mềm
• Chi phí tùy chỉnh
• Chi phí đào tạo ERP tùy chỉnh
• Bất kỳ yêu cầu phần cứng hoặc phần mềm bổ sung nào

Hãy tham khảo ý kiến ​​của nhà cung cấp ERP mà bạn đã chọn để có được thông tin chính xác về giá cả và ngân sách nội bộ cho phù hợp.

Bước 5: Tính chi phí liên tục

Đừng quên tính đến các chi phí liên tục liên quan đến hệ thống ERP của bạn. Những chi phí này bao gồm:

• Phí đăng ký 
• Chi phí bảo trì và hỗ trợ 
• Các bản nâng cấp hoặc mô-đun bổ sung tiềm năng trong tương lai

Điều quan trọng là phải xem xét tác động tài chính lâu dài của việc triển khai ERP và đảm bảo rằng tổ chức của bạn có thể duy trì các chi phí này.

Bước 6: Xác định rủi ro và kế hoạch dự phòng

Xác định những rủi ro và thách thức tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến ngân sách triển khai ERP của bạn. Đánh giá khả năng xảy ra những rủi ro này và ước tính chi phí tiềm ẩn liên quan đến chúng. Xây dựng các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu những rủi ro này và đảm bảo rằng ngân sách của bạn sẽ đi đúng hướng ngay cả khi đối mặt với những thách thức bất ngờ.

Bước 7: Thường xuyên xem xét và điều chỉnh ngân sách của bạn

Trong suốt quá trình triển khai ERP, hãy thường xuyên xem xét và điều chỉnh ngân sách của bạn nếu cần. Theo dõi chi phí cài đặt ERP thực tế so với số tiền ngân sách của bạn và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. Thường xuyên liên lạc với nhóm dự án, các bên liên quan và nhà cung cấp ERP của bạn để đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được những hạn chế về ngân sách và có thể đưa ra quyết định sáng suốt.

Bằng cách làm theo các bước này và tiến hành nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng, bạn có thể tạo ngân sách triển khai ERP chính xác phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của tổ chức.

Phần kết luận

Triển khai phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một công việc quan trọng đòi hỏi phải lập kế hoạch, lập ngân sách cẩn thận và xem xét nhiều yếu tố khác nhau. Hiểu các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP, đánh giá các mô hình định giá và tính toán các chi phí ẩn là những bước thiết yếu trong việc xây dựng ngân sách ERP chính xác. Bằng cách áp dụng cách tiếp cận chiến lược và toàn diện trong việc lập ngân sách, tổ chức của bạn có thể đảm bảo triển khai ERP thành công và tiết kiệm chi phí, phù hợp với mục tiêu và yêu cầu kinh doanh.

Hãy nhớ rằng, việc triển khai ERP của mọi tổ chức sẽ có những cân nhắc về chi phí riêng. Điều quan trọng là phải tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng, tham khảo ý kiến ​​của đối tác triển khai ERP và điều chỉnh ngân sách phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của bạn. Với việc lập kế hoạch và lập ngân sách cẩn thận, bạn có thể đưa tổ chức của mình đi đến thành công khi triển khai ERP và gặt hái những lợi ích từ hoạt động hợp lý, nâng cao năng suất và cải thiện khả năng ra quyết định.

Asiasoft là một doanh nghiệp chuyên tư vấn và triển khai phần mềm doanh nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi tận dụng chuyên môn đặc biệt của mình trong lĩnh vực triển khai ERP, đem đến cho khách hàng sự đồng hành với một đối tác có kinh nghiệm và chuyên sâu.

Với kiến thức rộng lớn và chiến lược thực hiện được, chúng tôi cam kết mang đến trải nghiệm triển khai phần mềm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi không chỉ tập trung vào việc triển khai ERP một cách hiệu quả mà còn hướng tới việc giúp tổ chức của bạn thực sự hiểu rõ và hưởng lợi từ ứng dụng công nghệ doanh nghiệp hiện đại. Mục tiêu cuối cùng của chúng tôi là đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn không chỉ tiếp cận được công nghệ mới mẻ mà còn thấy rõ những kết quả tích cực và bền vững trong quá trình triển khai.