Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và biến động, việc nắm bắt và đánh giá chính xác hiệu suất công ty là một yếu tố sống còn để đạt được thành công. Báo cáo kinh doanh chính là công cụ giúp các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp thực hiện điều này. Đây không chỉ là một tài liệu tổng hợp số liệu mà còn là nguồn thông tin quý báu giúp phân tích và đưa ra các quyết định chiến lược. Vậy báo cáo kinh doanh là gì và nó bao gồm những yếu tố nào? Hãy cùng AsiaSoft tìm hiểu chi tiết trong phần thân bài dưới đây.

1. Báo cáo kinh doanh là gì?

Báo cáo kinh doanh là một tài liệu có cấu trúc cung cấp thông tin chi tiết về các khía cạnh khác nhau của hiệu suất công ty. Đây là một công cụ thiết yếu cho các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp để đánh giá hiệu quả, hiệu lực và sức khỏe tổng thể của tổ chức họ. Các báo cáo kinh doanh có thể khác nhau về độ dài và độ phức tạp, nhưng chúng thường bao gồm các yếu tố chính như tóm tắt điều hành, mục tiêu kinh doanh, phân tích tài chính và đánh giá hiệu suất.

2. Thành phần cơ bản của  báo cáo kinh doanh

Mục đích cơ bản của báo cáo hiệu suất là đo lường hiệu suất chung của doanh nghiệp: từ chiến lược quản lý đến xử lý hàng tồn kho và hệ thống hoạt động hàng ngày. Do đó, báo cáo hiệu kinh doanh thường bao gồm:

• Tóm tắt điều hành: Tài liệu này trình bày tổng quan về hiệu suất kinh doanh trong mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Đây là bản tóm tắt thông tin quan trọng nhất mà báo cáo đầy đủ sẽ thảo luận chi tiết.
• Mục tiêu và mục đích kinh doanh: Xác định những mục tiêu đó là gì và liệu doanh nghiệp có bám sát vào chúng và thực hiện thành công tuyên bố sứ mệnh cốt lõi của công ty hay không.
• Hiệu quả: Công ty hoạt động tốt như thế nào – chi phí liên quan đến hoạt động và các hệ thống, quy trình hiện có để thực hiện các trách nhiệm hàng ngày.
• Tình hình tài chính của công ty: Tình hình dòng tiền và doanh thu của công ty.
• So sánh ngành: Minh họa mức độ hoạt động của công ty so với các đối thủ cạnh tranh và thị trường liên quan.
• Phân tích: Sử dụng thông tin đã tìm hiểu về công ty để đặt ra các mục tiêu trong tương lai nhằm cải thiện quy trình, hợp lý hóa hoạt động, quản lý tài chính, quy trình làm việc và hiệu suất chung.

Bằng cách đo lường sản lượng của doanh nghiệp và phân tích cách thức doanh nghiệp hoạt động, chủ sở hữu và nhà quản lý có thể xác định nơi họ có thể cải thiện quy trình và hệ thống của mình để đạt được thành công lớn hơn. Để làm được điều này, trước tiên, chủ doanh nghiệp sẽ cần triển khai các quy trình và phép đo hiệu suất vào doanh nghiệp của mình để thu thập dữ liệu cần thiết.

Quản lý hiệu suất này là một biến thể của quản lý dự án mà nhiều doanh nghiệp sẽ sử dụng để điều hành công ty của họ. Một trong nhiều cách để cải thiện quản lý hiệu suất và thu thập thông tin cần thiết cho báo cáo là sử dụng phần mềm kế toán. Phần mềm này có thể tự động theo dõi thông tin tài chính và tạo báo cáo để phân tích.

3. Vai trò của báo cáo kinh doanh với doanh nghiệp

Hiểu được hiệu suất kinh doanh so với các mục tiêu là chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp thành công. Các doanh nghiệp phải liên tục đánh giá và báo cáo các mục tiêu của mình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, bạn cần đo lường và báo cáo các thông số như mức độ hài lòng của khách hàng, doanh số, chi phí, lợi nhuận và tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho.

Sau đây là một số lý do chính khiến các công ty cần tập trung vào báo cáo kinh doanh:

3.1. Đánh giá chuẩn

Đánh giá chuẩn khuyến khích doanh nghiệp cởi mở với các phương pháp mới để cải thiện hiệu quả và năng suất đồng thời nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Báo cáo hiệu suất cung cấp dữ liệu thiết yếu giúp phân tích và xác định các cơ hội mới, loại bỏ phỏng đoán và cung cấp giải pháp cho các vấn đề cụ thể.

3.2. Giám sát lực lượng lao động

Việc sử dụng các chỉ số hiệu suất chính giúp kiểm soát hành vi của nhân viên và xác định hiệu suất của họ. Các nhà quản lý có thể đặt ra mục tiêu và sau đó đánh giá việc đạt được mục tiêu. Khi có vấn đề, phản hồi được cung cấp để loại bỏ các sai lệch và cải thiện sự tuân thủ.

Điều này cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp mở rộng quy trình kinh doanh và tăng cường sự gắn kết giữa cấp dưới và người sử dụng lao động.

3.3. Chuẩn bị báo cáo bên ngoài

Các doanh nghiệp thường phải lập báo cáo để tuân thủ các quy định. Báo cáo này có thể là bắt buộc như báo cáo thường niên hoặc có thể là tự nguyện để tăng cường trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Báo cáo hiệu suất hỗ trợ việc lập báo cáo kinh doanh bên ngoài.

3.4. Nâng cao hiệu suất kinh doanh

Vì báo cáo hiệu suất cung cấp thông tin theo thời gian thực về hiệu suất của doanh nghiệp, nên nó có thể được sử dụng để định hình lại các giả định chiến lược và đặt ra các mục tiêu thực tế và có thể đạt được. Các mục tiêu này sẽ cải thiện tinh thần của nhân viên và dẫn đến tăng năng suất và lợi nhuận.

3.5. Cải thiện giao tiếp

Bằng cách tập trung vào các cơ hội bán hàng, báo cáo hiệu suất cải thiện hiểu biết về khách hàng. Các báo cáo giúp chủ doanh nghiệp hiểu được nhu cầu của người tiêu dùng. Nó cũng giúp các nhà đầu tư hiểu được tình trạng hiện tại của hiệu suất kinh doanh và hướng đi của nó.

4. 3 loại báo cáo kinh doanh cơ bản hiện nay

Bạn có thể tạo báo cáo kinh doanh cho bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của mình, nhưng sau đây là ba loại báo cáo đặc biệt hữu ích:

4.1. Báo cáo bán hàng

Doanh số là mạch máu của doanh nghiệp bạn. Báo cáo doanh số giúp bạn phân tích xu hướng về khối lượng bán hàng theo thời gian để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tốt. Bạn có thể tạo các báo cáo này bất kỳ lúc nào để xem liệu có cần điều chỉnh chiến lược bán hàng hay không. 

Một số ví dụ phổ biến là tóm tắt doanh số, xu hướng bán hàng và báo cáo doanh số mặt hàng. Nếu bạn sử dụng Asia Enterprise để xử lý thanh toán, bạn có thể tải xuống nhiều báo cáo bán hàng khác nhau từ Bảng điều khiển Asia Enterprise của mình. Các báo cáo có thể tải xuống bao gồm tóm tắt doanh số, xu hướng bán hàng, báo cáo lao động so với doanh số, doanh số mặt hàng, doanh số danh mục, và nhiều hơn nữa.

4.2. Báo cáo hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là các chức năng hàng ngày của nhiều doanh nghiệp. Báo cáo hàng tồn kho được cập nhật thường xuyên sẽ cung cấp cho bạn phân tích cập nhật về hàng tồn kho hiện có. Chúng hữu ích để hiểu nhu cầu bổ sung hàng tồn kho, hỗ trợ quá trình đối chiếu và xác định nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai.

Một số ví dụ về báo cáo hàng tồn kho là báo cáo xếp hạng hàng tồn kho, xếp hạng sản phẩm theo biên lợi nhuận gộp và báo cáo tồn kho dựa trên khối lượng bán hàng.

4.3. Báo cáo tiền lương

Với tư cách là chủ doanh nghiệp, nguồn lực giá trị nhất của bạn chính là nhóm của bạn. Báo cáo bảng lương cho phép bạn xem tất cả các chi tiết về tiền lương, tổng số tiền của nhân viên, phiếu lương của nhân viên hoặc tổng số tiền của công ty trong một khoảng thời gian đã chọn. 

Ngoài các báo cáo này, bạn có thể cần biên soạn các báo cáo kinh doanh khác để giúp nhân viên có cái nhìn tốt hơn về doanh nghiệp. Các báo cáo này có thể bao gồm báo cáo thường niên để cho thấy công ty đã đạt được những gì trong năm qua, báo cáo tiếp thị, báo cáo phương tiện truyền thông xã hội, và nhiều hơn nữa.

5. Làm thế nào để đo lường hiệu suất của một công ty?

Làm thế nào để phân tích hiệu suất kinh doanh và các báo cáo này hỗ trợ các số liệu như thế nào? Những quy trình, tính năng, hoạt động và số liệu chính nào cần thiết để tạo ra các báo cáo này? Dưới đây là một số phương pháp và công cụ bạn có thể sử dụng trong báo cáo của mình để đo lường và đánh giá chính xác hiệu suất kinh doanh.

5.1. Các chỉ số hiệu suất chính

Một trong những phép đo quan trọng nhất trong báo cáo kinh doanh là các chỉ số hiệu suất chính (KPI). KPI giúp đo lường các yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp, được đánh giá qua báo cáo này.

Mỗi KPI cần đi kèm với một mục tiêu hoặc đích đến cụ thể; đó là mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn đang hướng tới. Sử dụng các chỉ số hiệu suất chính để đo lường và theo dõi hiệu suất bằng cách đặt ra và hướng tới những mục tiêu này.

5.2. Đánh giá chuẩn

Báo cáo hiệu suất sẽ sử dụng các chuẩn mực như một phương tiện để thiết lập và đo lường các mục tiêu. Chuẩn mực tương tự như phân tích đối thủ cạnh tranh, vì nó so sánh hiệu suất của doanh nghiệp bạn với các công ty khác trong ngành. Sử dụng chuẩn mực để xác định vị trí của bạn trong ngành và nơi bạn vượt trội hoặc cần cải thiện so với đối thủ.

5.3. Phân tích tài chính nhanh

Quản lý hiệu suất cũng bao gồm quản lý tài chính doanh nghiệp. Tài chính của công ty bạn thể hiện mức độ hoạt động của công ty. Các chứng từ và số liệu kế toán minh họa mức độ sinh lời và thành công của công ty.

Do đó, báo cáo tài chính của doanh nghiệp nên được phân tích như một phần của báo cáo kinh doanh. Kiểm tra doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn bằng cách sử dụng báo cáo thu nhập và dòng tiền trong quá khứ cùng với báo cáo lưu chuyển tiền tệ để hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh trong tương lai.

5.4. Giám sát lực lượng lao động

Những báo cáo hiệu suất này có thể giúp ích cho cả nhân viên và ban quản lý. Nhóm quản lý có thể sử dụng KPI và mục tiêu để thiết lập và đo lường hiệu quả làm việc của lực lượng lao động, xác định mức độ hiệu quả và các khu vực cần cải thiện trong các quy trình hàng ngày và sản lượng bán hàng. Những báo cáo này cũng có thể giúp đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với nhóm của bạn.

Việc chủ sở hữu hoặc người quản lý làm việc cùng với nhân viên cũng có thể xây dựng động lực làm việc nhóm, cải thiện giao tiếp và củng cố mối quan hệ làm việc giữa mọi người.

6. Sử dụng Asia Enterprise để báo cáo kinh doanh 

6.1. Sử dụng Asia Enterprise để báo cáo kinh doanh

Báo cáo hiệu suất kinh doanh rất quan trọng để quản lý hiệu quả. Nó giúp đánh giá hiệu quả và sức khỏe tổng thể của công ty. Sử dụng nền tảng Asia Enterprise có thể nâng cao chất lượng và hiệu quả của báo cáo hiệu suất.

Asia Enterprise cung cấp các công cụ để đơn giản hóa và tối ưu hóa quá trình báo cáo, giúp thu thập, phân tích và trình bày dữ liệu hiệu suất một cách dễ dàng. Dưới đây là những lợi ích của việc sử dụng Asia Enterprise:

6.2. Thu thập và tích hợp dữ liệu

Asia Enterprise tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như bán hàng, tài chính và hàng tồn kho vào một nền tảng duy nhất, giảm thời gian và công sức thu thập dữ liệu.

6.3. Phân tích dữ liệu thời gian thực

Khả năng phân tích dữ liệu thời gian thực giúp đưa ra các quyết định kịp thời, cho phép nhận biết nhanh các vấn đề và cơ hội, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi thị trường.

6.4. Báo cáo tùy chỉnh

Tính năng báo cáo tùy chỉnh giúp doanh nghiệp tạo các báo cáo tập trung vào các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và mục tiêu tổ chức, đảm bảo thông tin được trình bày dễ hiểu.

6.5. Cải thiện hợp tác và giao tiếp

Asia Enterprise thúc đẩy hợp tác và giao tiếp tốt hơn thông qua các báo cáo chia sẻ, tạo ra văn hóa minh bạch và trách nhiệm.

6.6. Đánh giá đối chiếu và phân tích cạnh tranh

Nền tảng hỗ trợ đánh giá đối chiếu và phân tích cạnh tranh, giúp doanh nghiệp so sánh hiệu suất với tiêu chuẩn ngành và đối thủ cạnh tranh, xác định các lĩnh vực mạnh và cơ hội cải thiện.

6.7. Ra quyết định nâng cao

Các khả năng báo cáo và phân tích của Asia Enterprise dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn, hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược và điều chỉnh hoạt động, cải thiện kết quả kinh doanh và tăng cường hiệu quả.

Sử dụng Asia Enterprise cho báo cáo kinh doanh mang lại nhiều lợi ích có thể thay đổi cách các doanh nghiệp quản lý và đánh giá hoạt động của họ. Từ việc thu thập dữ liệu nâng cao và phân tích thời gian thực đến tính năng báo cáo tùy chỉnh và hợp tác cải thiện, nền tảng cung cấp các công cụ cần thiết cho quản lý hiệu suất hiệu quả. Bằng cách tận dụng Asia Enterprise, các doanh nghiệp có thể có cái nhìn sâu sắc hơn về hiệu suất của họ, đưa ra quyết định thông tin và đạt được thành công lớn hơn trong các thị trường tương ứng của họ.