Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng phức tạp và yêu cầu cao về tính chính xác, phần mềm tính lương đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Đây là giải pháp tại chỗ hoặc trên nền tảng đám mây giúp quản lý, duy trì và tự động hóa việc thanh toán cho nhân viên. Được tích hợp và cấu hình đúng cách, phần mềm tính lương không chỉ giúp các tổ chức tuân thủ luật thuế và các quy định tài chính mà còn giảm chi phí vận hành. Điều này giúp các nhóm nhân sự (HR) giải phóng khỏi các nhiệm vụ thường lệ để tập trung vào lập kế hoạch, lập ngân sách và các sáng kiến kinh doanh quan trọng khác. 

Vậy phần mềm tính lương hoạt động như thế nào và tại sao nó lại được các tổ chức tin dùng? Chúng ta sẽ cùng Asiasoft tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Tìm hiểu về phần mềm tính lương 

Phần mềm tính lương là giải pháp tại chỗ hoặc trên nền tảng đám mây giúp quản lý, duy trì và tự động hóa việc thanh toán cho nhân viên. Phần mềm tính lương mạnh mẽ, tích hợp và được cấu hình đúng cách có thể giúp các tổ chức ở mọi quy mô duy trì việc tuân thủ luật thuế và các quy định tài chính khác, đồng thời giảm chi phí. Điều này giúp các nhóm nhân sự (HR) giải phóng khỏi các nhiệm vụ thường lệ để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch, lập ngân sách và các sáng kiến kinh doanh khác.

2. Phần mềm tính lương hoạt động như thế nào?

Phần mềm tính lương tích hợp với các hệ thống kinh doanh cốt lõi khác để đảm bảo rằng nhân viên nhận được khoản bồi thường chính xác, đúng hạn theo cách phù hợp như gửi tiền trực tiếp, séc hoặc thẻ thanh toán. Nhân viên thường có thể truy cập phần mềm để chỉnh sửa thông tin cá nhân, tùy chọn thanh toán và các chi tiết khác.

Đối với người sử dụng lao động, hệ thống bảng lương cần phải đáng tin cậy, dễ cấu hình và đủ linh hoạt để quản lý và tự động hóa các khoản thanh toán cho người lao động bao gồm nhân viên hưởng lương và theo giờ, nhân viên tạm thời và làm việc theo hợp đồng,… tại các địa điểm khác nhau trên toàn thế giới. Hệ thống bảng lương phải đơn giản hóa các nhiệm vụ, giúp nhân viên dễ dàng quản lý các quy tắc phức tạp, luồng bảng lương và danh sách kiểm tra, đồng thời duy trì việc tuân thủ luật thuế và các quy định tài chính khác.

3. Tại sao các tổ chức sử dụng phần mềm tính lương?

Hàng triệu tổ chức trên toàn thế giới dựa vào phần mềm tính lương để hợp lý hóa và quản lý tiền lương của nhân viên và đảm bảo:

• Tính kịp thời và chính xác. Đặc biệt là với các vụ sáp nhập và mua lại, tuyển dụng mới và thay đổi quy định, việc thanh toán cho nhân viên có thể phức tạp và tốn thời gian. Với phần mềm tính lương, các tổ chức có thể chắc chắn rằng nhân viên được trả đúng số tiền và đúng hạn, mọi lúc, giúp xây dựng lòng tin và sự tự tin của nhân viên.
• Minh bạch. Đối với hầu hết các tổ chức, chi phí nhân sự là khoản chi phí cao nhất. Phần mềm tính lương tích hợp với các ngành kinh doanh khác, chẳng hạn như tài chính và kế toán, cung cấp tính minh bạch giúp các tổ chức duy trì ngân sách, tạo báo cáo kịp thời và lập kế hoạch cho tương lai.
• Linh hoạt để thích ứng và mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp thay đổi, phần mềm tính lương giúp dễ dàng thích ứng. Ví dụ, khi một văn phòng mở ở một khu vực mới có thuế và quy định khác, phần mềm sẽ tự động kết hợp các quy tắc mới, do đó không cần phải nhập dữ liệu cho từng nhân viên.
• Nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ cấp cao. So với các giải pháp thay thế thủ công và lỗi thời, phần mềm tính lương có thể giúp các tổ chức tiết kiệm hàng giờ mỗi tháng thời gian đó có thể dành cho các sáng kiến kinh doanh quan trọng khác.

4. Lợi ích của phần mềm tính lương trên nền tảng đám mây là gì?

Nếu công ty của bạn chưa quen với việc trả lương trực tuyến, đây là bảy lý do thuyết phục để bạn xem xét chuyển đổi. Áp dụng các giải pháp trả lương trực tuyến không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo mật cho doanh nghiệp của bạn.

4.1. Phần mềm tính lương dựa trên đám mây cải thiện tốc độ và độ chính xác

Có rất ít điều quan trọng hơn đối với nhân viên của bạn so với việc trả lương đúng hạn và chính xác. Tuy nhiên, đối với nhiều phòng nhân sự và bảng lương, việc thực hiện bảng lương thường là một công việc bận rộn, yêu cầu sự tham gia của tất cả mọi người.

Phần mềm tính lương đám mây được thiết kế để giảm bớt sự phiền phức trước khi tính lương. Hầu hết đều cung cấp giao diện thân thiện, trực quan và điều hướng dễ hiểu. Và có lẽ quan trọng hơn, vì nhiều tính năng được tự động hóa nên các tính toán thủ công được loại bỏ, loại bỏ lỗi, sự dư thừa và giải pháp thay thế gây khó khăn cho các chủ lao động vẫn đang vật lộn với phần mềm tính lương tại chỗ cũ.

4.2. Phần mềm tính lương đám mây cung cấp giải pháp tính lương trực tuyến

Ngày nay, công việc thực tế thường được thực hiện bên ngoài văn phòng. Một trong những lợi ích lớn của dịch vụ tính lương trên nền tảng đám mây là bộ phận nhân sự và nhân viên thực địa có thể chỉnh sửa và phê duyệt bảng lương từ bất kỳ thiết bị nào, vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày.

Đây là một lợi thế lớn cho các công ty có nhiều máy trạm ở các múi giờ khác nhau. Nó cũng có lợi cho nhân viên thực địa, vì họ có thể xem xét và phê duyệt thẻ chấm công, trả lời các yêu cầu nghỉ phép có lương ngay từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ.

4.3. Phần mềm tính lương dựa trên đám mây cung cấp bảo mật cho dữ liệu tính lương

Một số nhà tuyển dụng lo ngại về tính bảo mật của phần mềm tính lương trên nền tảng đám mây, nhưng dữ liệu được lưu trữ trên đám mây thường an toàn hơn nhiều so với dữ liệu được lưu trữ tại chỗ. Khi dữ liệu tính lương của bạn được lưu trữ trên máy chủ tại chỗ, dữ liệu này dễ bị ảnh hưởng bởi thiên tai, hỏa hoạn và thậm chí là các lỗi kỹ thuật lớn.

Các nhà cung cấp dịch vụ tính lương dựa trên đám mây đầu tư nguồn lực khổng lồ vào bảo mật dữ liệu và cơ sở hạ tầng. Ngoài ra, dữ liệu được mã hóa và bảo mật cẩn thận.

Tuy nhiên, khi so sánh các biện pháp bảo mật của nhà cung cấp dữ liệu bảng lương, bạn nên chú ý những điều sau:

• Dữ liệu phải được lưu trữ trên đám mây riêng.
• Thời gian hoạt động được đảm bảo của máy chủ phải cao (gần 100%).
• Máy chủ của nhà cung cấp phải được đặt tại các trung tâm dữ liệu được chứng nhận hàng đầu và được giám sát 24/7.
• Dữ liệu phải được mã hóa bằng giao thức an toàn.

4.4. Phần mềm tính lương dựa trên đám mây có thể mở rộng cho doanh nghiệp của bạn

Không giống như phần mềm tính lương tại chỗ, hệ thống tính lương trên nền tảng đám mây có khả năng mở rộng. Nếu công ty của bạn quản lý lực lượng lao động theo mùa, thay đổi hoặc tăng trưởng, đây là một lợi thế rất lớn.

Vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc vượt quá khả năng hoặc phải trả nhiều hơn mức cần thiết. Với phần mềm tính lương dựa trên đám mây, bạn thường chỉ phải trả cho khả năng bạn sử dụng trong một chu kỳ thanh toán nhất định.

4.5. Phần mềm tính lương đám mây cung cấp dịch vụ tính lương tự phục vụ cho nhân viên

Cổng thông tin tự phục vụ dành cho nhân viên mang lại lợi ích đáng kể cho mọi người liên quan trong công ty: nhân viên, quản lý, quản lý nhân sự và tiền lương.

Cổng thông tin tự phục vụ cho phép nhân viên truy cập vào dữ liệu HR và bảng lương của họ ở mọi nơi, mọi lúc. Từ thiết bị di động cá nhân, họ có thể xem phiếu lương và phúc lợi, nộp đơn xin PTO, cập nhật thông tin liên lạc,… Điều này không chỉ có lợi cho nhân viên mà còn giải phóng các nhà quản lý và nhân viên HR, những người nếu không sẽ phải trả lời các yêu cầu đến này, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

4.6. Phần mềm tính lương dựa trên đám mây giúp giảm chi phí hoạt động

Các giải pháp tính lương trực tuyến mang lại lợi tức đầu tư cao hơn so với phần mềm tại chỗ. Không cần mua và bảo trì máy chủ, không cần thiết lập vật lý và không cần mua nâng cấp. Người sử dụng lao động tiết kiệm được cả chi phí ban đầu và chi phí định kỳ.

Ngoài ra, các bản cập nhật được nhà cung cấp SaaS xử lý dễ dàng. Không có thời gian ngừng hoạt động kéo dài, nhóm CNTT nội bộ có thể tập trung vào các ưu tiên khác và nhân viên được hưởng lợi khi chạy bảng lương trên đám mây với phiên bản phần mềm mới nhất.

4.7. Phần mềm tính lương trên nền tảng đám mây giúp tuân thủ thuế

Phần mềm tính lương loại bỏ phức tạp về thuế và quy định, đảm bảo thanh toán chính xác, khấu trừ thuế địa phương, và tự động điều chỉnh khi nhân viên hoặc văn phòng thay đổi. Trong sáp nhập và mua lại, thông tin nhân viên có thể chuyển giao dễ dàng và thanh toán một lần tự động tạo.

Tích hợp và tự động hóa hệ thống tính lương đơn giản hóa việc chuẩn bị và kiểm toán thuế. Phần mềm tích hợp cung cấp chế độ xem duy nhất, cập nhật về thông tin nội bộ và thuê ngoài, cho phép dễ dàng giám sát sự khác biệt. Tự động hóa nâng cao độ chính xác của dữ liệu kiểm toán và tuân thủ luật thuế.

Hệ thống tính lương dựa trên đám mây cung cấp bảo mật cao, giúp tuân thủ. Tự động hóa giúp ngăn ngừa và xác định lỗi trong quy trình thủ công. Xác thực dựa trên quy tắc và vai trò tăng cường bảo mật bằng cách hạn chế quyền truy cập thông tin nhạy cảm.

5. Tiêu chí khi lựa chọn một phần mềm tính lương 

Bảng lương có thể phức tạp, đối với cả tổ chức và nhân viên. Do đó, điều cần thiết là phần mềm tính lương phải dễ sử dụng, có giao diện đơn giản, nhất quán và an toàn mà nhân viên và nhân viên tính lương có thể truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau.

Người quản lý bảng lương phải có thể cấu hình hệ thống mà không cần mã hóa hoặc gọi trợ giúp từ các chuyên gia CNTT. Phần mềm phải có các phương pháp hay nhất và các công thức được khuyến nghị tích hợp sẵn, hướng dẫn nhân viên không chuyên về kỹ thuật thực hiện một vài bước đơn giản để cấu hình hệ thống theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Điều quan trọng là phải tìm kiếm phần mềm tính lương có tích hợp trí tuệ kinh doanh và các tính năng báo cáo giúp đơn giản hóa việc quản lý nhân tài và nơi làm việc, lập ngân sách và các quy trình chiến lược khác. Với sự phức tạp ngày càng tăng liên quan đến việc sáp nhập và mua lại, cũng như số lượng nhân viên làm việc từ xa, nhân viên làm việc theo hợp đồng và các dự án một lần, điều quan trọng là các hệ thống tính lương phải cung cấp khả năng hiển thị sâu và hỗ trợ cho trí tuệ kinh doanh.

Các tổ chức cần chọn một hệ thống tính lương bảo vệ dữ liệu nhạy cảm khỏi các cuộc tấn công từ bên trong hoặc bên ngoài. Người quản lý và nhân viên tính lương chỉ nên truy cập vào dữ liệu cần thiết. Xác thực dựa trên quy tắc và vai trò là cần thiết để bảo vệ tổ chức và nhân viên.

6. Phần mềm tính lương của Asiasoft cho doanh nghiệp của bạn

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, hiệu quả của việc xử lý lương là rất quan trọng để duy trì sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các luật thuế và các quy định tài chính khác. Phần mềm tính lương của Asiasoft xuất hiện như một giải pháp toàn diện nhằm tối ưu hóa và tự động hóa các chức năng tính lương để đáp ứng nhu cầu động của các doanh nghiệp hiện đại.

6.1. Các chức năng cốt lõi của phần mềm tính lương của Asiasoft

Phần mềm tính lương của Asiasoft tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh cốt lõi khác để đảm bảo rằng nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn. Sự tích hợp này mở rộng ra các phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm chuyển khoản trực tiếp, séc và thẻ thanh toán. Phần mềm cho phép nhân viên truy cập và cập nhật thông tin cá nhân, tùy chọn thanh toán và các chi tiết liên quan khác thông qua giao diện thân thiện với người dùng.

6.2. Lợi ích cho nhà tuyển dụng

Đối với nhà tuyển dụng, hệ thống tính lương của Asiasoft được thiết kế để đáng tin cậy, có thể cấu hình và linh hoạt đủ để xử lý thanh toán cho tất cả các loại nhân viên, bao gồm nhân viên làm theo lương, theo giờ, tạm thời và hợp đồng. Hệ thống đơn giản hóa các nhiệm vụ tính lương phức tạp, giúp nhân viên nhân sự dễ dàng quản lý các quy tắc phức tạp, quy trình tính lương và danh sách kiểm tra trong khi vẫn tuân thủ các luật thuế và các quy định tài chính khác.

6.3. Nâng cao hiệu quả tổ chức

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm tính lương của Asiasoft là khả năng nâng cao hiệu quả tổ chức. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ tính lương thường xuyên, phần mềm giải phóng các đội nhân sự để tập trung vào các hoạt động cấp cao hơn như lập kế hoạch chiến lược và lập ngân sách. Phần mềm đảm bảo thanh toán đúng hạn và chính xác, tạo niềm tin và sự tự tin trong nhân viên, điều này có thể cải thiện tinh thần và năng suất đáng kể.

6.4. Bảo mật cao cấp và tuân thủ

Bảo mật là một mối quan tâm quan trọng cho bất kỳ hệ thống tính lương nào, và phần mềm của Asiasoft xuất sắc trong lĩnh vực này. Nó đảm bảo rằng chỉ có nhân viên được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm, do đó ngăn ngừa các giao dịch trái phép và lỗi. Phần mềm tự động điều chỉnh theo các luật thuế và quy định khác nhau, giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các yêu cầu địa phương, khu vực và liên bang.

6.5. Thông tin và báo cáo theo thời gian thực

Phần mềm tính lương của Asiasoft cung cấp thông tin theo thời gian thực và các tính năng báo cáo nâng cao có thể dễ dàng chuyển đổi thành biểu đồ và đồ thị để ra quyết định điều hành. Khả năng này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp mong muốn phát triển ngân sách và dự báo chính xác. Bằng cách tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, phần mềm cung cấp cái nhìn toàn diện về chi phí lao động và doanh thu, cho phép các quyết định chiến lược được thông tin tốt hơn.

6.6. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Khi doanh nghiệp phát triển và thay đổi, phần mềm tính lương của Asiasoft cung cấp sự linh hoạt để thích ứng. Cho dù mở một văn phòng mới tại một khu vực thuế khác hay mở rộng quy mô hoạt động, phần mềm tự động kết hợp các quy tắc mới, giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ công. Khả năng mở rộng này đảm bảo rằng hệ thống tính lương vẫn hiệu quả và có tổ chức, bất kể sự phức tạp của quy trình tính lương.

>>> Xem ngay: ASIA HRM – Phần mềm quản lý nhân sự tính lương => Cải thiện và tối ưu quy trình tuyển dụng lên tới 90%

Kết luận

Phần mềm tính lương là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp hiện đại, giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán lương, đảm bảo tính chính xác và kịp thời, đồng thời tuân thủ các quy định tài chính. Với khả năng tích hợp linh hoạt, bảo mật cao và cung cấp thông tin theo thời gian thực, phần mềm tính lương không chỉ giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự mà còn nâng cao hiệu quả tổ chức. Sử dụng phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động chiến lược, từ đó phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả trong thị trường.