Quản lý dự án so với quản lý tác vụ nghe có vẻ giống nhau nhưng với các chuyên gia quản trị dự án thì đây là 2 thuật ngữ hoàn toàn khác biệt.

Hiểu cách quản lý dự án và quản lý tác vụ khác nhau như thế nào? Và phương pháp cùng hợp tác để đạt được một mục tiêu cụ thể là một bước quan trọng trong năng suất và hiệu quả. Vì vậy hãy cùng Asia Soft so sánh xem sự khác biệt của quản trị dự án với quản lý tác vụ là gì ngay trong bài viết hôm nay nha!

1. Định nghĩa quản lý dự án và quản lý tác vụ

1.1. Quản lý dự án 

Quản lý dự án là quá trình điều hành, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một dự án nhằm đạt được mục tiêu đã định. Quản trị dự án nhằm đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả và đúng tiến độ, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.

Quản lý dự án đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo, quản lý thời gian, quản lý nguồn lực, giao tiếp, giải quyết vấn đề, quản lý rủi ro và khả năng làm việc nhóm. Mục tiêu chính của quản trị dự án là đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt được chất lượng và hiệu suất mong đợi, và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

1.2. Quản lý tác vụ 

Quản lý tác vụ (task management) là quá trình tổ chức, theo dõi và quản lý các tác vụ và hoạt động trong một dự án hoặc công việc cụ thể. Nó tập trung vào việc phân chia công việc thành các tác vụ nhỏ hơn, xác định thời hạn hoàn thành, phân công người thực hiện, và theo dõi tiến độ để đảm bảo các tác vụ được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả.

Quản lý tác vụ bao gồm các hoạt động như lập lịch, phân công, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, ưu tiên hóa công việc, xác định các phụ trách và người chịu trách nhiệm, cung cấp hỗ trợ và tài nguyên cần thiết, và đánh giá kết quả.

Mục tiêu của quản lý tác vụ là tăng cường sự tổ chức, hiệu quả và hiệu suất trong việc thực hiện các tác vụ. Nó giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn, giúp quản lý và nhân viên có cái nhìn tổng quan về tiến trình và tiến bộ của công việc, và đảm bảo rằng tất cả các tác vụ cần thiết để hoàn thành dự án được thực hiện đầy đủ và đúng thứ tự.

2. So sánh sự khác biệt của quản lý dự án với quản lý tác vụ

Quản trị dự án và quản lý tác vụ giống nhau ở chỗ chúng đều là các quy trình quản lý được thiết lập để đạt được một mục tiêu cụ thể. Cả hai đều tuân theo một tập hợp các ý tưởng, các bước và nhiệm vụ nghiêm ngặt để đạt được đầu ra hoặc kết quả mong muốn, bất kể phạm vi.

Trong những điểm tương đồng này có sự khác biệt giữa quản lý dự án so với quản lý tác vụ như sau:

2.1. Phạm vi

Phạm vi của quản trị dự án quan trọng hơn nhiều so với quản lý tác vụ. 

Quản trị dự án tập trung vào việc điều hành, tổ chức và kiểm soát các hoạt động tổng thể của dự án. Nó liên quan đến quản lý mục tiêu, kế hoạch, nguồn lực, rủi ro và liên hệ với các bên liên quan.

Quản lý tác vụ tập trung vào việc phân chia công việc thành các tác vụ nhỏ hơn và quản lý tiến trình thực hiện các tác vụ đó. Nó tập trung vào việc xác định, phân công và theo dõi các tác vụ cụ thể trong một dự án hoặc công việc.

2.2. Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của quản trị dự án bao gồm lập kế hoạch, phân công nguồn lực, quản lý rủi ro, giám sát tiến độ, quản lý ngân sách và chi phí, quản lý chất lượng, quản lý cung ứng và quản lý quan hệ với khách hàng và các bên liên quan khác.

Nhiệm vụ của quản lý tác vụ là phân chia công việc thành các tác vụ nhỏ hơn, xác định thời hạn hoàn thành, phân công người thực hiện, và theo dõi tiến độ để đảm bảo các tác vụ được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả.

2.3. Tính phụ thuộc

Các dự án có quy mô lớn hơn so với tác vụ do đó, một dự án có thể được nhóm lại hoặc chia thành nhiều nhiệm vụ. Trong trường hợp này, các dự án phụ thuộc nhiều vào các nhiệm vụ. Bạn có thể đạt được thành công của một dự án khi tất cả các nhiệm vụ của nó được hoàn thành mà không gặp vấn đề gì.

2.4. Tài nguyên

Các dự án thường yêu cầu quy mô lớn hơn về các nguồn lực như ngân sách, thời gian và tài nguyên. Quy mô càng lớn thì phân bổ càng lớn. Mặt khác, các nhiệm vụ được phân bổ các phần ngân sách và lực lượng lao động nhỏ hơn và thường được hoàn thành trong thời gian ngắn hơn.

Mặc dù có sự khác biệt về nguồn lực cần thiết, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là vì nhiệm vụ là một phần của dự án nên nguồn lực của các nhiệm vụ này cũng đến từ nguồn lực được phân bổ cho toàn bộ dự án.

3. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án và công việc

Hợp tác nhóm, tổ chức và hiệu quả ủy quyền chỉ là những lý do mà các nhà quản lý nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ. Nhưng trước hết, hãy tìm hiểu xem phần mềm này làm được những gì và chúng mang lại lợi ích gì cho các nhà quản lý về lâu dài.

3.1. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc 

Phần mềm quản lý tác vụ giúp người dùng và các thành viên hợp lý hóa, ưu tiên và tổ chức các tác vụ liên quan đến một dự án cụ thể. Là một tập hợp con của quản lý dự án, các chức năng và tính năng của phần mềm quản lý tác vụ về cơ bản giống như phần mềm quản lý dự án.

• Hợp tác dễ dàng: Với nền tảng một cửa, người quản trị dự án có thể dễ dàng phân công và giám sát các nhiệm vụ được giao cho các thành viên mà không cần gửi email cho từng người một.
• Ưu tiên: Phần mềm quản lý tác vụ bao gồm một tính năng cho biết mức độ ưu tiên của các tác vụ. Điều này giúp các thành viên biết được nhiệm vụ nào cần được thực hiện trước. Nếu khối lượng công việc khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy chóng mặt, thì tính năng ưu tiên sẽ giúp họ tập trung và sắp xếp có tổ chức với một nhiệm vụ tại một thời điểm.
• Tập trung: Nếu có quá nhiều nhiệm vụ cho một dự án cụ thể, công cụ quản lý nhiệm vụ sẽ giúp các thành viên tập trung vào một mục tiêu hoặc nhiệm vụ tại một thời điểm. 

3.2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án so với phần mềm quản lý tác vụ

Người quản lý dự án không chỉ được giao một hoặc hai dự án tại một thời điểm nhất định. Hầu hết thời gian, mỗi người quản trị dự án xử lý một số dự án, khác nhau về quy mô và phạm vi.

Phần mềm quản trị dự án linh hoạt tốt nhất được thiết kế để giúp người quản trị dự án tổ chức và phân bổ nguồn lực cũng như khối lượng công việc cho một dự án cụ thể. Nó cho phép người quản trị dự án và các thành viên của nó trong:

• Hợp tác lập kế hoạch: Một quy trình dự án suôn sẻ bắt đầu với sự hợp tác tốt và chia sẻ ý tưởng từ các thành viên. Phần mềm quản lý dự án cho phép lập kế hoạch hợp tác trong một nền tảng để cho phép các thành viên trong nhóm trên toàn thế giới đưa ra ý tưởng cho sự thành công của dự án.
• Theo dõi tình trạng dự án: Phần mềm quản trị dự án cho phép người dùng lựa chọn trạng thái của dự án. Điều này giúp các thành viên trong nhóm biết được dự án đã đi được bao xa và mất bao lâu để hoàn thành nó.
• Quản lý tác vụ: Một thành phần thiết yếu của phần mềm quản trị dự án là khả năng quản lý các tác vụ của nền tảng. Với các tính năng quản lý tác vụ, người quản lý dự án có thể phân bổ nhiệm vụ và tài nguyên cho các thành viên trong nhóm một cách có tổ chức để tránh nhầm lẫn và phân bổ khối lượng công việc hiển thị (hoặc không hiển thị) cho các thành viên còn lại trong nhóm.
• Lập kế hoạch, lịch và quản lý thời gian: Một phần mềm quản trị dự án hiệu quả sẽ cho phép các thành viên trong nhóm tạo lịch hoạt động và lên lịch các cuộc họp để mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy.
• Theo dõi thời gian: Tính năng theo dõi thời gian là một công cụ hiệu quả để sử dụng cho người quản trị dự án đã là một phần của phần mềm quản lý dự án. Điều này giúp theo dõi số giờ làm việc của dự án, từng nhiệm vụ cụ thể và số giờ làm việc của từng thành viên trong một khoảng thời gian nhất định.
• Giao tiếp: Phần mềm quản trị dự án cho phép các thành viên giao tiếp trong toàn bộ nền tảng hoặc theo nhiệm vụ.
• Tài liệu: Bạn cũng có thể tải lên và sắp xếp các tệp bằng phần mềm quản lý dự án để giữ cho tất cả các tài nguyên của bạn hiển thị với các thành viên còn lại trong nhóm.

4. Làm thế nào để trở nên năng suất hơn bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ

Việc lập kế hoạch, cộng tác, theo dõi thời gian và tổ chức lịch phù hợp là cách hiệu quả nhất để tận dụng tối đa các nguồn lực của dự án. Khi các tài nguyên này được sử dụng đúng cách, được hỗ trợ bởi khả năng sắp xếp mọi thứ của người quản lý dự án, con đường dẫn đến thành công của dự án chắc chắn sẽ dễ dàng.

Các nhà quản lý dự án hiệu quả nhất sẽ không chỉ đảm bảo rằng dự án đã hoàn thành mà còn hoàn thành với hiệu suất và hiệu quả cao nhất bằng cách sử dụng chi phí và nguồn lực ít nhất có thể.

Đây là lý do tại sao người quản trị dự án chỉ sử dụng các công cụ cộng tác tốt nhất, như phần mềm quản lý dự án và quản lý tác vụ, để tận dụng tối đa thời gian và kỹ năng của tất cả các thành viên trong nhóm. Vì vậy, làm thế nào để phần mềm quản trị dự án và nhiệm vụ giúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả?

4.1. Lập kế hoạch dự án

Nếu có bất cứ điều gì khởi đầu cho sự thành công của một dự án, thì đó là cách thức và thời điểm dự án được lên kế hoạch và lên lịch trình. Hợp lý hóa các quy trình trong biểu đồ Gantt, lịch hoặc chế độ xem danh sách giúp tất cả các thành viên trong nhóm luôn ngăn nắp.

4.2. Dễ dàng truy cập và cộng tác

Một công cụ cộng tác hiệu quả như phần mềm quản lý sẽ loại bỏ nhu cầu về các ứng dụng của bên thứ ba như email hoặc phần mềm trò chuyện. Các công cụ quản lý dự án giúp tất cả các thành viên trong nhóm dễ dàng chia sẻ danh bạ, tệp và ý tưởng nhanh chóng, toàn bộ hoặc theo nhiệm vụ. Điều này cuối cùng giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn cho các thành viên trong nhóm khi tìm kiếm tệp và thảo luận trò chuyện trên các nền tảng khác.

4.3. Báo cáo thời gian thực

Cung cấp cho các thành viên trong nhóm cái nhìn sâu sắc về dự án hoặc tiến độ của một nhiệm vụ là rất quan trọng để duy trì tinh thần và hiệu quả. Phần mềm quản trị dự án và nhiệm vụ hiển thị trạng thái hoặc luồng tiến độ theo thời gian thực sẽ giúp các nhà lãnh đạo dự án đánh giá các rủi ro liên quan đến việc không hoàn thành dự án hoặc các nhiệm vụ cụ thể trước thời gian xác định hoặc lợi ích của việc hoàn thành công việc trước thời hạn.

Điều này cuối cùng sẽ giúp các nhà quản trị dự án trong quá trình ra quyết định cho sự thành công của dự án.

5. Nên chọn quản lý dự án hay quản lý tác vụ?

Quản trị dự án là một công cụ được sử dụng để giám sát các dự án thông qua một lăng kính toàn diện hơn, bao gồm tất cả các khía cạnh của dự án từ lập kế hoạch đến thực hiện. Trong khi đó, phần mềm quản lý công việc xử lý và sắp xếp công việc ở quy mô nhỏ hơn, đảm bảo các thành viên được phân công có thể tập trung vào một công việc tại một thời điểm.

Sự khác biệt duy nhất mà cả hai có là phạm vi của họ. Thành thật mà nói, các lợi ích và tính năng của chúng rất có thể đan xen với nhau nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản trị dự án hoặc quản lý tác vụ.

Có rất nhiều phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ trên thị trường, nhưng một phần mềm làm được cả hai sẽ cho phép bạn trở nên năng suất hơn ở mọi cấp độ của tổ chức. Một ví dụ về phần mềm quản lý xử lý các dự án và nhiệm vụ một cách hiệu quả là Asia Enterprise.

Asia Enterprise là ứng dụng một cửa hợp nhất các nhóm, mục tiêu và hành động trong một phần mềm. Những gì Asia Enterprise làm là:

1. Đặt một dòng thời gian trực quan cho toàn bộ mục tiêu dự án của bạn và tự động hóa tiến trình khi các nhiệm vụ được hoàn thành.
2. Tạo một công cụ quản lý tác vụ thiết thực hơn bằng cách tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi công việc cũng như nhiệm vụ hàng.
3. Cho phép người dùng tạo tài liệu và ghi chú có thể chia sẻ dễ dàng.
4. Hiển thị trạng thái tiến độ tự động theo dự án, tác vụ hoặc thẻ đang mở, cho phép người dùng có cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ dự án.