Khi bắt đầu tự kinh doanh, có lẽ bạn đã có một số khách hàng. Tuy nhiên, với sự gia tăng của danh sách khách hàng hoặc số lượng dự án, đây là lúc bạn cần phải đối mặt với thách thức quản lý dự án tăng cường. Cách bạn tổ chức thời gian, xử lý khối lượng công việc, và tương tác với khách hàng sẽ tác động trực tiếp đến chất lượng công việc cũng như mối quan hệ với khách hàng của bạn.

Việc hiểu rõ và nắm vững kỹ năng quản lý dự án tự do không chỉ giúp làm cho sự nghiệp trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, mà còn đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn, sự lựa chọn tỉ mỉ về công cụ và phần mềm phù hợp, cùng với quá trình thử và sai. Trong bài viết này, Asiasoft sẽ xem xét những mẹo quan trọng nhất để giúp bạn nắm vững kỹ năng quản lý dự án, từ đó tối ưu hóa và ưu tiên công việc hàng ngày của bạn.

1. Tại sao kỹ năng quản lý dự án tự do lại quan trọng?

Trong vai trò người kinh doanh tự do, bạn thường phải đối mặt với việc tự quản lý mọi khía cạnh của dự án một cách độc lập. Không có một đội ngũ hỗ trợ, bạn phải chịu trách nhiệm đầy đủ từ việc liên lạc chặt chẽ với khách hàng, tổ chức các cuộc họp, đến việc đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn và theo dõi tất cả các phương diện của dự án.

Trong bối cảnh này, việc có một cơ cấu và tổ chức chặt chẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Sự thành thạo trong quản lý dự án tự do không chỉ giúp bạn giải quyết những thách thức này một cách hiệu quả mà còn tăng khả năng đối mặt và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Điều này mang lại sự thuận tiện và linh hoạt cho cuộc sống hàng ngày của bạn, giúp bạn tập trung và đạt được hiệu suất cao trong công việc.

Một số lợi ích của việc sớm nắm vững các kỹ năng quản lý dự án của bạn bao gồm:

• Quản lý hiệu quả hơn: Nắm vững kỹ năng quản lý dự án sớm giúp bạn thực hiện quản lý dự án một cách hiệu quả hơn, từ việc phân công công việc đến theo dõi tiến độ.
• Xuất bản dự án và theo dõi hiệu suất: Bạn có khả năng xuất bản các dự án một cách có tổ chức và theo dõi hiệu suất của chúng, điều này giúp bạn đánh giá được sự tiến triển và đưa ra điều chỉnh nếu cần thiết.
• Lập ngân sách phù hợp: Việc sử dụng kỹ năng quản lý dự án giúp bạn lập ngân sách một cách chính xác, đảm bảo rằng tài chính được sử dụng một cách hiệu quả.
• Toàn quyền kiểm soát dự án: Bạn có khả năng kiểm soát toàn bộ dự án mà không phải phụ thuộc vào ai khác, giúp tăng tính tự chủ và linh hoạt.
• Chống lại và đáp ứng với thay đổi: Nắm vững kỹ năng quản lý dự án giúp bạn linh hoạt đối diện với những thay đổi không lường trước được, giúp dự án vượt qua những thách thức không mong muốn một cách hiệu quả.

Chúng ta hãy xem một số mẹo hay nhất để nắm vững kỹ năng quản lý dự án của bạn nhằm giúp công việc hàng ngày của bạn trở nên dễ dàng và thú vị hơn.

2. 6 Lời khuyên trong việc quản lý dự án đối với người kinh doanh tự do

2.1. Đặt mục tiêu cụ thể và rõ ràng

Ngay từ đầu, hãy xác định mục tiêu chính mà bạn muốn đạt được. Phân chia mục tiêu này thành các nhiệm vụ cụ thể, xác định cột mốc quan trọng và thiết lập các thời hạn cụ thể. Thực hiện việc nhìn nhận toàn bộ dự án có thể làm cho nó trở nên phức tạp, nhưng khi bạn chia nhỏ thành các phần quản lý được, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn.

Các cột mốc trong dự án đánh dấu những chiến thắng lớn và quan trọng của bạn, trong khi nhiệm vụ là danh sách chi tiết về công việc cần thực hiện. Thời hạn giúp bạn duy trì sự hướng dẫn và quản lý thời gian hiệu quả. Thông qua việc hoàn thành từng nhiệm vụ và cột mốc, bạn sẽ có cảm giác đạt được thành tựu, đồng thời duy trì động lực và tiến triển trong dự án của mình. Điều quan trọng là giữ cho quá trình quản lý dự án đơn giản và dễ quản lý để đảm bảo hiệu suất và thành công.

2.2. Sử dụng tài liệu về phạm vi công việc (SOW)

Sử dụng tài liệu về phạm vi công việc (SOW) là một phương pháp quan trọng trong quản lý dự án, đặc biệt đối với những người kinh doanh tự do. SOW là một bản tóm tắt chi tiết về dự án, mô tả rõ ràng về công việc cần thực hiện để hoàn thành nó. Điều quan trọng là khách hàng của bạn sẽ đồng ý với SOW trước khi bắt đầu dự án, giống như một hợp đồng mô tả công việc.

Tài liệu này không chỉ giúp xác định rõ ràng phạm vi công việc mà còn bảo vệ bạn khỏi các yêu cầu sửa đổi không thể đoán trước từ phía khách hàng mà không có chi phí bổ sung. Nó còn hữu ích để ghi lại các công việc đã được ủy quyền, giúp bạn duy trì quy trình làm việc mượt mà và linh hoạt trong việc giao việc.

Lợi ích chính của việc sử dụng tài liệu SOW bao gồm việc tránh hiểu lầm giữa bạn và khách hàng, cũng như đảm bảo rằng mọi yêu cầu và điều khoản đã được thảo luận và chấp nhận trước khi bắt đầu dự án, tạo nền tảng cho một quá trình làm việc hiệu quả và suôn sẻ.

2.3. Quản lý thời gian một cách hiệu quả 

Quản lý thời gian là một khía cạnh quan trọng trong việc tự doanh và thực hiện dự án. Nếu không quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể dễ dàng bị mất hứng thú hoặc gặp khó khăn trong việc duy trì lịch trình công việc. Điều này có thể dẫn đến quên mất các nhiệm vụ, làm trì hoãn các dự án, và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung.

Để quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn cần bắt đầu lập kế hoạch ngay từ khi dự án được chấp nhận. Xác định cột mốc quan trọng và mục tiêu để giúp phân chia công việc thành các giai đoạn dễ quản lý hơn. Theo dõi thời gian làm việc của bạn là quan trọng để có cái nhìn rõ ràng về số giờ đã dành cho từng dự án, giúp bạn tính phí cho khách hàng một cách chính xác và xác định thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.

Ví dụ: Giả sử bạn là nhà phát triển web. Là một người làm việc tự do, điều quan trọng là chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây được quản lý đáng tin cậy, cung cấp hiệu suất, bảo mật và hỗ trợ khách hàng tốt cho dự án đang diễn ra của bạn.

Khi bạn chia nhỏ nhiệm vụ thành các mốc quan trọng và phân bổ giờ làm việc cụ thể, bạn sẽ hiểu rõ hơn về khoản đầu tư thời gian của mình và số tiền phải tính cho khách hàng. 

Bằng cách theo dõi những giờ này, bạn có thể phát hiện ra rằng việc đặt cấu hình cài đặt máy chủ chiếm một phần đáng kể thời gian của bạn. Việc xác định các mẫu này cho phép bạn tinh chỉnh cách tiếp cận của mình và cuối cùng là nâng cao chiến lược quản lý dự án phát triển web tổng thể của bạn. 

Nó không chỉ là đáp ứng thời hạn; đó là việc liên tục tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn để đảm bảo rằng mỗi dự án không chỉ hoàn thành đúng thời hạn mà còn được thanh toán công bằng và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của bạn.

2.4. Tìm một nơi làm việc hiệu quả

Mỗi freelancer đều có một cách làm việc ưa thích. Một số thích sự thoải mái khi làm việc tại nhà, những người khác thích quán cà phê, một số thích không gian làm việc chung và những người khác thích sự kết hợp của mọi thứ. 

Điều quan trọng là tìm được một nơi làm việc giúp bạn có động lực và hạnh phúc. Một nghiên cứu trên Tạp chí Y học Kansas cho thấy những nỗ lực giảm căng thẳng và tăng cường sức khỏe sẽ dẫn đến hiệu suất cao hơn.

Vấn đề không chỉ là “có một nơi tốt đẹp” để làm việc. Đó là về việc nơi đó ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần và năng suất làm việc của bạn như thế nào. 

Tâm trí hạnh phúc hơn, năng suất cao hơn!

2.5. Xử lý mong đợi của khách hàng

Trong vai trò freelancer, bạn thường là người duy nhất chịu trách nhiệm trong việc tương tác với khách hàng. Các cuộc trò chuyện này đòi hỏi sự hiệu quả để duy trì mối quan hệ tích cực và đồng thuận. Cho dù đó là việc kiểm tra định kỳ kéo dài hai tuần cho một dự án hiện tại hay buổi thuyết trình với khách hàng mới, giao tiếp và đặt ra những kỳ vọng rõ ràng là yếu tố quan trọng.

Một quản lý dự án xuất sắc không chỉ giỏi giao tiếp mà còn biết cân bằng kỳ vọng. Giao tiếp hiệu quả giúp khách hàng luôn được thông tin về tiến độ của dự án và các cập nhật mới, nhưng cũng quan trọng là khả năng chia sẻ ý tưởng mới khi được yêu cầu.

Giao tiếp nhất quán giúp khách hàng hiểu rõ cách bạn làm việc và quản lý dự án của mình. Điều này tạo ra một không gian an toàn, nơi bạn có thể chia sẻ ý tưởng, thảo luận một cách hiệu quả và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng.

2.6. Xác định công cụ quản lý dự án hoàn hảo 

Mỗi người đều có một công cụ ưa thích giúp họ tối ưu hóa công việc của mình. Có thể đó là việc sử dụng tính năng tự động hóa để loại bỏ các công việc nhàm chán, hoặc sử dụng Photoshop để tạo và chỉnh sửa hình ảnh. Trong trường hợp này, việc sử dụng một công cụ phần mềm quản lý dự án như Asia Enterprise giúp duy trì cấu trúc và tổ chức để đạt được hiệu quả tối đa.

Với những người đang tìm kiếm một cách hiệu quả để quản lý dự án của mình, các công cụ như Asia Enterprise cung cấp lịch trình trực quan cho mục tiêu tổng thể và tạo liên kết trong nhóm bằng cách tự động cập nhật tiến độ khi nhiệm vụ được hoàn thành.

Nifty mang lại nhiều lợi ích, cho phép bạn lập kế hoạch, theo dõi, và quản lý quy trình làm việc trong không gian làm việc cộng tác. Điều này đồng nghĩa với việc, nếu bạn làm việc tự do trong một nhóm hoặc thuê ngoài cho một số công việc cụ thể, bạn có thể sử dụng Asia Enterprise để quản lý đội ngũ một cách dễ dàng.

Quan trọng nhất, khi tìm kiếm một công cụ quản lý dự án, bạn nên chọn một công cụ có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ để không chỉ giúp công việc quản lý dự án tự do trở nên thuận lợi hơn mà còn giúp tiết kiệm chi phí.

2.7. Tận dụng cơ hội, vượt qua thách thức

Đối với mọi freelancer, dù có giỏi đến đâu, việc quản lý dự án vẫn đầy thách thức. Thậm chí, đó có thể là một số vấn đề không lường trước được và khó khăn mà bạn phải đối mặt. Điều quan trọng là bạn cần đối diện trực tiếp với mọi vấn đề và linh hoạt để giải quyết chúng.

Có thể xuất hiện những thách thức như thời hạn gấp rút, yêu cầu bất ngờ từ khách hàng, hoặc sự cố về công nghệ. Điều này là cơ hội cho bạn thể hiện khả năng thích ứng và kỹ năng giải quyết vấn đề của mình.

Tuy nhiên, việc giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng có thể khó khăn. Sử dụng một nền tảng quản lý dự án có thể giúp bạn cấu trúc quy trình làm việc của mình, từ đó làm cho việc quản lý những tình huống khó khăn trở nên dễ dàng hơn.

Phần kết luận

Điều hành doanh nghiệp tự do mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là sự tự do và linh hoạt trong việc quyết định nơi làm việc và thời gian làm việc. Tuy nhiên, để tận hưởng những lợi ích này, việc biết cách quản lý dự án hiệu quả là quan trọng.

Khả năng tổ chức, theo dõi, phân công, và ủy thác công việc khi cần thiết giúp cuộc sống của bạn và mối quan hệ với khách hàng trở nên thuận tiện hơn. Việc dành thời gian nghiên cứu và áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý dự án phù hợp là quyết định sáng tạo để làm chủ dự án của bạn một cách hiệu quả.

Nếu bạn gặp phải vấn đề nào đó, hãy sẵn sàng thay đổi mọi thứ để đảm bảo rằng bạn có thể duy trì và nâng cao chất lượng công việc của mình.