Khi nói về sản xuất, việc đảm bảo rằng mỗi sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn và hiệu suất là một yếu tố quan trọng không chỉ đối với sự thành công của doanh nghiệp mà còn cho sự an tâm của người tiêu dùng. Để đạt được điều này, quy trình phê duyệt trong sản xuất ra đời như một hệ thống tổ chức và kiểm soát chi tiết, đảm bảo rằng từng bước của quá trình sản xuất được thực hiện một cách cẩn thận và có chất lượng. 

Từ việc xác định yêu cầu ban đầu cho đến việc thực hiện cuối cùng, quy trình này là cột mốc quan trọng giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng không chỉ đáp ứng mong đợi mà còn vượt qua chúng. Hãy cùng Asiasoft đi sâu vào khám phá các thành phần và lợi ích của quy trình phê duyệt tự động trong sản xuất.

1. Quy trình phê duyệt trong sản xuất là gì?

Quy trình phê duyệt trong sản xuất là một chuỗi các bước cụ thể và quy định được thiết lập để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, an toàn và hiệu suất. Quy trình này bao gồm việc thiết kế sản phẩm, phát triển, kiểm tra, và kiểm soát quá trình sản xuất từ đầu đến cuối. Mỗi bước trong quy trình được thiết kế để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định trước và được phê duyệt trước khi ra thị trường. Đồng thời, quy trình này cũng bao gồm các biện pháp kiểm soát chất lượng như kiểm tra, thử nghiệm và đánh giá để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chí cụ thể được đặt ra.

2. Các bước thực hiện quy trình phê duyệt trong sản xuất

Quy trình phê duyệt trong sản xuất là một hệ thống tổ chức và kiểm soát chi tiết, bắt đầu từ việc xác định yêu cầu và kết thúc ở giai đoạn thực hiện cuối cùng. Dưới đây là các bước chi tiết hơn:

• Bắt đầu yêu cầu: Quy trình bắt đầu khi một yêu cầu mới được tạo ra. Yêu cầu này có thể là đề xuất thay đổi trong thiết kế, quy trình sản xuất, hoặc một hành động cụ thể khác cần được đánh giá và phê duyệt.
• Chuẩn bị tài liệu: Các tài liệu liên quan được chuẩn bị để cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu. Các tài liệu này thường bao gồm lý do, lợi ích, rủi ro, và dữ liệu hỗ trợ để đánh giá yêu cầu.
• Nhận dạng người đánh giá: Người đánh giá được xác định để tiến hành đánh giá chi tiết của yêu cầu. Các người đánh giá có thể là các chuyên gia về chủ đề, kỹ sư, hoặc nhân viên kiểm soát chất lượng.
• Các bước tuần tự và điểm quyết định: Quy trình phê duyệt có các bước tuần tự và điểm quyết định được xác định trước. Mỗi bước và điểm quyết định đều có các tiêu chí cụ thể để tiến tới bước tiếp theo.
• Xem xét và đánh giá: Người đánh giá tiến hành đánh giá toàn diện về yêu cầu, đánh giá tác động tiềm ẩn của nó đối với các khía cạnh khác nhau của quy trình sản xuất.
• Bình luận và phản hồi: Hợp tác và giao tiếp là rất cần thiết trong quy trình phê duyệt. Người đánh giá có cơ hội đưa ra nhận xét, phản hồi và đề xuất về yêu cầu.
• Phê duyệt hoặc từ chối: Dựa trên đánh giá và phản hồi nhận được, người đánh giá quyết định phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Trong một số trường hợp, họ có thể đề xuất sửa đổi để cải thiện yêu cầu.
• Quá trình leo thang: Trong trường hợp có tranh cãi hoặc bất đồng, yêu cầu có thể được chuyển lên cấp cao hơn để đánh giá và ra quyết định.
• Thông báo tự động: Thông báo và cảnh báo tự động được sử dụng để thông báo cho các bên liên quan về trạng thái của yêu cầu và các hành động cần thiết.
• Đường mòn kiểm toán được ghi lại: Mỗi bước của quy trình được ghi lại để cung cấp bản ghi minh bạch và hỗ trợ cho việc truy xuất nguồn gốc và tuân thủ.
• Tích hợp với hệ thống: Các hệ thống kỹ thuật số thường được tích hợp để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình phê duyệt.
• Thực hiện cuối cùng: Cuối cùng, sau khi yêu cầu đã được phê duyệt, quá trình thực hiện bắt đầu để đảm bảo sự triển khai mạnh mẽ và linh hoạt.

3. Lợi ích của quy trình phê duyệt tự động

Khi công nghệ tiếp tục phát triển, tự động hóa đã trở thành một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và quy trình phê duyệt cũng không ngoại lệ.

3.1. Nâng cao hiệu quả 

Tự động hóa tăng tốc quá trình phê duyệt bằng cách loại bỏ các công việc thủ công, tốn thời gian. Với quy trình làm việc tự động, các yêu cầu và tài liệu có thể được chuyển đến đúng cá nhân hoặc nhóm ngay lập tức, giảm sự chậm trễ do phải chờ chữ ký thực hoặc chuyển giao thủ công.

Hiệu quả này giúp đưa ra quyết định nhanh hơn, thời gian thực hiện ngắn hơn và tăng năng suất tổng thể. Nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị gia tăng hơn là bị sa lầy bởi các quy trình hành chính.

3.2. Giảm lỗi của con người

Quy trình phê duyệt tự động làm giảm đáng kể nguy cơ sai sót của con người có thể xảy ra trong quá trình đánh giá và bàn giao thủ công. Hệ thống tự động tuân theo các quy tắc và tiêu chí được xác định trước một cách nhất quán, giảm thiểu nguy cơ giám sát, hiểu sai hoặc nhập dữ liệu sai. Độ chính xác này dẫn đến các quyết định có chất lượng cao hơn và giảm việc làm lại, góp phần cải thiện hiệu suất của tổ chức.

3.3. Tính nhất quán và tiêu chuẩn hóa

Tự động hóa thực thi các quy trình được tiêu chuẩn hóa và đảm bảo rằng quy trình phê duyệt được thực hiện nhất quán trong toàn tổ chức. Mọi yêu cầu đều đi theo cùng một đường dẫn được xác định trước, đảm bảo rằng các bước kiểm tra và bước quan trọng không bị bỏ qua hoặc bỏ qua.

Tiêu chuẩn hóa này thúc đẩy tính đồng nhất trong việc ra quyết định và giúp duy trì sự tuân thủ các quy định, chính sách và thực tiễn tốt nhất.

3.4. Theo dõi và báo cáo liền mạch

Quy trình phê duyệt tự động tạo ra khả năng theo dõi và báo cáo theo thời gian thực. Các tổ chức có thể dễ dàng theo dõi trạng thái yêu cầu, xác định các điểm nghẽn và phân tích thời gian thực hiện ở mỗi bước. Quá trình kiểm tra chi tiết cung cấp lịch sử đầy đủ của quy trình phê duyệt, lịch sử này có thể rất có giá trị cho các mục đích tuân thủ, phân tích hiệu suất và nỗ lực cải tiến quy trình.

3.5. Cải thiện khả năng hiển thị và minh bạch

Tự động hóa mang lại sự minh bạch trong quy trình phê duyệt bằng cách cung cấp cho các bên liên quan khả năng hiển thị trạng thái của yêu cầu. Người yêu cầu, người đánh giá và người ra quyết định có thể truy cập các bản cập nhật theo thời gian thực, cho phép họ theo dõi tiến trình và đưa ra quyết định sáng suốt.

Tính minh bạch này giúp tăng cường sự hợp tác và giảm nhu cầu tìm hiểu trạng thái tốn thời gian.

3.6. Tăng cường tuân thủ 

Quy trình phê duyệt tự động tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ các yêu cầu quy định và chính sách nội bộ. Bằng cách nhúng các quy tắc tuân thủ vào quy trình làm việc, hệ thống đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều trải qua các bước kiểm tra và xác thực cần thiết trước khi phê duyệt. Dấu vết kiểm tra chi tiết được tạo ra bởi tự động hóa đóng vai trò là bằng chứng về sự tuân thủ trong quá trình kiểm tra hoặc kiểm tra.

3.7. Giảm thời gian chu kỳ

Quy trình phê duyệt thủ công có thể dễ bị chậm trễ do các yếu tố như bàn giao thủ công, định tuyến thủ tục giấy tờ và không có người ra quyết định. Tự động hóa đẩy nhanh các quy trình này, cho phép di chuyển nhanh chóng các yêu cầu thông qua quy trình làm việc. Kết quả là thời gian chu kỳ được giảm đáng kể, cho phép các tổ chức đáp ứng nhanh hơn nhu cầu thị trường và nhu cầu của khách hàng.

3.8. Khả năng truy cập di động

Nhiều hệ thống phê duyệt tự động cung cấp khả năng truy cập di động, cho phép các bên liên quan xem xét và phê duyệt các yêu cầu từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ. Tính linh hoạt này đặc biệt có lợi cho nhân viên ở xa hoặc đi công tác, đảm bảo rằng quy trình phê duyệt có thể tiếp tục liền mạch bất kể vị trí.

3.9. Tiết kiệm chi phí

Tự động hóa giúp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm nhu cầu xử lý thủ công giấy tờ, in ấn, lưu trữ vật lý và chi phí hành chính. Ngoài ra, việc ra quyết định nhanh hơn và giảm thời gian chu trình giúp tăng hiệu quả hoạt động, cho phép các tổ chức phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

3.10. Khả năng mở rộng và thích ứng

Quy trình phê duyệt tự động có khả năng mở rộng cao và thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi. Khi một tổ chức phát triển hoặc trải qua những thay đổi về quy trình, hệ thống tự động hóa có thể được cấu hình dễ dàng để phù hợp với quy trình công việc, bộ phận hoặc cơ cấu ra quyết định mới. Tính linh hoạt này hỗ trợ sự linh hoạt trong môi trường kinh doanh năng động.

3.11. Tích hợp với các hệ thống khác

Các nền tảng tự động hóa hiện đại có thể tích hợp hoàn hảo với các hệ thống phần mềm quản lý khác, chẳng hạn như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống quản lý tài liệu. Tích hợp giúp tăng cường luồng dữ liệu, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và cải thiện hiệu quả chung của quy trình.

3.12. Tập trung vào các hoạt động giá trị gia tăng

Bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày và lặp đi lặp lại, nhân viên có thể chuyển hướng nỗ lực của mình sang các hoạt động mang tính chiến lược và mang lại giá trị gia tăng. Các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy phê phán và giải quyết vấn đề, góp phần đổi mới và phát triển tổ chức.

3.13. Sự hài lòng của nhân viên

Tự động hóa làm giảm gánh nặng hành chính và giải phóng nhân viên khỏi các công việc nhàm chán, dẫn đến sự hài lòng trong công việc và tinh thần cao hơn. Nhân viên có thể dành thời gian và sức lực của mình cho những nhiệm vụ góp phần trực tiếp hơn vào sự thành công của tổ chức và sự phát triển nghề nghiệp của họ.

3.14. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Quy trình phê duyệt nhanh hơn có nghĩa là thời gian phản hồi nhanh hơn đối với các yêu cầu, yêu cầu hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Khả năng phản hồi được cải thiện này giúp nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng và thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng, dẫn đến tăng lòng trung thành và giữ chân khách hàng.

3.15. Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu

Quy trình phê duyệt tự động tạo ra những hiểu biết về dữ liệu có giá trị, có thể hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược. Bằng cách phân tích xu hướng, số liệu hiệu suất và thời gian chu kỳ phê duyệt, tổ chức có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc của mình để đạt hiệu quả cao hơn.

4. Asia Enterprise có thể giúp bạn như thế nào?

Hệ thống Asia Enterprise giúp bạn tổ chức các đơn vị kinh doanh của mình một cách ngăn nắp. Các chức năng chính của hệ thống như sau:

• Theo dõi hàng tồn kho nguyên liệu thô và thành phẩm cuối cùng của bạn
• Kiểm soát lịch trình và lộ trình sản xuất
• Giữ một hóa đơn vật liệu
• Lập báo cáo kỹ lưỡng
• Tạo bảng điều khiển của riêng bạn 

Asia Enterprise cung cấp khả năng xử lý quy trình phê duyệt mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tự động hóa, hợp lý hóa và theo dõi các quy trình phê duyệt khác nhau giữa các bộ phận và chức năng khác nhau. Những quy trình công việc này nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo tuân thủ và giảm sự can thiệp thủ công. Đây là cách Asia Enterprise có thể trợ giúp trong quy trình phê duyệt:

• Thiết kế quy trình làm việc có thể tùy chỉnh: Asia Enterprise cho phép bạn thiết kế quy trình phê duyệt phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Bạn có thể xác định trình tự các bước phê duyệt, chỉ định người phê duyệt và đặt điều kiện để kích hoạt mỗi phê duyệt.
• Phê duyệt tài liệu: Với Asia Enterprise, bạn có thể tạo quy trình phê duyệt cho nhiều loại tài liệu khác nhau, chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn, báo cáo chi phí, hợp đồng,… Điều này đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng phải trải qua quá trình xem xét và phê duyệt cần thiết trước khi được xử lý.
• Thông báo tự động: Hệ thống gửi thông báo tự động đến người phê duyệt có liên quan khi cần phê duyệt. Người phê duyệt nhận được thông báo qua email hoặc trong hệ thống ERP, đảm bảo hành động kịp thời và ngăn ngừa tắc nghẽn.
• Quyền dựa trên vai trò: Bạn có thể chỉ định quyền phê duyệt dựa trên vai trò và trách nhiệm trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền mới tham gia vào quá trình phê duyệt.
• Tuân thủ và bảo mật: Quy trình phê duyệt trong Asia Enterprise giúp thực thi việc tuân thủ các chính sách nội bộ và yêu cầu quy định. Chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và phê duyệt các giao dịch nhạy cảm.

Phần kết luận

Tổng quan về quy trình phê duyệt trong sản xuất và lợi ích của việc tự động hóa cho thấy sự quan trọng của việc áp dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Từ việc nâng cao hiệu quả và năng suất đến giảm lỗi của con người và tăng cường tính minh bạch, quy trình phê duyệt tự động không chỉ tạo điều kiện cho sự phát triển và sáng tạo mà còn cung cấp một nền tảng chắc chắn để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và an toàn. Sự kết hợp giữa con người và công nghệ trong quy trình này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả mà còn đóng góp vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức.