Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản lý chuỗi cung ứng đã trở thành một phần quan trọng và không thể thiếu đối với sự thành công của mọi doanh nghiệp. Việc đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của họ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và quản lý thông minh từ các phần tử trong chuỗi cung ứng. Trong bối cảnh này, vai trò của Hệ thống ERP là không thể phủ nhận.

ERP không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý nội bộ của doanh nghiệp mà còn là trung tâm điều hành và tích hợp các quy trình kinh doanh từ đơn hàng và sản xuất đến vận chuyển và phân phối. Đặc biệt, trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng, ERP đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi phần tử trong chuỗi hoạt động một cách hiệu quả và hợp nhất.

Hãy cùng Asiasoft đi sâu vào vai trò của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

1. Vai trò của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng là gì?

Phần mềm ERP cung cấp một số khả năng quan trọng để quản lý chuỗi cung ứng và hậu cần:

• Hiển thị rõ ràng cung, cầu, năng lực và dòng sản phẩm để doanh nghiệp hiểu được sản phẩm họ cần và khi nào họ cần.
• Báo cáo và theo dõi thời gian thực về các khía cạnh khác nhau của chuỗi cung ứng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và xác định các vấn đề khi chúng xảy ra.
• Kiểm soát các quy trình khác nhau của chuỗi cung ứng để người quản lý chuỗi cung ứng có thể thực hiện các thay đổi nhằm tối ưu hóa quá trình sản xuất, vận chuyển, lưu trữ và phân phối sản phẩm.
• Dự báo những thay đổi về cung cầu và lập kế hoạch cho những thay đổi trong hành vi của người tiêu dùng.

ERP đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tất cả các khâu quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm và giao hàng cho khách hàng.

2. Lợi ích cấp cao của việc sử dụng ERP trong quản lý chuỗi cung ứng

Có rất nhiều lợi ích khi xây dựng quản lý chuỗi cung ứng vào ERP. Ở cấp độ cao, phần mềm ERP mang lại lợi ích cho toàn doanh nghiệp, bao gồm:

• Cung cấp cái nhìn rõ ràng về cách các hoạt động của chuỗi cung ứng phù hợp với toàn bộ hoạt động kinh doanh.
• Cho phép các nhóm vận hành hiểu việc đặt hàng, vận chuyển, lưu trữ và phân phối sản phẩm đóng góp như thế nào vào mục tiêu kinh doanh.
• Áp dụng các biện pháp quản lý tài chính mạnh mẽ vào chuỗi cung ứng để tăng cường dòng tiền và chi tiêu vốn.
• Tối ưu hóa quy trình vận hành và hậu cần để tối đa hóa hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng, giảm lãng phí và cải thiện tỷ suất lợi nhuận.
• Cải thiện quản lý lực lượng lao động và phân bổ nguồn lực khác để đảm bảo có đủ nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Dự báo nguồn cung sản phẩm và nhu cầu của người tiêu dùng để tối đa hóa tính sẵn có của sản phẩm và tăng doanh thu.

3. Tối ưu hóa các tính năng chuỗi cung ứng trong ERP

Có hai cách chính để tận dụng các tính năng của chuỗi cung ứng trong ERP. Đầu tiên là thông qua các tính năng tùy chọn, bạn có thể thêm vào hệ thống ERP để mở rộng khả năng của nó. Thứ hai là bằng cách tích hợp với nền tảng chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hoặc hệ thống quản lý vận tải (TMS) .

Các tính năng và chức năng của chuỗi cung ứng khác nhau giữa các nền tảng ERP. Điều quan trọng là phải xem xét chi tiết các khả năng của nền tảng để đảm bảo nó có thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai.

ERP, WMS và TMS đều phối hợp chặt chẽ với nhau để lên lịch và xử lý các đơn đặt hàng, đồng thời đảm bảo chúng được hạch toán hợp lý trong hệ thống ERP.

4. Đặc điểm của quản lý chuỗi cung ứng trong hệ thống ERP

Các chức năng chính của ERP để quản lý chuỗi cung ứng bao gồm:

• Lập kế hoạch nhu cầu để dự báo và hiểu nhu cầu của người tiêu dùng trong tương lai.
• Mua sắm nguồn nguyên liệu và phụ tùng và kiểm soát chi phí.
• Tối ưu hóa việc sản xuất hàng hóa.
• Quản lý đơn hàng để giảm thiểu thời gian giao hàng và duy trì tình trạng sẵn có.
• Quản lý kho và hàng tồn kho để giữ hàng và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
• Vận chuyển và phân phối để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

4.1. Lập kế hoạch dự đoán nhu cầu

Lập kế hoạch nhu cầu đo lường và dự đoán nhu cầu hiện tại và tương lai đối với các sản phẩm mà doanh nghiệp bán. Nó xem xét các xu hướng trong hành vi của người tiêu dùng, mô hình theo mùa, các chương trình khuyến mãi sắp tới và nhiều yếu tố khác để dự báo mức tồn kho chính xác và tối đa hóa tính sẵn có của sản phẩm.

Việc lập kế hoạch nhu cầu chính xác rất quan trọng vì doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:

• Nắm giữ vừa đủ từng dòng sản phẩm để có thể đáp ứng nhu cầu đồng thời không dồn quá nhiều vốn vào hàng tồn kho chậm luân chuyển.
• Lập kế hoạch trước bằng cách sử dụng các dự báo chính xác để điều chỉnh mức cung, cầu và mức lưu trữ trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
• Đảm bảo rằng các nhà cung cấp và nhà sản xuất có đủ năng lực để sản xuất các mặt hàng đúng thời hạn.

Lập kế hoạch nhu cầu tốt sẽ tối đa hóa tính sẵn có và hỗ trợ dòng sản phẩm lành mạnh và liên tục trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

4.2. Tìm nguồn cung ứng và mua nguyên liệu thô nhằm hiệu quả về mặt chi phí

Thu mua là quá trình tìm nguồn cung ứng và mua nguyên liệu thô, phụ tùng và dịch vụ cần thiết để sản xuất thành phẩm. Hoạt động mua sắm liên quan đến mọi phần của chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp và nhà sản xuất cho đến vận chuyển, lưu trữ và phân phối.

Việc mua sắm rất quan trọng vì doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:

• Tìm nguồn giá cả và dịch vụ cạnh tranh từ các bên thứ ba để tối đa hóa tỷ suất lợi nhuận.
• Theo dõi nơi tiêu tiền để có thể kiểm soát và giảm chi phí, đồng thời duy trì mức tồn kho theo cách tiết kiệm chi phí.
• Đảm bảo rằng nguyên liệu thô, phụ tùng và dịch vụ hậu cần luôn sẵn có khi cần thiết để giảm thiểu sự chậm trễ và gián đoạn.
• Phát hành đơn đặt hàng, thanh toán và tối ưu hóa dòng tiền liên quan đến chuỗi cung ứng.

Mua sắm lành mạnh tập trung mạnh vào việc giảm và kiểm soát chi phí. Nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động và đóng góp vào lợi nhuận.

4.3. Tối ưu hóa sản xuất hàng hóa

Sản xuất là quá trình biến nguyên liệu thô và các bộ phận thành sản phẩm hoàn chỉnh. Các bộ phận sản xuất nội bộ và nhà sản xuất bên thứ ba có thể sử dụng mô-đun sản xuất ERP để hiểu, theo dõi và tối ưu hóa lịch trình sản xuất của họ.

Sản xuất đóng vai trò quan trọng vì doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:

• Đảm bảo rằng họ có lực lượng lao động, thiết bị, vật liệu và dịch vụ cần thiết để sản xuất hàng hóa chất lượng cao phù hợp với yêu cầu kinh doanh.
• Theo dõi dữ liệu thời gian thực bao gồm đầu vào và đầu ra của quy trình sản xuất để giảm thiểu chi phí và xác định các điểm nghẽn, sự chậm trễ và gián đoạn.
• Biết khi nào sản phẩm sẽ sẵn sàng để nhận và vận chuyển qua mạng lưới chuỗi cung ứng.

Quá trình sản xuất được kiểm soát cẩn thận có nghĩa là các mặt hàng được sản xuất đúng thời gian, phù hợp với thông số kỹ thuật và yêu cầu kinh doanh. Đảm bảo và kiểm soát chất lượng là điều cần thiết để giữ cho người mua hài lòng và đảm bảo mua hàng lặp lại.

4.4. Quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng điều chỉnh cung và cầu bằng cách xử lý các đơn đặt hàng sản phẩm một cách hiệu quả theo nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp. Quản lý đơn hàng hiệu quả là trọng tâm để giảm thời gian thực hiện, độ trễ giữa việc yêu cầu sản xuất sản phẩm và khả năng bán sản phẩm đó cho người tiêu dùng.

Quản lý đơn hàng rất quan trọng vì doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:

• Đặt mua sản phẩm mới trước khi hết hàng trong kho.
• Cân bằng mức tồn kho với nhu cầu của người tiêu dùng để tối đa hóa tính sẵn có.
• Hiểu thời gian cần thiết để tìm nguồn cung ứng nguyên liệu, sản xuất và phân phối.

Quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ tối đa hóa sự sẵn có của sản phẩm trước khi cần đến. Phải tính đến nhiều yếu tố để lập kế hoạch về thời gian sản xuất và vận chuyển để mức tồn kho vẫn ở mức ổn định.

4.5. Quản lý hàng tồn kho 

Quản lý kho bãi và hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp nhận, lưu trữ và theo dõi sản phẩm cũng như sử dụng những hàng hóa đó để thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng. WMS là một nền tảng trung tâm quản lý hoạt động kho hàng và hàng tồn kho. Nó có thể được tự động đưa vào hoặc cung cấp dưới dạng tùy chọn trong hệ thống ERP hoặc được cung cấp thông qua tích hợp với WMS của bên thứ ba.

Quản lý kho hàng và hàng tồn kho rất quan trọng vì doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:

• Nhận và lưu trữ an toàn nhiều loại sản phẩm có thể được gửi đến người tiêu dùng.
• Theo dõi mức tồn kho để sắp xếp lại và giảm thiểu lãng phí và mất mát.
• Thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng bằng cách chọn và đóng gói sản phẩm trước khi phân phối cho các nhà bán lẻ và người tiêu dùng cuối cùng.

Quản lý kho hàng và hàng tồn kho đảm bảo rằng sản phẩm có sẵn trên các thị trường và khu vực địa lý khác nhau. Chúng giúp đảm bảo rằng người tiêu dùng có được thứ họ muốn, khi nào và bằng cách nào họ muốn.

4.6. Vận chuyển và phân phối để đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng

Vận chuyển là quá trình di chuyển hàng hóa qua chuỗi cung ứng, trong khi phân phối tập trung vào việc đưa sản phẩm từ kho đến tay người tiêu dùng. Nền tảng trung tâm quản lý việc vận chuyển và phân phối là TMS, giống như WMS, có thể là một phần của ERP hoặc được tích hợp như một ứng dụng bên ngoài thường được bán bởi một nhà cung cấp phần mềm khác.

Quản lý vận chuyển và phân phối rất quan trọng vì doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau:

• Theo dõi chặt chẽ quá trình di chuyển của sản phẩm qua mạng lưới giao thông bằng cách sử dụng dữ liệu thời gian thực.
• Xác định sự chậm trễ tiềm ẩn trong việc di chuyển hàng hóa giữa các nhà sản xuất, bến cảng, nhà kho và trung tâm phân phối.
• Tối ưu hóa ngày và quy trình giao hàng để đảm bảo sản phẩm đến nơi an toàn và đúng giờ.

Quản lý vận chuyển và phân phối là trung tâm của sự hài lòng của khách hàng. Chất lượng cao, giao hàng đúng hẹn có nghĩa là người tiêu dùng sẽ nhận được sản phẩm khi họ cần.

5. Tích hợp quản lý chuỗi cung ứng trong hệ thống ERP

Tất cả các quy trình và tính năng của chuỗi cung ứng này được tích hợp sâu sắc với nhau trong hệ thống ERP. Lập kế hoạch nhu cầu cung cấp thông tin cho việc quản lý đơn hàng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả vào mọi thời điểm trong năm. Bộ phận thu mua hoạt động song song với hoạt động sản xuất để cung cấp nguyên liệu có giá cạnh tranh khi nhà sản xuất cần. Quản lý kho hàng hỗ trợ phân phối bằng cách đáp ứng các đơn đặt hàng của người tiêu dùng và giao hàng đúng hẹn.

Tận dụng tối đa các tính năng này trong hệ thống ERP cung cấp cho các nhà quản lý chuỗi cung ứng khả năng giám sát, kiểm soát và hiển thị mạnh mẽ. Họ có thể phản ứng nhanh chóng với những hoàn cảnh thay đổi để loại bỏ sự chậm trễ, tối đa hóa tính sẵn có và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

6. Tích hợp ERP với các phần mềm hậu cần khác

Không phải mọi doanh nghiệp đều muốn vận hành tất cả các chức năng của chuỗi cung ứng bằng các mô-đun và tính năng SCM đi kèm với ERP. Thường có những lý do chính đáng để sử dụng hệ thống hậu cần của bên thứ ba, đặc biệt là để quản lý kho hàng hoặc vận chuyển. May mắn thay, nhiều nền tảng công nghệ này sẽ tích hợp hoàn toàn với ERP, do đó, các doanh nghiệp sẽ có được bộ tính năng chuyên biệt đầy đủ, cùng với khả năng kiểm soát và tổng quan tập trung do ERP cung cấp.

Kết hợp ERP với quản lý chuỗi cung ứng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sản phẩm và hậu cần, giúp đảm bảo doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu, tăng doanh thu và cải thiện tỷ suất lợi nhuận.

Paul Maplesden là một nhà văn tự do cố gắng đơn giản hóa các chủ đề kinh doanh, tài chính và công nghệ phức tạp, với chuyên môn về chuỗi cung ứng và nền tảng SaaS.

7. Asia Enterprise – Tối ưu quản trị doanh nghiệp 

Asia Enterprise là hệ thống phần mềm giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của mình theo một quy trình thống nhất, từ: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v…

1. Quản lý tài chính (Financial Management): Quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm hạch toán, quản lý ngân sách, và báo cáo tài chính.
2. Quản lý kế toán (Accounting Management): Bao gồm các chức năng quản lý hạch toán, phân bổ ngân sách, tạo báo cáo tài chính, và xử lý thanh toán và thu phí.
3. Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management): Theo dõi thông tin cá nhân của nhân viên, quản lý quá trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, và quản lý lương.
4. Quản lý sản xuất (Manufacturing Management): Theo dõi quy trình sản xuất, quản lý lịch trình sản xuất, và tối ưu hóa hoạt động nhà máy.
5. Quản lý kho (Inventory Management): Tổ chức và kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đặt hàng và nhận hàng.
6. Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management): Tối ưu hóa hoạt động vận chuyển, lập kế hoạch cung ứng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
7. Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM): Theo dõi thông tin và tương tác với khách hàng, quản lý chiến lược tiếp thị và bán hàng.
8. Quản lý bán hàng (Sales Management): Theo dõi quy trình bán hàng, quản lý đơn hàng và hỗ trợ kỹ thuật cho các nhân viên bán hàng.
9. Quản lý vật liệu (Material Management): Quản lý vật liệu cần thiết cho quy trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp.
10. Quản lý dự án (Project Management): Theo dõi tiến độ và chi phí của các dự án, quản lý nguồn lực và giao việc cho nhân viên, và tạo báo cáo về hiệu suất dự án.

XỬ LÝ NHU CẦU PHỨC TẠP:

• Quản lý quá trình sản xuất, tính giá thành với những sản phẩm có cấu trúc phức tạp, sản xuất qua nhiều công đoạn.
• Kiểm soát các chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi, hạn mức công nợ, tín dụng.
• Quản lý quy trình mua hàng từ khi có yêu cầu, qua các bước duyệt yêu cầu, báo giá, chọn nhà cung cấp, duyệt đơn hàng, nhập hàng, thanh toán.

TIẾT KIỆM NGUỒN LỰC

• Asia Enterprise giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc xử lý, tổng hợp số liệu báo cáo. Việc truy xuất thông tin nhanh hơn, đơn giản hơn bằng các công cụ tìm kiếm tiện ích và thông
• Kiểm soát tốt quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế thất thoát lãng phí, từ đó giảm thiểu giá thành sản phẩm và các chi phí phát sinh ngoài mong muốn.
• Số liệu được liên kết và kế thừa tự động giữa các phân hệ giúp cho việc nhập liệu chỉ thực hiện một lần nhưng được khai thác và sử dụng ở nhiều nơi.
• Với phiên bản mới được cải tiến lớn về công nghệ và xử lý dữ liệu giúp cho khách hàng tăng tốc truy cập và thao tác nhập liệu đem lại hiệu quả cao, giúp cho doanh nghiệp thực thi các quyết định một các linh hoạt, mạnh mẽ và toàn diện.

CÔNG NGHỆ

• Asia Enterprise được xây dựng và phát triển bằng các công cụ hiện đại nhất, cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu qua mạng Internet, cho phép nhập nhiều ngôn ngữ trên cùng một dòng dữ liệu.
• Mô hình tập trung hoặc phân tán: Cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu từ xa qua mạng Internet. Đảm bảo an toàn, bảo mật, tốc độ cao.
• Quản lý số liệu của nhiều công ty, cho phép cập nhật và khai thác số liệu theo từng công ty, tổng hợp các công ty trên cùng một hệ thống.

Kết luận quản lý chuỗi cung ứng

Trong quản lý chuỗi cung ứng, vai trò của hệ thống ERP không thể phủ nhận. Bằng cách tích hợp sâu sắc các quy trình và tính năng, ERP mang lại cho doanh nghiệp khả năng hiển thị rõ ràng về cung cầu, kiểm soát thời gian thực, tối ưu hóa quy trình và dự báo thay đổi. Việc tận dụng tối đa tính linh hoạt của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng giúp các nhà quản lý có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với những biến động, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận. Bằng cách tích hợp ERP với các nền tảng chuỗi cung ứng và hậu cần khác, doanh nghiệp có thể tận dụng những lợi ích cấp cao của cả hai để đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả và bền vững.