Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một kỹ thuật phổ biến được các nhà quản lý sử dụng để thuận tiện hơn trong việc tiếp cận, triển khai và kiểm soát toàn bộ dự án. 

Trong bài viết này, Asia Soft sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức giúp bạn hiểu rõ bản chất WBS là gì, những lợi ích & các bước phân rã công việc hiệu quả. Đồng thời gợi ý cho các nhà quản trị các giải pháp tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả quản lý dự án nhờ áp dụng công cụ WBS. 

1. Cấu trúc phân chia công việc là gì? 

1.1. Định nghĩa 

Cấu trúc phân chia công việc khá đồng bộ với tên gọi của nó, đó là sự phân rã trực quan của một dự án thành các thành phần độc lập nhỏ hơn mà bạn có thể quản lý, đánh giá và chỉ định cho các nhóm.

Một cấu trúc phân chia công việc tốt có các đặc điểm sau:

• Nó có thể xác định và mô tả tổng quan công việc giúp tất cả những người tham gia dự án hiểu nó.
• Nó có thể quản lý được với một cơ quan cụ thể chịu trách nhiệm giám sát việc hoàn thành đơn vị công việc.
• Nó có thể ước tính được, có thể là về chi phí, thời gian hoặc nguồn lực cần thiết để hoàn thành.
• Nó độc lập với sự phụ thuộc tối thiểu vào công việc đang diễn ra. Đồng thời, nó có thể được tích hợp với toàn bộ dự án.
• Nó có thể đo lường được để bạn có thể theo dõi tiến độ, thông qua thời lượng dự án, sản phẩm bàn giao, các mốc quan trọng,…
• Nó có thể thích ứng để bạn có thể xoay vòng với sự thay đổi trong phạm vi dự án nếu có.

1.2. Phân loại 

Dựa trên mô tả ở trên, rõ ràng là cấu trúc phân chia công việc thường xoay quanh các sản phẩm bàn giao hoặc các gói công việc dựa trên thời lượng. Như vậy, có thể phân loại WBS trong quản lý dự án thành hai loại sau:

• Cấu trúc phân chia công việc dựa trên khả năng bàn giao: Nó vẽ ra một liên kết trực tiếp và rõ ràng giữa các kết quả có thể bàn giao của dự án với phạm vi dự án. Như vậy, bạn sẽ phải phân tách dự án của mình thành các sản phẩm có thể bàn giao góp phần hoàn thành dự án.
• Cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn: Loại WBS này trong quản lý dự án chia dự án thành các giai đoạn có chứa các gói công việc. Các gói công việc này bao gồm các nhóm nhiệm vụ sẽ được hoàn thành theo từng giai đoạn.

WBS dựa trên khả năng phân phối được sử dụng phổ biến hơn trong quản lý dự án. Mặt khác, WBS dựa trên giai đoạn thường được sử dụng trong các dự án không có kết quả rõ ràng.

1.3. Tầm quan trọng của cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án

Giá trị và tầm quan trọng của WBS được thể hiện ở các điểm sau:

• Chia dự án thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được.
• Hỗ trợ xác định rõ ràng phạm vi dự án giữa các bên liên quan đồng thời giảm thiểu phạm vi leo thang.
• Thời lượng hoặc ngân sách của từng nhiệm vụ có thể được tính toán để có được ước tính gần như chính xác cho toàn bộ dự án.
• Cung cấp cái nhìn bao quát về toàn bộ và từng phần của dự án, giúp dễ dàng hình dung tiến độ trong toàn tổ chức.
• Xác định các kết quả cụ thể và có thể đo lường được, đồng thời liên kết chúng trực tiếp với các nhóm và cá nhân bằng cách phân công trách nhiệm.
• Bằng cách hỗ trợ tổ chức dự án, WBS trong quản lý dự án tạo khuôn mẫu cho sự thành công và làm cho nó có thể lặp lại.
• Đảm bảo rằng không có khoảng trống hoặc chồng chéo trong việc phân bổ nguồn lực để điều chỉnh hiệu suất của nhóm.
• Tạo điều kiện hoàn thành song song các nhiệm vụ hoặc gói công việc khác nhau và không liên quan, giúp cải thiện năng suất.
• Giúp quản lý các thành phần phụ thuộc và ngăn chúng ảnh hưởng đến tiến độ hoặc ngân sách phân phối dự án.
• Cho phép một số mức độ linh hoạt trong quá trình phát triển dự án đồng thời trao quyền cho người quản lý dự án tính toán các biến thể với các thay đổi về phạm vi.

2. Cách tạo cấu trúc phân chia công việc

Cơ cấu phân chia công việc đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án thành công. Dưới đây là thông tin chi tiết về cách tạo WBS trong quản lý dự án :

2.1. Xác định phạm vi dự án

Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu bao trùm mà bạn đang cố gắng đạt được thông qua dự án này. Bạn có phải xây dựng một ứng dụng phần mềm? Hoặc sản xuất hàng loạt một mặt hàng từ đầu? Bạn có muốn nhận được nhiều lượt xem hơn trên trang web của mình không? Hay upsell sản phẩm tại quầy thanh toán?

Hiểu bức tranh lớn hơn và sử dụng nó để xác định phạm vi dự án. Bạn sẽ cần sự tham gia tích cực của toàn bộ nhóm của mình ở giai đoạn này và cho giai đoạn tiếp theo, vì thông tin đầu vào mà bạn nhận được từ họ sẽ giúp xác định các mục tiêu của dự án và các quy tắc chi phối chúng. Ghi lại tất cả những phát hiện của bạn và kết hợp những điều quan trọng trong điều lệ dự án.

Nếu bạn đã chuẩn bị tài liệu như: Phạm vi dự án, kế hoạch quản lý phạm vi và điều lệ dự án, hãy giữ những tài liệu này trong tay khi chuẩn bị phân chia công việc.

2.2. Liệt kê các sản phẩm hoặc giai đoạn

Khi mục tiêu cuối cùng đã sẵn sàng, bạn phải vạch ra hành trình để đạt được mục tiêu đó, cùng với các mốc quan trọng mà bạn sẽ đạt được trên đường đi. Chia lộ trình dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành thành các giai đoạn riêng biệt để chia nhỏ tuyên bố về phạm vi dự án.

Mỗi giai đoạn nên tương đương với một thứ gì đó và sẽ bị ràng buộc bởi một kết quả, thời lượng hoặc nhóm. Đồng thời, bạn sẽ phải vạch ra các sản phẩm bàn giao và sản phẩm bàn giao phụ sẽ được tạo ra ở các thời điểm khác nhau khi dự án tiến triển.

Ngoài ra, hãy xác định các thông số kỹ thuật của sản phẩm để một nhiệm vụ cụ thể được coi là hoàn thành. Vui lòng tạo các tài khoản kiểm soát, tạo thành các danh mục nhiệm vụ cho các lĩnh vực công việc khác nhau mà bạn muốn giám sát.

2.3. Thiết lập các mức WBS

Bây giờ bạn đã có mục tiêu của dự án và các sản phẩm có thể bàn giao cũng như các giai đoạn hỗ trợ nó, đã đến lúc sắp xếp chúng theo một bậc thang có thứ bậc và hợp lý. Nói chung, WBS trong quản lý dự án được giới hạn ở tối đa ba cấp độ, đó là:

• Nhiệm vụ chính: Còn được gọi là mục tiêu dự án, nhiệm vụ chính cung cấp một cái nhìn bao quát về mục tiêu cơ bản của dự án.
• Phụ thuộc và Nhiệm vụ: Chúng chứa các phụ thuộc cho phép chi tiết hơn một chút so với tác vụ chính.
• Phụ thuộc và nhiệm vụ phụ: Cấp độ thứ ba và cấp độ thấp nhất của Cấu trúc phân chia công việc xác định nhiệm vụ ở mức độ chi tiết cao nhất.

Tất nhiên, cấu trúc ba tầng của WBS trong quản lý dự án được tuân theo như một quy tắc chung và có thể được mở rộng hoặc xây dựng dựa trên tùy thuộc vào dự án.

2.4. Chuẩn bị từ điển WBS

Do tính chất trực quan của Cấu trúc phân chia công việc, nó chỉ chứa phần phác thảo khung và bỏ qua phần giải thích chi tiết về các nhiệm vụ. Theo đó, WBS phải được đọc cùng với từ điển WBS.

Như tên gợi ý, từ điển WBS cung cấp ngôn ngữ và ý nghĩa cho các thuật ngữ được sử dụng trong WBS của bạn, cụ thể là gói công việc ở mức thấp nhất. Nó chứa các định nghĩa và phạm vi chính của các yếu tố khác nhau có trong WBS, chẳng hạn như tên gói công việc, chủ sở hữu nhiệm vụ, ID, sản phẩm bàn giao, ngày đến hạn, trạng thái, ngân sách, rủi ro,…

Kết quả là, toàn bộ nhóm có thể ở trên cùng một trang và sử dụng các thuật ngữ được tiêu chuẩn hóa để không có chỗ cho sự mơ hồ. Dưới đây là một số chi tiết mà một WBS trong quản lý dự án nên có:

• Mã định danh tác vụ: Một tên, số, tiêu đề hoặc mô tả duy nhất cho ID tác vụ để ngăn trùng lặp tác vụ.
• Chủ nhiệm vụ: Chi tiết về nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.
• Sự phụ thuộc của nhiệm vụ: Mối liên kết giữa hai nhiệm vụ có liên quan trong đó việc hoàn thành nhiệm vụ này có ảnh hưởng đến nhiệm vụ kia.
• Ngày bắt đầu và kết thúc: Dòng thời gian lý tưởng để hoàn thành nhiệm vụ.
• Thời lượng: Số ngày/giờ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
• Tiến độ công việc: Đóng góp của nhiệm vụ cho toàn bộ dự án (thường được biểu thị bằng %).
• Trạng thái nhiệm vụ: Cho dù nhiệm vụ được giao, đang thực hiện, đã hoàn thành, trễ, v.v.

3. Các loại biểu đồ cấu trúc phân chia công việc

Có nhiều cách khác nhau để minh họa WBS. Dưới đây là một số ví dụ về cấu trúc phân chia công việc phổ biến sẽ làm sáng tỏ các định dạng khác nhau mà bạn có thể hiển thị WBS:

3.1. Danh sách cấu trúc phân chia công việc

Danh sách cấu trúc là hình thức đơn giản nhất của WBS trong quản lý dự án. Nó hiển thị cấu trúc phân cấp của WBS dưới dạng một danh sách được đánh số, danh sách này sẽ phân tách thành các danh sách được đánh số phụ, v.v.

Mặc dù đây là dạng cấu trúc phân chia công việc đơn giản nhất, nhưng việc tìm hiểu chi tiết về nhiệm vụ, chẳng hạn như ngân sách, nhiệm vụ, thời lượng, v.v., rất khó ở dạng này.

3.2. Sơ đồ cây cấu trúc phân chia công việc

Sơ đồ cây WBS biểu thị phân cấp nhiệm vụ và nhiệm vụ con bằng cách định vị chúng ở các cấp độ khác nhau. Nó tuân theo cách tiếp cận từ trên xuống với Cấp độ 1 hoặc nhiệm vụ chính ở trên cùng và dự án phân nhánh thành nhiều nhiệm vụ/mức phụ thuộc và nhiệm vụ con/mức phụ thuộc phụ. Sơ đồ cây là mô tả phổ biến nhất của WBS.

3.3. Lưu đồ cấu trúc phân chia công việc

Lưu đồ WBS là một biến thể của sơ đồ cây trong đó quy trình công việc được biểu thị thông qua các mũi tên. Các đầu nối này là sự thay thế tuyệt vời cho một đường dây đơn giản khi chúng sắp xếp WBS theo trình tự.

Thêm vào đó, chúng linh hoạt hơn nhiều, cho dù bạn có cấu trúc phân chia công việc đơn giản hay cấu trúc phức tạp với các yếu tố phụ thuộc và kịch bản.

3.4. Bảng tính cấu trúc phân chia công việc

Nếu bạn có thể xoay cấu trúc phân chia công việc của mình thành các hàng và cột, thì bảng tính sẽ là một định dạng tuyệt vời cho WBS của bạn. Chúng cung cấp không gian gần như vô tận và bạn có thể kết hợp các chi tiết, dữ liệu,…

Hơn nữa, bạn có thể lập trình bảng tính để quản lý các phụ thuộc và đánh dấu các thay đổi khi dự án tiến triển.

3.5. Biểu đồ Gantt cấu trúc phân chia công việc

Biểu đồ Gantt là một dạng biểu đồ thời gian và bảng tính nâng cao được sử dụng để mô tả Cấu trúc phân chia công việc. Nó được trình bày dưới dạng biểu đồ thanh theo dõi các nhiệm vụ dọc theo trục thời gian.

Kết quả là, nó đánh dấu trực quan ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ. Dựa trên các yếu tố phụ thuộc, bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ lần lượt hoặc song song để tạo ra một lộ trình quan trọng nhằm đạt hiệu quả tối đa.

Với Nifty, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt chỉ bằng một nút bấm. Bạn chỉ cần thay đổi chế độ xem từ nhiệm vụ thành cột mốc và biểu đồ Gantt sẽ được tạo tự động. 

4. Ngăn chặn sự cố dự án với cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân chia công việc khiến thành công của dự án trở lên dễ dàng hơn. Ngoài ra, với các công cụ phù hợp, việc tạo WBS thậm chí không khó! Khi bạn hiểu rõ về nó, bạn sẽ thấy bản chất trực quan của WBS mang tính thông tin cao và hữu ích trong việc tăng tốc phát triển dự án. Vì vậy, tại sao bỏ lỡ một cơ hội như vậy? Bắt đầu với ASIA ENTERPRISE miễn phí !