Tất cả chúng ta đều biết rằng quản lý một doanh nghiệp không phải là một công việc dễ dàng. Từ việc theo dõi tài chính đến quản lý nhân sự và tồn kho, mỗi khía cạnh đều đòi hỏi sự chính xác và tổ chức tốt. Đó là lý do tại sao một công cụ mạnh mẽ như hệ thống ERP trở nên vô cùng quan trọng. 

Với khả năng tích hợp mọi phần của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất, ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình, mà còn tạo ra cơ hội phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ. Hãy cùng Asiasoft khám phá chi tiết hơn về ưu điểm và nhược điểm của hệ thống ERP, và làm thế nào nó có thể làm thay đổi cách bạn quản lý doanh nghiệp của mình.

1. Tổng quan về hệ thống ERP

Theo nghĩa cơ bản nhất, phần mềm ERP là một công cụ tập trung cơ sở dữ liệu thông tin của công ty, tự động hóa các công việc thường ngày và đơn giản hóa quy trình kinh doanh. Mục tiêu cuối cùng khi sử dụng công cụ này là tối ưu hóa hoạt động và giải phóng thời gian của nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ mang tính bản năng hơn. Những mục tiêu này có thể dẫn đến tăng tỷ suất lợi nhuận và hiệu quả đồng thời cải thiện hoạt động giao tiếp trong toàn công ty.

Phần mềm ERP rất độc đáo vì nó chạm đến nhiều hoặc tất cả các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Đó là một giải pháp toàn diện với các tính năng phục vụ các bộ phận sau:

• Kế toán 
• Phân tích tài chính
• Quản lý mua hàng
• Quản lý tồn kho
• Hoạch định và quản lý sản xuất
• Quản lý hậu cần
• Quản lý quan hệ với khách hàng,…

Tiếp theo, chúng ta sẽ điểm qua một số lầm tưởng phổ biến xung quanh việc lựa chọn phần mềm ERP.

2. Ưu điểm của hệ thống ERP

Người ta đã đề cập rằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mang lại nhiều cơ hội mạnh mẽ mà một người khéo léo có thể biến thành những đặc quyền có lợi nhuận. Vì vậy, hãy tập trung vào vấn đề này và xem xét những lợi ích tiềm năng của hệ thống doanh nghiệp.

2.1. Nâng cao hiệu suất quản lý 

Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm trung tâm, tạo kết nối trên tất cả các khía cạnh của quản lý doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, sản xuất, bán hàng, hỗ trợ khách hàng, hàng tồn kho và điều phối các hoạt động của chuỗi cung ứng. Tận dụng công nghệ máy tính, ERP tạo điều kiện cho việc xử lý dữ liệu kinh doanh tự động nhanh chóng và hiệu quả.

Lợi ích nổi bật của việc triển khai các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nằm ở việc giảm đáng kể thủ tục giấy tờ và giảm sự phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu thủ công. Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro xảy ra lỗi của con người có khả năng làm gián đoạn quy trình sản xuất mà còn loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi dữ liệu trên giấy sang định dạng kỹ thuật số, giải phóng nguồn nhân lực cho các nhiệm vụ trực tiếp và có tác động hơn.

Vì lý do cụ thể này, nhiều chủ doanh nghiệp coi việc triển khai ERP là một cách chắc chắn để tăng hiệu quả hoạt động và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

2.2. Độ chính xác và tính sẵn có của thông tin tốt hơn

Đây là một trong những lợi ích cốt lõi của ERP, bằng cách này hay cách khác, ảnh hưởng đến tất cả các lợi thế còn lại của việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã lọt vào danh sách này.

Các hệ thống ERP tinh vi cho phép thu thập, xử lý và lưu giữ thông tin liên quan đến sản xuất, bán hàng, cung ứng hoặc khách hàng một cách hiệu quả và tập trung. Một hệ thống tập trung loại bỏ nhu cầu duy trì nhiều cơ sở dữ liệu riêng biệt, đòi hỏi sự giám sát và đồng bộ hóa liên tục để loại bỏ các hồ sơ lỗi thời hoặc trùng lặp.

Chất lượng dữ liệu nội bộ được nâng cao, cùng với khả năng tiếp cận liền mạch với nhân viên ở các bộ phận liên quan, thể hiện một thành tựu đáng kể trong việc thúc đẩy hiệu suất nâng cao trong toàn doanh nghiệp. Đáng chú ý, việc triển khai ERP đặc biệt khuếch đại lợi ích trong các hoạt động như chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho.

2.3. Cải thiện sự phối hợp

Hệ thống gắn kết hợp nhất dữ liệu kinh doanh và thông tin khách hàng nhằm tăng cường sự hợp tác giữa các chi nhánh hoặc phòng ban khác nhau của doanh nghiệp. Bằng cách giảm thiểu sự chậm trễ trong giao tiếp trong toàn công ty, phần mềm ERP không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn gián tiếp giảm chi phí hoạt động. Lợi thế này tỏ ra đặc biệt có giá trị đối với các công ty có mạng lưới chi nhánh phân tán trải rộng trên nhiều tiểu bang hoặc thậm chí các lục địa khác nhau. Bằng cách này, tất cả nhân viên của công ty sẽ cảm thấy an toàn hơn và cuối cùng sẽ làm việc hiệu quả hơn vì công việc của họ sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống nội bộ đáng tin cậy và an toàn.

2.4. Khả năng lập kế hoạch hiệu quả 

Việc dễ dàng truy cập nguồn thông tin kinh doanh phong phú giúp đơn giản hóa sâu sắc việc phân tích, cung cấp nền tảng để vạch ra lộ trình chiến lược nhằm phát triển hơn nữa và thúc đẩy tăng trưởng trong tương lai. Đội ngũ quản lý và nhà phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp có thể khai thác sức mạnh của dữ liệu tổng hợp hiệu quả hơn, cho phép xây dựng các chiến lược hoặc đề xuất đổi mới để cải thiện những chiến lược hiện có. 

Hơn nữa, một trong những lợi ích của ERP trong vấn đề này là khả năng phân tích dữ liệu nhanh chóng và biến nó thành những hiểu biết có giá trị bằng trí tuệ nhân tạo và thuật toán học máy. Hệ thống ERP tùy chỉnh giúp đơn giản hóa việc quản lý rủi ro và mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt cao hơn, điều này rất cần thiết để duy trì sự cạnh tranh trong thị trường hiện đại.

2.5. Báo cáo nâng cao

Do thủ tục giấy tờ được sắp xếp hợp lý và giao tiếp giữa các bộ phận được nâng cao, phần mềm ERP cung cấp nền tảng thân thiện với người dùng để tạo ra nhiều báo cáo khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng, trải dài từ tạo hóa đơn đến kiểm kê, hành vi của khách hàng, bảo trì kỹ thuật,…

Vì tất cả các báo cáo đều được lưu trữ và truyền dưới dạng kỹ thuật số nên việc truy cập thông tin luôn tức thời và không bị gián đoạn. Ngoài ra, luôn có cách bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng cách cài đặt các cấp độ truy cập khác nhau cho các loại người dùng khác nhau. Chưa kể, việc thiết lập các cơ chế bảo vệ dữ liệu rộng rãi là điều cần thiết để đạt được sự tuân thủ quy định trong nhiều ngành.

2.6. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Một trong những lợi ích vốn có của nền tảng ERP được xác định bởi cấu trúc mô-đun của chúng. Nó cho phép điều chỉnh quy mô dựa trên nhu cầu và điều kiện kinh doanh hiện tại. Tính năng này cho phép hệ thống hoạch định nguồn lực dễ dàng đáp ứng việc mở rộng hoặc cắt giảm của công ty ở mọi cấp độ.

Ngay cả những thay đổi nhỏ nhất trong cơ cấu và hoạt động của công ty như sự xuất hiện của sản phẩm mới, công nhân, cơ sở sản xuất, nhà cung cấp, bộ phận… cũng đòi hỏi tính linh hoạt cao trong giải pháp ERP. Cho dù đó là tăng cường sản xuất, mở rộng hàng tồn kho, giới thiệu các chức năng và dịch vụ mới hay chào đón thêm người dùng, phần mềm ERP không chỉ quản lý thành thạo những chuyển đổi này mà còn quản lý vô số điều chỉnh khác với hiệu quả liền mạch. Điều này đặc biệt đúng đối với các hệ thống kết hợp và đám mây, nơi việc mở rộng quy mô hệ thống lên xuống thực sự sẽ chỉ mất vài cú nhấp chuột và vài phút.

2.7. Hiệu quả chi phí

Nhờ giảm bớt giấy tờ và tối ưu hóa các công việc hàng ngày, trên hết giảm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, hệ thống ERP giúp tiết kiệm chi phí cho các nhu cầu hành chính. Ngoài ra, các giải pháp hoạch định nguồn lực giúp tăng tốc và giảm đáng kể chi phí hoạt động kinh doanh liên quan đến nhiều yêu cầu và phê duyệt thông tin khác nhau, chẳng hạn như hậu cần, quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng,…

2.8. Truy cập dễ dàng vào hệ thống quản lý

Phù hợp với các yêu cầu lập kế hoạch nguồn lực cụ thể, phần mềm ERP có thể được triển khai dưới dạng ứng dụng web hoặc di động được trang bị các công nghệ đám mây tiên tiến. Cấu hình này cho phép hoạt động liền mạch trên điện thoại thông minh, máy tính xách tay và các thiết bị di động khác nhau, đảm bảo khả năng truy cập bất kỳ lúc nào và từ hầu hết mọi vị trí.

2.9. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Một lợi thế hữu hình của phần mềm ERP hiện đại nằm ở sự tinh tế trong quản lý quan hệ khách hàng. Thông qua việc lưu trữ dữ liệu tập trung, thông tin cần thiết liên quan đến doanh số bán hàng và khách hàng được tổng hợp, hợp lý hóa việc liên lạc giữa người quản lý bán hàng và nhân viên hỗ trợ khách hàng. Điều này không chỉ tạo điều kiện tương tác hiệu quả hơn với khách hàng mà còn giảm thời gian đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Truy cập nhanh hơn vào dữ liệu chính xác và lịch sử khách hàng đầy đủ với các cập nhật liên quan cũng bổ sung thêm các lợi ích khác của ERP được liệt kê ở đây. Ví dụ: dữ liệu được thu thập và phân tích chính xác về mô hình hành vi của khách hàng có thể dẫn đến tối ưu hóa chiến lược hoặc dự báo nhu cầu chính xác hơn và phải được đáp ứng phù hợp và vào thời điểm thích hợp. Hơn thế nữa, những nỗ lực của công ty nhằm đảm bảo sự hài lòng tối đa của khách hàng cuối cùng sẽ có tác động tích cực đến lòng trung thành với thương hiệu cũng như tỷ lệ bán hàng và mua lại.

2.10. Nâng cao hhả năng cạnh tranh 

Trên thực tế, ưu điểm cuối cùng này là bản tóm tắt tất cả các lợi ích nói trên của ERP được chuyển tiếp dưới góc độ lợi nhuận kinh doanh. Vấn đề là hệ thống ERP mang lại lợi thế cạnh tranh cần thiết nhất cho doanh nghiệp, một công cụ bổ sung để vượt trội so với đối thủ. Trong khi một số công ty tuân theo các phương pháp đã được chứng minh theo thời gian hoặc đơn giản là không đủ khả năng mua một hệ thống ERP hiện đại, thì những công ty khác lại nâng cao hoạt động kinh doanh của họ bằng những tiến bộ công nghệ và thu được lợi nhuận.

Một hệ thống ERP mới được tùy chỉnh hoàn toàn để đáp ứng tất cả các nhu cầu và mục tiêu của một doanh nghiệp cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đó kiểm soát hoàn toàn các khía cạnh kỹ thuật và điều kiện thời gian thực của mọi hoạt động kinh doanh. Bằng cách này, ban lãnh đạo công ty luôn nhận thức được tình hình hiện tại và có tất cả các công cụ cần thiết để hành động vì môi trường nhanh hơn đối thủ cạnh tranh.

3. Nhược điểm khi triển khai ERP cho doanh nghiệp

Mặt khác, việc triển khai hệ thống ERP không phải là không có thách thức. Dưới đây là một số nhược điểm phổ biến mà các công ty thường gặp phải:

3.1. Hạn chế về ngân sách

Đầu tư vào một hệ thống ERP mới đi kèm với sự cam kết đáng kể về thời gian, tiền bạc và nguồn lực. Việc áp dụng một hệ thống ERP mới đi kèm với phí tư vấn và triển khai trả trước. Ngoài ra còn có chi phí nhân sự nặng nề đi kèm với việc triển khai ERP tại chỗ, vì bạn có thể cần thuê thêm nhân viên CNTT để quản lý hệ thống.

3.2. Quản lý thay đổi

Quản lý thay đổi thường là một trong những thách thức khó khăn nhất khi triển khai ERP. Cần phải đầu tư nhiều thời gian và công sức để đảm bảo rằng tất cả nhân sự chủ chốt đều được đào tạo bài bản về cách tương tác với hệ thống mới.

3.3. Cam kết về thời gian

Việc triển khai hệ thống ERP tại chỗ thường có thể là một quá trình kéo dài—đôi khi có thể mất tới hai năm. Ngoài ra, các tổ chức nên phân bổ thời gian để tất cả người dùng tìm hiểu hệ thống ERP mới sau khi hệ thống này đi vào hoạt động. Thường có một lộ trình học tập dốc liên quan đến việc học công nghệ mới, quy trình làm việc mới và trải nghiệm người dùng mới.

4. Asia Enterprise – Tối ưu quản trị doanh nghiệp 

Asia Enterprise là hệ thống phần mềm giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của mình theo một quy trình thống nhất, từ: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v…

1. Quản lý tài chính (Financial Management): Quản lý tài chính tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm hạch toán, quản lý ngân sách, và báo cáo tài chính.
2. Quản lý kế toán (Accounting Management): Bao gồm các chức năng quản lý hạch toán, phân bổ ngân sách, tạo báo cáo tài chính, và xử lý thanh toán và thu phí.
3. Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management): Theo dõi thông tin cá nhân của nhân viên, quản lý quá trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, và quản lý lương.
4. Quản lý sản xuất (Manufacturing Management): Theo dõi quy trình sản xuất, quản lý lịch trình sản xuất, và tối ưu hóa hoạt động nhà máy.
5. Quản lý kho (Inventory Management): Tổ chức và kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đặt hàng và nhận hàng.
6. Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management): Tối ưu hóa hoạt động vận chuyển, lập kế hoạch cung ứng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
7. Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM): Theo dõi thông tin và tương tác với khách hàng, quản lý chiến lược tiếp thị và bán hàng.
8. Quản lý bán hàng (Sales Management): Theo dõi quy trình bán hàng, quản lý đơn hàng và hỗ trợ kỹ thuật cho các nhân viên bán hàng.
9. Quản lý vật liệu (Material Management): Quản lý vật liệu cần thiết cho quy trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp.
10. Quản lý dự án (Project Management): Theo dõi tiến độ và chi phí của các dự án, quản lý nguồn lực và giao việc cho nhân viên, và tạo báo cáo về hiệu suất dự án.

XỬ LÝ NHU CẦU PHỨC TẠP:

• Quản lý quá trình sản xuất, tính giá thành với những sản phẩm có cấu trúc phức tạp, sản xuất qua nhiều công đoạn.
• Kiểm soát các chính sách bán hàng, chiết khấu, khuyến mãi, hạn mức công nợ, tín dụng.
• Quản lý quy trình mua hàng từ khi có yêu cầu, qua các bước duyệt yêu cầu, báo giá, chọn nhà cung cấp, duyệt đơn hàng, nhập hàng, thanh toán.

TIẾT KIỆM NGUỒN LỰC

• Asia Enterprise giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc xử lý, tổng hợp số liệu báo cáo. Việc truy xuất thông tin nhanh hơn, đơn giản hơn bằng các công cụ tìm kiếm tiện ích và thông
• Kiểm soát tốt quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế thất thoát lãng phí, từ đó giảm thiểu giá thành sản phẩm và các chi phí phát sinh ngoài mong muốn.
• Số liệu được liên kết và kế thừa tự động giữa các phân hệ giúp cho việc nhập liệu chỉ thực hiện một lần nhưng được khai thác và sử dụng ở nhiều nơi.
• Với phiên bản mới được cải tiến lớn về công nghệ và xử lý dữ liệu giúp cho khách hàng tăng tốc truy cập và thao tác nhập liệu đem lại hiệu quả cao, giúp cho doanh nghiệp thực thi các quyết định một các linh hoạt, mạnh mẽ và toàn diện.

CÔNG NGHỆ

• Asia Enterprise được xây dựng và phát triển bằng các công cụ hiện đại nhất, cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu qua mạng Internet, cho phép nhập nhiều ngôn ngữ trên cùng một dòng dữ liệu.
• Mô hình tập trung hoặc phân tán: Cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu từ xa qua mạng Internet. Đảm bảo an toàn, bảo mật, tốc độ cao.
• Quản lý số liệu của nhiều công ty, cho phép cập nhật và khai thác số liệu theo từng công ty, tổng hợp các công ty trên cùng một hệ thống.

Kết luận

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc triển khai hệ thống ERP không chỉ là một lựa chọn mà là một bước cần thiết để các doanh nghiệp vượt qua thách thức và tiến xa hơn trên con đường phát triển. Dù có những nhược điểm và thách thức trong quá trình triển khai, nhưng lợi ích mà ERP mang lại vượt xa những rủi ro đó.

Tóm lại, việc áp dụng phần mềm ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu suất và giảm chi phí, mà còn mở ra cơ hội để phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Với sự cam kết và chiến lược hợp lý, doanh nghiệp có thể tận dụng toàn bộ tiềm năng của hệ thống ERP để đạt được mục tiêu kinh doanh và cùng nhau xây dựng một tương lai thành công.