Phần mềm quản lý dự án phần mềm là gì? Những tính năng nào cần có trong một phần mềm quản lý dự án? Đây là những câu hỏi được doanh nghiệp phần mềm đặt ra và luôn tìm kiếm câu trả lời phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Theo dõi qua chia sẻ chi tiết của AsiaSoft dưới đây để hiểu rõ hơn về công việc này bạn nhé!

1. Phần mềm quản lý dự án là gì

Phần mềm quản lý dự án là loại phần mềm được sử dụng trong quá trình quản lý dự án, chủ yếu được sử dụng để thu thập, tổng hợp và phân phối đầu vào và đầu ra của quá trình quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án là hoạt động phân tích và quản lý con người, sản phẩm, quy trình và dự án nhằm giúp các dự án công việc được hoàn thành thành công theo chi phí, tiến độ và chất lượng đã xác định trước.

Phần mềm quản lý dự án truyền thống bao gồm các mô-đun chức năng như lập kế hoạch tiến độ, kiểm soát chi phí, lập kế hoạch nguồn lực và xuất báo cáo đồ họa.Tuy nhiên, bắt đầu từ nội dung quản lý dự án, phần mềm quản lý dự án cũng nên bao gồm quản lý hợp đồng, quản lý mua sắm, quản lý rủi ro, chất lượng quản lý, và yêu cầu bồi thường.Quản lý, quản lý tổ chức và các chức năng khác.

2. Tính năng phần mềm quản lý dự án

2.1. Kiểm soát ngân sách và chi phí

Hầu hết các hệ thống phần mềm quản lý dự án đều có thể được sử dụng để thu thập thông tin liên quan về các hoạt động và nguồn lực khác nhau trong dự án. Lương nhân viên có thể được tính theo giờ, làm thêm giờ hoặc một lần và cũng có thể chỉ định ngày thanh toán đến hạn; đối với nguyên liệu thô, có thể xác định chi phí một lần hoặc liên tục; đối với các vật liệu khác nhau, có thể đặt mã kế toán và ngân sách tương ứng hướng lên. 

Ngoài ra, các công thức do người dùng xác định có thể được sử dụng để chạy các hàm chi phí . Hầu hết các chương trình phần mềm sử dụng thông tin này để giúp tính toán chi phí dự án và theo dõi chi phí trong suốt dự án. Trong quá trình thực hiện dự án, chi phí thực tế và chi phí dự toán của các nguồn lực riêng lẻ, nguồn lực của nhóm hoặc toàn bộ dự án có thể được so sánh và phân tích bất kỳ lúc nào và thông tin này được sử dụng trong công việc lập kế hoạch và báo cáo. Hầu hết các chương trình phần mềm đều có thể hiển thị và in ra chi phí của từng nhiệm vụ, từng tài nguyên (con người, máy móc,…) hoặc toàn bộ dự án bất cứ lúc nào.

2.2. Lịch trình

Tính năng lịch trình chủ yếu được sử dụng để xác định thời gian làm việc của từng nguồn lực riêng lẻ hoặc một nhóm nguồn lực trong dự án. Những lịch trình này có thể được sử dụng để tính toán tiến độ của dự án. Hầu hết phần mềm hệ thống đều đặt giá trị mặc định cho giờ làm việc cơ bản, chẳng hạn như: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, với một giờ nghỉ trưa ở giữa. Lịch trình này có thể được sửa đổi cho từng nguồn lực riêng lẻ hoặc nhóm nguồn lực. 

Ví dụ: Sửa đổi thời gian bắt đầu và kết thúc, nhập ngày nghỉ của công ty theo thời gian không làm việc, nhập các ca (ngày, đêm), bao gồm ngày nghỉ và đơn vị số lượng (giờ, ngày, tuần). Các lịch trình này được sử dụng khi báo cáo tiến độ công việc và thường có thể được in ra theo ngày, tuần hoặc tháng cho từng nguồn lực riêng lẻ hoặc cho toàn bộ dự án thành một lịch trình dự án toàn diện, có thể có kích thước bằng bức tường.

2.3．E-mail

Đặc điểm chung của một số chương trình phần mềm quản lý dự án là khả năng gửi thông tin dự án qua email. Tính năng này cho phép người dùng lấy thông tin trực tiếp từ e-mail mà không cần phải sử dụng máy in hoặc màn hình hiển thị. Thông qua email, các thành viên trong nhóm dự án có thể tìm hiểu về những thay đổi lớn, chẳng hạn như kế hoạch dự án hoặc kế hoạch tiến độ mới nhất, có thể nắm bắt tình hình công việc hiện tại của dự án và cũng có thể đưa ra các hình thức kinh doanh khác nhau.

2.4. Đồ họa

Đối với một dự án dự án có số lượng lớn các hoạt động, việc tạo biểu đồ Gantt hoặc sơ đồ Pert theo cách thủ công hoặc sửa đổi bản vẽ theo cách thủ công là vô cùng tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi. Một trong những tính năng nổi bật nhất của phần mềm quản lý dự án hiện nay là khả năng tạo các biểu đồ khác nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng, bao gồm biểu đồ Gantt và sơ đồ mạng, dựa trên phân tích dữ liệu mới nhất. 

Với kế hoạch cơ bản được áp dụng, mọi thay đổi đều có thể được nhập dễ dàng vào hệ thống và biểu đồ sẽ tự động phản ánh những thay đổi đó. Phần mềm quản lý dự án có thể kết nối các nhiệm vụ trong biểu đồ Gantt để hiển thị quy trình làm việc. Đặc biệt, người dùng có thể chuyển đổi hiển thị qua lại giữa biểu đồ Gantt và sơ đồ mạng chỉ bằng một lệnh. Ngoài ra, biểu đồ và bảng biểu thường có các chức năng sau để người dùng sử dụng:

• Thực hiện thao tác tương tác của các nhiệm vụ và các mối quan hệ. Ví dụ: kết nối các nhiệm vụ thông qua sơ đồ, thay đổi mối quan hệ ưu tiên hoặc thay đổi thời lượng hoạt động bằng cách mở rộng tính năng hiển thị thời lượng hoạt động.
• Tùy chỉnh định dạng như kích thước đồ họa, tiêu đề, màu sắc, phông chữ và bố cục tệp.
• Hiển thị bảng so sánh cơ sở cho các nhiệm vụ hoặc chi phí.
• Đánh dấu các đường dẫn quan trọng và hiển thị sự chậm trễ trong bất kỳ hoạt động nào.
• Phóng to hoặc thu nhỏ hình ảnh hiển thị.

2.5. Truyền dữ liệu vào/ra

Nhiều gói phần mềm quản lý dự án cho phép người dùng lấy thông tin từ các ứng dụng khác, chẳng hạn như xử lý văn bản, bảng tính và chương trình cơ sở dữ liệu. Quá trình nhập thông tin vào phần mềm quản lý dự án được gọi là import. Ví dụ: bạn chỉ có thể chuyển thông tin từ bảng tính khi cần, thay vì nhập lại thông tin chi phí về con người hoặc máy móc từ bảng tính sang chương trình phần mềm quản lý dự án và có khả năng tạo ra các mục nhập xung đột hoặc thông tin không chính xác.

Tương tự như vậy, bạn thường phải nhập một số thông tin từ phần mềm quản lý dự án của mình vào các ứng dụng này. Quá trình gửi thông tin được gọi là triển khai. Ví dụ: báo cáo tiến độ cho một nhà thầu cụ thể có thể được xuất sang tệp ghi chú xử lý văn bản. Hầu hết các chương trình phần mềm quản lý dự án đều cho phép chuyển các tệp thông tin theo mã ASCII tiêu chuẩn từ Windows Clipboard sang cơ sở dữ liệu SQL, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, máy khách/máy chủ OLE, máy khách/máy chủ DDE và một số hệ thống khác.

2.6. Xử lý nhiều dự án 

Một số dự án lớn đến mức chúng cần được chia thành các nhóm nhiệm vụ hoặc tiểu dự án nhỏ hơn. Một tình huống khác là khi một người quản lý dự án có kinh nghiệm quản lý nhiều dự án cùng lúc và các thành viên trong nhóm cũng làm việc trên nhiều dự án cùng lúc, chia thời gian làm việc của họ cho nhiều dự án. Trong trường hợp này, hầu hết các chương trình phần mềm quản lý dự án đều có thể trợ giúp. Họ thường có thể lưu trữ nhiều dự án trong các tệp khác nhau được liên kết với nhau. Phần mềm quản lý dự án cũng có thể lưu trữ nhiều dự án trong cùng một tệp, xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn dự án cùng lúc và vẽ biểu đồ Gantt và sơ đồ mạng.

2.7. Thực hiện báo cáo

Khi các gói phần mềm quản lý dự án lần đầu tiên được triển khai, nhìn chung chỉ có một vài báo cáo, thường là danh sách tóm tắt tiến độ, nguồn lực hoặc ngân sách. Ngày nay, hầu hết các gói phần mềm quản lý dự án đều có khả năng báo cáo rất phong phú. Dưới đây là một số nội dung báo cáo có thể được tạo ra:

• Báo cáo tổng hợp báo cáo dự án.
• Báo cáo về các giai đoạn chính của dự án (các mốc quan trọng).
• Nhiều thông tin khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như các nhiệm vụ đã hoàn thành và đang tiến hành trong khoảng thời gian này cũng như các nhiệm vụ đã sẵn sàng để bắt đầu.
• Báo cáo tài chính thể hiện thông tin toàn diện bao gồm tất cả các nhiệm vụ, ngân sách tổng thể của dự án, các khoản vượt dự toán, chi phí dự toán lũy kế, chi phí thực tế và các cam kết.
• Thực hiện các báo cáo phân bổ nguồn lực trên nhiều hoặc một nhóm nguồn lực của dự án.
• Báo cáo tiêu chuẩn tùy chỉnh, báo cáo chéo và bảng so sánh điểm chuẩn thay đổi.

2.8. Quản lý nguồn tài nguyên

Phần mềm quản lý dự án hiện tại có danh sách tài nguyên liệt kê tên của các tài nguyên khác nhau, giới hạn thời gian sử dụng tài nguyên, tiêu chuẩn tài nguyên và tỷ lệ lỗi thời, phương pháp thu nhập tài nguyên và mô tả văn bản. 

Mỗi tài nguyên có thể được gán một mã số và lịch trình lập kế hoạch cá nhân của thành viên. Đặt các ràng buộc đối với từng tài nguyên, chẳng hạn như lượng thời gian có thể được sử dụng. Người dùng có thể phân bổ tài nguyên theo tỷ lệ phần trăm cho các nhiệm vụ, đặt tiêu chuẩn ưu tiên cho việc phân bổ tài nguyên, phân bổ các tài nguyên riêng lẻ cho cùng một nhiệm vụ cũng như ghi chú và mô tả cho từng tài nguyên. Hệ thống có thể nêu bật và giúp sửa các cấu hình không hợp lý, điều chỉnh và phân bổ tài nguyên trơn tru. Hầu hết các gói có thể xử lý hàng nghìn tài nguyên cho một dự án.

2.9. Lập và quản lý kế hoạch

Trong tất cả các gói phần mềm quản lý dự án, người dùng có thể xác định các hoạt động cần thực hiện. Giống như phần mềm thường duy trì một kho tài nguyên, nó cũng có thể duy trì một kho các hoạt động hoặc nhiệm vụ. 

Đối với mỗi nhiệm vụ, người dùng chọn tiêu đề, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, đánh giá tóm tắt và thời lượng ước tính bao gồm các ước tính lạc quan, rất có thể và bi quan dựa trên các tiêu chuẩn thời gian khác nhau và chỉ định mối quan hệ trình tự với các nhiệm vụ khác và người thực hiện. thù lao. Thông thường, một dự án trong phần mềm quản lý dự án sẽ có hàng nghìn nhiệm vụ liên quan. Ngoài ra, hầu hết các chương trình đều có thể tạo cấu trúc phân tích công việc để hỗ trợ lập kế hoạch công việc.

2.10. Giám sát và theo dõi dự án

Nhiệm vụ cơ bản của quản lý dự án là theo dõi và quản lý tiến độ công việc, chi phí thực tế và mức tiêu thụ tài nguyên thực tế. Hầu hết các gói phần mềm quản lý dự án đều cho phép người dùng xác định kế hoạch cơ sở và so sánh tiến độ và chi phí thực tế với các phần tương ứng của kế hoạch cơ sở. 

Hầu hết các hệ thống có thể theo dõi nhiều hoạt động, chẳng hạn như nhiệm vụ đang diễn ra hoặc đã hoàn thành, chi phí liên quan, thời gian sử dụng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, số tiền thực tế đã đầu tư hoặc chi tiêu, tài nguyên đã tiêu thụ và thời lượng, tài nguyên và chi phí còn lại. Các gói phần mềm quản lý có nhiều định dạng báo cáo về các đặc điểm theo dõi và lân cận này.

2.11. Lịch trình

Trong công việc thực tế, quy mô dự án thường tương đối lớn và các hoạt động lập kế hoạch thủ công vô cùng phức tạp. Các gói phần mềm quản lý dự án cung cấp hỗ trợ rộng rãi cho việc lập kế hoạch công việc và thường được tự động hóa. Hầu hết các hệ thống có thể tạo biểu đồ Gantt và biểu đồ pert dựa trên danh sách nhiệm vụ và tài nguyên cũng như tất cả thông tin liên quan. Mọi thay đổi đối với các danh sách này sẽ được tự động phản ánh trong lịch trình. 

Ngoài ra, người dùng có thể lên lịch các nhiệm vụ định kỳ, ưu tiên các nhiệm vụ, đảo ngược lịch trình (từ kỳ trước sang kỳ đầu tiên), xác định ca làm việc, lên lịch kín phòng, lên lịch nhiệm vụ và xác định thời gian bắt đầu muộn hay sớm, làm rõ ngày nhiệm vụ phải bắt đầu hoặc kết thúc, hoặc ngày sớm nhất và muộn nhất.

2.12．Bảo mật thông tin 

Một tính năng tương đối mới của phần mềm quản lý dự án là tính bảo mật. Một số hệ thống có mật khẩu cho chính gói quản lý dự án, các tệp dự án riêng lẻ và thông tin cơ bản trong tệp dự án (chẳng hạn như tiền lương).

2.13. Sắp xếp và lọc

Việc sắp xếp cho phép người dùng duyệt thông tin theo bất kỳ thứ tự nào, chẳng hạn như mức lương từ cao đến thấp, tên tài nguyên hay tên nhiệm vụ theo thứ tự bảng chữ cái. Hầu hết các chương trình đều có nhiều cách sắp xếp khác nhau (ví dụ: theo tên, họ, v.v.). Khả năng lọc giúp người dùng chọn tài nguyên đáp ứng các tiêu chí cụ thể. Ví dụ, một số tác vụ yêu cầu tài nguyên cụ thể, nếu người dùng muốn biết thông tin về các tác vụ này, anh ta chỉ cần hướng dẫn chương trình phần mềm bỏ qua các tác vụ không sử dụng tài nguyên đó và chỉ hiển thị các tác vụ sử dụng tài nguyên đó.

Quản lý dự án phần mềm là gì, làm sao để đạt được hiệu quả cao? Những câu hỏi này đã được giải đáp thỏa đáng trong chia sẻ trên đây. Hy vọng bạn sẽ góp nhặt được thông tin hữu ích, có được hướng đi và tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động dự án phần mềm của doanh nghiệp mình.