Việc lựa chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào kinh doanh hàng hóa vật chất. Vì vậy hôm nay AsiaSoft sẽ giới thiệu các hệ thống hàng đầu dành cho các ngành như sản xuất, phân phối, bán lẻ, thương mại điện tử và khách sạn.

1. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là việc giám sát có hệ thống giúp lưu trữ hàng hóa vật chất trong một tổ chức. Không chỉ biết những gì còn trong kho, nó còn kết hợp một loạt nhiệm vụ như quản lý đơn hàng, dự báo và tối ưu hóa mức tồn kho.

Vì một lượng tiền mặt khá lớn của công ty được giữ trong hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào, điều quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp là phải quản lý hàng hóa của mình một cách có ý thức. Điều đó có nghĩa là theo dõi từng chuyển động của hàng tồn kho và lập kế hoạch bổ sung cẩn thận để giảm thiểu rủi ro hết hàng cũng như dự trữ quá mức.

2. Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?

Quản lý hàng tồn kho giống như hệ thống thần kinh trung ương của bất kỳ doanh nghiệp nào kinh doanh hàng hóa vật chất. Ý nghĩa của nó nằm ở chỗ:

• Tối ưu hóa mức tồn kho: Duy trì mức tồn kho phù hợp có nghĩa là bạn sẽ không tốn tiền vào việc dự trữ quá nhiều cũng như không bị mất doanh số do hết hàng.
• Theo dõi hàng tồn kho: Biết những gì bạn có trong kho và vị trí của từng mặt hàng sẽ không chỉ giúp việc xử lý hàng tồn kho và lấy hàng hiệu quả hơn mà còn có thể giúp bạn ngăn ngừa hàng tồn kho.
• Bổ sung hiệu quả hơn: Quy trình mua hàng tự động và các điểm đặt hàng lại sẽ loại bỏ việc theo dõi thủ công và các lỗi đi kèm.
• Giảm tắc nghẽn liên quan đến hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo nguyên liệu thô đến xưởng đúng thời gian, loại bỏ thời gian ngừng hoạt động do hết hàng và hàng hóa được vận chuyển đến khách hàng kịp thời.
• Dịch vụ khách hàng được nâng cấp: Theo dõi hàng tồn kho và bổ sung hiệu quả cho phép bạn nhanh chóng thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng khả năng sinh lời: Khả năng giành được nhiều doanh số hơn và tự động hóa các quy trình công việc liên quan đến hàng tồn kho có tương quan trực tiếp với việc tăng lợi nhuận.

Nếu không thực hành quản lý hàng tồn kho phù hợp, không công ty nào có thể tồn tại lâu dài. Tuy nhiên, việc kiểm soát hàng tồn kho một cách thận trọng có thể đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

3. Lợi ích của phần mềm quản lý hàng tồn kho trên nền tảng đám mây

Phần mềm quản lý hàng tồn kho được thiết kế để tự động hóa các quy trình theo dõi, mua hàng và phân tích hàng tồn kho đồng thời cung cấp cho các công ty cái nhìn tổng quan về hàng tồn kho của họ theo thời gian thực.

Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây đi kèm với rất nhiều lợi ích, bao gồm:

• Cập nhật trực tiếp về mức tồn kho và trạng thái đơn hàng.
• Ghi lại từng chuyển động hàng tồn kho cho mục đích truy xuất nguồn gốc.
• Thông báo về lượng hàng sắp hết gắn liền với điểm đặt hàng lại của bạn.
• Theo dõi ngày hết hạn để quản lý hàng hóa dễ hư hỏng.
• Giao tiếp được cải thiện nhờ mọi người có quyền truy cập vào thông tin cập nhật từ cùng một nguồn.
• Các báo cáo và số liệu thống kê được tổng hợp tự động để đưa ra quyết định kinh doanh thực sự sáng suốt.
• Quản lý nhiều địa điểm để kiểm soát hiệu quả các cơ sở phân tán về mặt địa lý.
• Tích hợp liền mạch với các nền tảng thương mại điện tử.
• Truy cập từ mọi nơi có kết nối internet, bao gồm cả thiết bị di động sử dụng hệ điều hành iOS, Android hoặc Windows.
• Không có máy chủ tại chỗ và phần cứng đắt tiền.
• Khả năng mở rộng để phát triển kinh doanh mà không làm tăng thêm khía cạnh hành chính.

Ngoài ra, tất cả những lợi ích đó có thể đạt được mà không tốn quá nhiều chi phí, hiện có các hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây hiệu quả với chi phí rất phù hợp với mọi doanh nghiệp.

4. Yêu cầu phần mềm quản lý hàng tồn kho dành riêng cho từng ngành

Khi loại bỏ bảng tính và thay thế chúng bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp, chủ doanh nghiệp và người quản lý cần suy nghĩ về các chi tiết cụ thể trong ngành của họ. Dưới đây là những yêu cầu mà các ngành khác nhau đặt ra khi nói đến quản lý hàng tồn kho.

4.1. Bán lẻ và thương mại điện tử

Các công ty bán lẻ và thương mại điện tử đưa ra những yêu cầu rất giống nhau khi nói đến phần mềm quản lý hàng tồn kho. Trong khi các doanh nghiệp bán lẻ cần tích hợp hệ thống điểm bán hàng (POS) thì đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, việc hỗ trợ đa kênh là không thể thương lượng. Hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn sẽ cho phép bạn quản lý doanh số bán hàng trên nhiều kênh bán hàng khác nhau như Amazon, eBay, Etsy và Shopify từ một trang tổng quan hợp nhất. Các tính năng chính khác bao gồm:

• Thực hiện đơn hàng: Hợp lý hóa quy trình quản lý đơn hàng từ đầu đến cuối, từ đơn đặt hàng đến nhãn vận chuyển, là điều cần thiết để hoạt động suôn sẻ.
• Quản lý SKU: Đơn vị lưu giữ hàng tồn kho (SKU) là cơ sở để theo dõi hàng tồn kho.
• Cảnh báo hàng tồn kho thấp: Nhận thông báo tức thì khi sản phẩm sắp hết hàng cho phép các nhà bán lẻ và nhà quản lý thương mại điện tử kịp thời bổ sung hàng tồn kho, từ đó ngăn ngừa tình trạng hết hàng.
• Quản lý mua hàng: Các nhà bán lẻ và doanh nghiệp thương mại điện tử cần có khả năng hợp lý hóa quy trình mua hàng của họ và có cái nhìn tổng quan về các đơn đặt hàng và nhà cung cấp của họ.
• Đóng gói: Hệ thống phải cho phép đóng gói sản phẩm dễ dàng, một thông lệ phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại điện tử.
• Tích hợp với phần mềm kế toán: Để tuân thủ các chế độ kế toán, việc sử dụng phần mềm kế toán là điều cần thiết. Việc đồng bộ hóa giải pháp kế toán của bạn với công cụ quản lý hàng tồn kho sẽ tự động hóa phần lớn công việc ghi sổ.

Trừ khi công ty đang hoạt động dropshipping, tức là chỉ làm trung gian cho các đơn đặt hàng giữa khách hàng và công ty thực hiện đơn hàng, một hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp là rất quan trọng cho sự thành công liên tục của doanh nghiệp.

4.2. Ngành phân phối 

Nhà phân phối yêu cầu các tính năng quản lý hàng tồn kho nâng cao vượt xa việc theo dõi hàng tồn kho cơ bản và thực hiện đơn hàng:

• Dự báo nhu cầu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm cần có khả năng xem xét dữ liệu lịch sử liên quan đến những sản phẩm đó để dự báo chính xác nhu cầu của mình.
• Quét mã vạch: Máy quét mã vạch hỗ trợ việc đếm và xác minh hàng tồn kho quy mô lớn một cách hiệu quả.
• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực: Nhà phân phối cần biết lượng hàng tồn kho của mình mọi lúc để đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt.
• Hỗ trợ đa kho: Khả năng quản lý hàng tồn kho trên nhiều địa điểm là rất quan trọng đối với các nhà phân phối có hoạt động mở rộng.
• Quản lý đơn hàng: Một hệ thống hiệu quả để tạo và theo dõi đơn đặt hàng và đơn đặt hàng là điều bắt buộc.
• Sắp xếp lại điểm: Việc đặt điểm sắp xếp lại giúp duy trì mức tồn kho tối ưu và ngăn ngừa tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức. Điểm đặt hàng lại có thể được gắn với các cảnh báo sắp hết hàng được gửi dưới dạng thông báo khi mức tồn kho giảm xuống dưới ROP.
• Khả năng hiển thị chuỗi cung ứng: Một cái nhìn tổng quan toàn diện về chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến khách hàng, là rất quan trọng cho việc lập kế hoạch và thực hiện.
• Khả năng tích hợp: Khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống khác như CRM, ERP và phần mềm kế toán là rất quan trọng để có một quy trình làm việc gắn kết.
• Vận chuyển và hậu cần: Việc tích hợp với các hãng vận chuyển và các công cụ hậu cần là cần thiết để theo dõi lô hàng và đảm bảo giao hàng kịp thời.
• Báo cáo và phân tích: Cần có các công cụ báo cáo mạnh mẽ để phân tích doanh thu hàng tồn kho, lợi nhuận và các chỉ số hiệu suất chính khác.
• Quản lý giá và chiết khấu: Khả năng thiết lập và quản lý cơ cấu định giá và chiết khấu phức tạp thường cần thiết trong phân phối.

Do đó, phần mềm quản lý kho hiệu quả là điều bắt buộc đối với các nhà bán buôn có nhu cầu kinh doanh từ lập kế hoạch và theo dõi hàng tồn kho chính xác đến quản lý và thực hiện bán hàng.

4.3. Ngành chế tạo

Ngoài hầu hết các chức năng mà nhà phân phối cần, nhà sản xuất cần có chức năng quản lý hàng tồn kho gắn liền với quy trình lập kế hoạch sản xuất của họ. Do đó, một mô-đun quản lý hàng tồn kho độc lập là chưa đủ và cần có MRP hoặc hệ thống ERP sản xuất để duy trì hoạt động như kim đồng hồ. Các tính năng cốt lõi của hệ thống MRP là:

• Hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) và định tuyến sản xuất: Việc xác định định mức nguyên liệu và lộ trình sản phẩm của bạn đặt cơ sở cho việc tiêu chuẩn hóa, cho phép công ty của bạn sản xuất một sản phẩm nhiều lần mỗi lần. Ngoài ra, BOM và định tuyến tạo thành điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch và lập kế hoạch sản xuất.
• Lập kế hoạch và lập kế hoạch sản xuất: Điều này cho phép nhà sản xuất phân bổ nguồn lực, tối ưu hóa việc sử dụng máy và ưu tiên công việc để đảm bảo giao hàng kịp thời và giảm thiểu chi phí sản xuất.
• Theo dõi số lô và số serial: Cần thiết cho các nhà sản xuất cần theo dõi nguyên liệu thô và sản phẩm cuối cùng trong mọi giai đoạn của quy trình sản xuất.
• Kiểm tra chất lượng: Các nhà sản xuất cần có khả năng theo dõi chất lượng của cả hàng hóa đầu vào cũng như sản phẩm được sản xuất.
• Báo cáo sản xuất: Việc theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như hiệu quả sản xuất, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và sự chậm trễ của nhà cung cấp mang lại cho nhà sản xuất những hiểu biết có giá trị để cải tiến quy trình.
• Kế toán hàng tồn kho trong quá trình làm việc: nhà sản xuất cần có khả năng theo dõi và tính toán các mặt hàng vẫn đang trong quá trình sản xuất.
• Phân tích chi phí: Biết chi phí sản xuất của bạn là điều cần thiết để đảm bảo tình hình tài chính của công ty bạn. Phân tích chi phí theo thời gian thực ngày càng trở nên quan trọng khi giá nguyên liệu biến động, cho phép các công ty thay đổi nhà cung cấp, nguyên liệu hoặc giá bán khi cần thiết.
• Thầu phụ: Điều này giúp các nhà sản xuất quản lý và phối hợp với các nhà sản xuất theo hợp đồng, đảm bảo đáp ứng được tiến độ, chi phí và tiêu chuẩn chất lượng.
• Quản lý bảo trì: Các nhà sản xuất phải quản lý việc bảo trì máy móc để đảm bảo rằng thiết bị ở tình trạng hoạt động tối ưu và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch.
• Quản lý trả lại/sửa chữa: Mặc dù bất kỳ nhà sản xuất nào cũng cần giải quyết vấn đề trả lại sản phẩm tại một số thời điểm, nhưng các nhà sản xuất OEM cũng cần quan tâm đến việc sửa chữa bảo hành. Mô-đun ủy quyền trả lại hàng hóa (RMA) cho phép các nhà sản xuất quản lý việc đó một cách có hệ thống. 
• Công nghệ kiting: Các nhà sản xuất thường kết hợp các vật liệu và thành phần được sử dụng trong cùng một giai đoạn của quy trình sản xuất, do đó giảm thời gian lấy hàng và hợp lý hóa quá trình sản xuất.

Đây chỉ là một số tính năng cốt lõi mà các nhà sản xuất cần có trong phần mềm quản lý doanh nghiệp của họ. Tùy thuộc vào tính chất của sản phẩm được sản xuất, một số nhà sản xuất yêu cầu chức năng rất cụ thể ngoài những sản phẩm này.

5. Hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất hiện nay 

Asia Stock là giải pháp quản lý hàng tồn kho được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp, từ nhà hàng đến thẩm mỹ viện và các công ty ngành dịch vụ khác. Sản phẩm thân thiện với người dùng và đủ giá cả phải chăng ngay cả đối với các doanh nghiệp vi mô, nó vẫn tự hào có gói chức năng ấn tượng. 

Asia Stock cung cấp tính năng theo dõi thời gian thực, cảnh báo mức tồn kho tự động và phân loại mặt hàng dễ dàng. Asia Stock giúp quản lý toàn bộ qui trình nhập – xuất – Tồn kho; bán hàng; thu, chi tiền trên máy tính. Thông tin được lưu trữ có hệ thống giúp việc tra cứu, đối chiếu, kiểm tra được nhanh chóng và kịp thời. Phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo quản trị giúp người quản lý có cơ sở đưa ra kế hoạch bán hàng trên cơ sở thông kê các mặt hàng dễ bán, thời điểm mua của khách hàng, đối tượng mua… Hệ thống báo cáo nhập, xuất, tồn kho giúp kiểm soát hàng hoá, chóng thất thoát và chủ động trong việc nhập mua hàng.

Phần kết luận

Bối cảnh của phần mềm quản lý hàng tồn kho trong thời đại công nghệ phát triển hiện nay rất đa dạng và phong phú với các giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể của ngành. Từ bán lẻ và thương mại điện tử đến sản xuất, mỗi lĩnh vực đều có những yêu cầu riêng được giải quyết bằng các hệ thống phần mềm khác nhau. Điểm mấu chốt là vai trò quan trọng của quản lý hàng tồn kho đối với sự thành công của doanh nghiệp, không phân biệt ngành. Quản lý hàng tồn kho phù hợp không chỉ hợp lý hóa hoạt động mà còn tăng đáng kể lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng.

Với những tiến bộ trong công nghệ, đặc biệt là các giải pháp dựa trên đám mây, các doanh nghiệp hiện có quyền truy cập vào các công cụ mạnh mẽ cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, tự động hóa các quy trình quan trọng và nâng cao khả năng ra quyết định. Các hệ thống này không chỉ quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà còn tích hợp hoàn hảo với các hoạt động kinh doanh khác, tạo ra một quy trình làm việc gắn kết và hiệu quả.